Flowchart for sikkerhedsintroduktion af entreprenører (adgang til pladsen)

Hvad er flowchart for sikkerhedsintroduktion af entreprenører (adgang til pladsen)?

En sikkerhedsintroduktion af entreprenører er det punkt, hvor en plads påtager sig ansvaret for nogen, den ikke selv har ansat. Udløseren er banal: en arbejdspakke er tildelt, datoerne er aftalt, og et sjak møder op ved porten mandag morgen. Hvad der sker mellem de to kendsgerninger, afgør, om de mennesker, der dukker op, ved, hvor samlingsstedet er, hvilke køretøjer der bruger den vej, de går ned ad, hvad pladsens regler for arbejdstilladelser er, og hvem de skal sige det til, når noget ikke er, som de fik at vide, det ville være. Diagrammet herunder følger én medarbejder fra den tildelte arbejdspakke til det inddragede adgangskort: firmaets prækvalifikation bekræftet, introduktionen booket og pladsinformationen sendt ud, billed-id og kompetencecertifikater kontrolleret ved porten, pladsens regler og beredskabet gennemgået, arbejdsområdet gået igennem, krav til tilladelser og værnemidler forklaret, forståelsen kontrolleret og prøvet, et tidsbegrænset adgangskort udstedt, en superviseret første vagt, og den kontrol ved genindgang på hver senere vagt, der fanger en introduktion, som stille og roligt er ved at udløbe.

Diagrammet starter, efter firmaet er valgt, og slutter, når adgangskortet er leveret tilbage, og det holder to naboprocesser ude. Prækvalifikation af entreprenører, altså kontrollen af et firmas forsikring, sikkerhedsstatistik, arbejdsbeskrivelser og økonomi, sker før den første boks og optræder her kun som beslutningen, der bekræfter, at godkendelsen stadig er gyldig; falder den beslutning rutinemæssigt ud til den forkerte side, ligger problemet i leverandøroprettelsen og ikke ved porten. Selve arbejdet er også uden for omfanget: varmt arbejde, indtrædelse i lukkede rum, arbejde i højden og energiisolering godkendes gennem systemet for arbejdstilladelser, og dette diagram sikrer kun, at medarbejderen ved, at systemet findes, og hvem der udsteder efter det. Onboarding af medarbejdere er en tredje proces igen, for en entreprenørs folk kommer aldrig på lønningslisten, ind i udviklingssamtalerne eller i den interne uddannelsesmatrix. Betragt diagrammet som et udgangspunkt, der skal tilpasses jeres egne procedurer, den lovgivning, der gælder dér, hvor I arbejder, og en sagkyndigs gennemgang; et introduktionsdiagram gør ingen compliant og erstatter ikke pladsspecifikke forhold.

Fire beslutninger bærer processen. »Er sikkerhedsintroduktionen stadig gyldig?« ligger i koordinatorens bane ved porten og ikke hos instruktøren, fordi det er et spørgsmål til registreringerne, som stilles ved hver eneste indgang og ikke én gang: en medarbejder, der kommer igen med en gyldig registrering, sættes ind ved gennemgangen af arbejdsområdet, mens en udløbet registrering sendes gennem hele gennemgangen igen. »Er der behov for sproglig støtte eller læsestøtte?« ligger hos EHS-instruktøren og findes for at forhindre, at introduktionen bliver en underskriftsøvelse, for information, ingen har forstået, var ikke information, der blev givet. »Er prøven bestået?« er dét, der skiller en introduktion fra en fremmødeliste, og dens fejlvej løber ind i »Er omprøven allerede brugt?«, så reglen om omprøve er en nedskrevet beslutning frem for en diskussion ved skranken. »Arbejdes der efter pladsens regler på vagten?« ligger hos arbejdslederen, fordi et undervisningslokale ikke er dér, en introduktion prøves af; det er den første vagt, og vejledning ude på arbejdsstedet er tegnet som et normalt udfald frem for et disciplinært skridt.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Entreprenør, Entreprenørkoordinator, EHS-instruktør, Arbejdsleder og Sikkerhed / adgangskontrol) fordelt på seks faser: Før ankomst, Kontrol ved porten, Introduktion, Vurdering, Adgang og første vagt samt Gyldighed og afmelding
• En port, der kan afvise folk, frem for en fremmødeliste: »Kontrollér billed-id mod introduktionslisten« kommer før alt andet, og »Er certifikaterne gyldige til de bookede opgaver?« sender et hul videre til »Ryk for certifikatet eller udskift medarbejderen« i stedet for ind i introduktionslokalet
• »Er sikkerhedsintroduktionen stadig gyldig?« deler nye og tilbagevendende medarbejdere: en udløbet eller manglende registrering kører hele gennemgangen fra »Gennemgå pladsens regler og beredskabet«, mens en registrering, der stadig er gyldig, sættes ind ved »Gå arbejdsområdet, farerne og kørevejene igennem«, så ingen springer gennemgangen af området over
• En kontrol af forståelsen frem for en underskrift: »Er der behov for sproglig støtte eller læsestøtte?« sender en medarbejder videre til »Kør introduktionen igen med en tolk« før »Aflæg introduktionsprøven«, fordi information, ingen har forstået, aldrig var information, der blev givet
• En prøve med en afgrænset omprøve: »Er prøven bestået?« falder ud i »Er omprøven allerede brugt?«, som enten gennemgår introduktionen med medarbejderen forfra eller afslutter diagrammet ved »Adgang nægtet og sagen sendt til arbejdsgiveren«
• Adgang behandlet som tidsbegrænset: »Udsted adgangskort og værnemidler med udløbsdato« følger efter registreringen af introduktionen, »Superviser den første vagt med en navngiven makker« fører videre til »Arbejdes der efter pladsens regler på vagten?«, og hver senere vagt kommer ind gennem den samme kontrol ved porten

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skriver en procedure for introduktion af entreprenører og har brug for ét billede af, hvem der kontrollerer identitet, hvem der gennemgår, hvem der prøver, og hvem der udsteder adgangskortet
• Entreprenører når frem til arbejdsområdet, før nogen har gået det igennem sammen med dem, og I vil have gennemgangen af området tegnet som et trin, processen ikke kan springe over
• Jeres adgangskort og jeres introduktionsregistreringer har forskellige udløbsdatoer, så folk går rundt på pladsen på introduktioner, der udløb for måneder siden
• En hændelse med en entreprenør har rejst spørgsmålet om, hvad de rent faktisk fik at vide, og introduktionsregistreringen kan ikke svare på det
• En bygherre, en auditor eller et forsikringsselskab har spurgt, hvordan I forvisser jer om, at folk, I ikke har ansat, er kompetente og orienterede, før de går i gang

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres roller

   Erstat Entreprenør, Entreprenørkoordinator, EHS-instruktør, Arbejdsleder og Sikkerhed / adgangskontrol med de roller, der reelt findes hos jer. På en lille plads er koordinatoren og instruktøren som regel den samme person, og sikkerhedsfunktionen kan være en receptionist med en besøgsprotokol, så læg de baner sammen frem for at tegne en overlevering, ingen udfører. Behold entreprenørens egen bane, uanset hvad I ellers lægger sammen: flere trin er hans at udføre.

2. Skriv ned, hvad porten faktisk kontrollerer

   Kontrollen ved porten er kun så god som listen bag den. Navngiv de dokumenter, jeres plads kræver, før nogen går ind: billed-id, de kvalifikationer en opgave forudsætter, helbreds- eller egnethedserklæringer og de eventuelle ordningskort, jeres bygherrer kræver. Skriv, hvem der verificerer hvert enkelt og mod hvad, for et foto af et kort på en telefon beviser, at kortet har eksisteret, ikke at det stadig er gyldigt.

3. Opdel introduktionens indhold og giv hver del en ejer

   Del introduktionen op i det, en central gennemgang dækker, og det, kun det modtagende område kan dække. Beredskab, pladsens regler, tilladelsestyper og krav til værnemidler hører til instruktøren; aktuelle farer, køreveje, tilstødende arbejde og de folk, der arbejder tæt på, hører til den arbejdsleder, der ejer området. At skrive den opdeling ned er dét, der forhindrer, at gennemgangen af området falder bort, når tidsplanen strammer.

4. Fastlæg prøven og reglen for omprøve

   Beslut, hvad prøven tester, og hvad en bestået prøve betyder. Beredskab, retten til at standse arbejdet og reglerne for arbejdstilladelser er den sædvanlige kerne, og en mundtlig kontrol siger ofte mere end et afkrydsningsskema. Skriv derefter reglen for omprøve ind på diagrammet: hvor mange forsøg, hvad der skal gennemgås igen før det næste, og hvem der må dispensere. Står den ikke skrevet, skifter svaret med den, der sidder ved skranken.

5. Bind adgangskortets udløb til introduktionens udløb

   Fastsæt jeres egen gyldighedsperiode, og giv adgangskortet samme dato som den introduktion, der ligger bag det, ikke kontraktens slutdato. Notér derefter de hændelser, der udløser en ny introduktion uanset datoen: en ændring af pladsens regler eller beredskabet, en ny fare eller et nyt område, et længere fravær eller en alvorlig hændelse. Skriv, hvor begge datoer opbevares, så porten kan se dem.

6. Beslut hvad den første vagt superviseres imod

   Navngiv, hvad arbejdslederen holder øje med på den første vagt, for eksempel brug af værnemidler, at medarbejderen bliver inden for det tildelte område, betingelserne i arbejdstilladelsen og viljen til at standse arbejdet. Aftal, at vejledning ude på arbejdsstedet er den normale reaktion, og notér, hvad der gør en gentagelse til et formelt skridt. Sig så, hvornår supervisionen falder tilbage til det normale, for en makkerordning, ingen afslutter, er en, ingen holder.

7. Prøv det af mod et rigtigt entreprenørbesøg

   Tag to nylige besøg, ét rutinemæssigt og ét hvor nogen blev afvist eller sendt tilbage, og følg dem gennem diagrammet med koordinatoren, instruktøren og arbejdslederen i lokalet. Trin, folk beskriver, men som diagrammet ikke tegner, og trin, diagrammet tegner, men som ingen udfører, er de observationer, der er værd at handle på, før I udgiver det som jeres procedure.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består en sikkerhedsintroduktion af entreprenører af?

En arbejdspakke tildeles, og koordinatoren bekræfter, at firmaets prækvalifikation er gyldig, sætter mobiliseringen i bero og sender sagen tilbage til indkøb, hvis den ikke er. Introduktionen bookes, pladsinformationen sendes ud, og entreprenøren indsender kompetencedokumentation. Ved porten kontrollerer sikkerhedsfunktionen billed-id mod introduktionslisten, og koordinatoren holder certifikaterne op mod de bookede opgaver, rykker for et manglende certifikat eller udskifter medarbejderen. En medarbejder uden registrering, eller med en udløbet, får hele gennemgangen: pladsens regler og beredskabet, en gennemgang af arbejdsområdet og dets køreveje, derefter tilladelsessystemet og kravene til værnemidler, kørt igen med tolk, hvor der er behov for støtte. Medarbejderen aflægger en prøve; en ikke bestået prøve løber gennem en regel om omprøve, der enten gennemgår stoffet igen eller nægter adgang og sender sagen tilbage til arbejdsgiveren. En bestået prøve registreres med de emner, der er gennemgået, adgangskort og værnemidler udstedes med udløbsdato, den første vagt superviseres med en navngiven makker, og adgangskortet inddrages, når arbejdspakken er afsluttet.

Hvad er forskellen på prækvalifikation og introduktion af entreprenører?

Prækvalifikation handler om virksomheden, introduktion handler om personen. Prækvalifikation sker én gang, før noget arbejde tildeles, og spørger, om firmaet er kompetent og forsikret: sikkerhedsstatistik, kompetent ledelse, arbejdsbeskrivelser, referencer og økonomi. Introduktion sker for hver enkelt person, før vedkommende sætter sin fod på pladsen, og spørger, om netop denne medarbejder kender netop denne plads: dens regler, dens farer, dens beredskab og de tilladelser, opgaven vil kræve. De to fejler på hver sin måde, og det er derfor, de hører til i hver sin proces. Et grundigt prækvalificeret firma kan stadig sende en medarbejder, der aldrig har set jeres plads, og en grundigt introduceret medarbejder kan stadig være ansat i et firma, hvis forsikring udløb i sidste måned. Dette diagram bærer kun prækvalifikationen som en beslutning i toppen, der bekræfter, at godkendelsen stadig er gyldig, før introduktionen bookes.

Hvad skal en sikkerhedsintroduktion på pladsen dække, og er den et lovkrav?

Indholdet er pladsspecifikt, men den kerne, der går igen, er beredskabet, pladsens regler og forbud, farerne i det område, personen skal arbejde i, køre- og gangveje, velfærdsforanstaltninger, krav til værnemidler, systemet for arbejdstilladelser og hvordan man standser arbejdet eller rejser en bekymring. Den retlige stilling afhænger af, hvor I arbejder. I Storbritannien kræver regulation 13(4) i Construction (Design and Management) Regulations 2015, at den hovedansvarlige entreprenør sikrer, at der gives en egnet introduktion på pladsen, og at der tages skridt til at forhindre uvedkommendes adgang til byggepladsen. Uden for byggeriet kræver regulation 12 i Management of Health and Safety at Work Regulations 1999, at en værtsvirksomhed giver arbejdsgiveren for besøgende medarbejdere forståelig information om de risici, dens virksomhed medfører, og om de trufne foranstaltninger. I USA kræver 29 CFR 1926.21(b)(2), at hver medarbejder instrueres i at genkende og undgå usikre forhold og i de regler, der gælder for deres arbejdsmiljø. Lad en sagkyndig bekræfte, hvad der gælder for jer.

Hvor længe gælder en sikkerhedsintroduktion, og hvornår skal den tages om?

Der findes ingen universel lovbestemt gyldighedsperiode, så enhver varighed, I ser citeret, er en pladsregel og ikke en lovregel. Fastsæt jeres egen, skriv den på diagrammet, og giv adgangskortet samme udløbsdato, for et kort, der lever længere end introduktionen bag det, gør en kontrolleret port til et drejekors. Tid er kun én af udløserne. En ny introduktion eller en målrettet genopfriskning er normalt berettiget, når pladsens regler eller beredskabet ændres, når en ny fare eller en ny arbejdsfase kommer til, når medarbejderen flytter til et andet område eller en anden opgave, efter et længere fravær, og efter en hændelse, der viste, at den oprindelige gennemgang ikke sad fast. Dette diagram håndterer det rutinemæssige tilfælde ved porten frem for i en kalender: hver genindgang løber tilbage gennem identitetskontrollen og beslutningen om, hvorvidt sikkerhedsintroduktionen stadig er gyldig.

Hvem har ansvaret for entreprenørens kompetence, pladsen eller arbejdsgiveren?

Begge, for hver sin del, og opdelingen er værd at skrive ind i proceduren, fordi det er dér, de fleste diskussioner starter. Entreprenørens arbejdsgiver ejer sine egne folks kompetence: faglige uddannelser, opgavetræning og egnethed til arbejdet. Hvor OSHA's standard for procesikkerhedsledelse gælder, lægger 29 CFR 1910.119(h)(3) den pligt udtrykkeligt på entreprenørens arbejdsgiver, som skal sikre sig, at hver enkelt medarbejder er trænet i de arbejdsmetoder, der skal til for at udføre opgaven sikkert, er instrueret i de kendte potentielle farer for brand, eksplosion eller udslip af giftige stoffer og i de relevante dele af beredskabsplanen, og følger anlæggets sikkerhedsregler. Værten ejer alt det pladsspecifikke og skal efter 1910.119(h)(2) oplyse entreprenørernes arbejdsgivere om disse kendte farer og forklare de relevante dele af beredskabsplanen. Et ordningskort er dokumentation for arbejdsgiverens halvdel, ikke en erstatning for den: CSCS anfører, at det ikke er et lovkrav at have et kort, og at det er op til den hovedansvarlige entreprenør eller bygherren at afgøre, om medarbejdere skal have et.