SOP for onboarding af underleverandører på et skibsværft
En SOP for onboarding af underleverandører på skibsværfter: dokumentverifikation, sikkerhedsintroduktion, adgang og værnemidler, tilladelse til varmt arbejde eller lukket rum ved behov, superviseret arbejde og afmelding.
Hvad er SOP for onboarding af underleverandører på et skibsværft?
FAYARD kører underleverandørarbejdskraft gennem værftet hver uge: svejsere, riggere, blæsere, elektrikere og hydraulikspecialister, der bevæger sig mellem tørdokke, kraner, værksteder og reparationskajer, der også bærer værftets egne mekaniske, elektriske og hydrauliske hold på samme skrog. Intet af det arbejde er godkendt af skibets ejer eller af underleverandørens eget hovedkontor; det er godkendt af FAYARD, ved porten, før nogen krydser fra kajen ind på en kajplads. En SOP for onboarding af underleverandører findes, fordi den godkendelse har tre separate fejltyper, ét enkelt indtjekningstrin ikke kan fange: en svejsekvalifikation eller et forsikringscertifikat, der udløb midt i kontrakten, og som ingen genkontrollerede, en medarbejder, der blev introduceret på et andet værft på en tidligere opgave, og som aldrig gennemførte FAYARDs egen stedtest, og en opgave, der viser sig at kræve en tilladelse til varmt arbejde eller lukket rum, som ingen flagede, før holdet begyndte at skære.
Diagrammet er bygget op om to løkker, der har lov til at fejle, ikke trin, der antages at bestå. "Er al nødvendig dokumentation gyldig og ajourført?" kan returnere »Manglende/udløbet« og lede tilbage gennem "Ryk for manglende eller udløbet dokumentation" i stedet for at lade en ufuldstændig sag drive videre på løftet om, at det manglende certifikat nok dukker op senere, et løfte, der pålideligt bliver glemt, når holdet først er på kajen. "Består underleverandørens personale introduktionen og stedstesten?" fungerer på samme måde: »Ikke bestået« sender den enkelte, ikke hele holdet, tilbage gennem "Gentag introduktionen for personale, der ikke bestod", så én medarbejders svage testresultat ikke stopper fem andre, der bestod. Beslutningen "Kræver arbejdet en tilladelse til varmt arbejde eller lukket rum?" ligger efter tildeling af arbejdsområde frem for før, fordi tilladelseskravet som regel først bliver tydeligt, når selve opgaven og placeringen er kendt, at slibe tæt på en brændstofledning, at gå ind i en dobbeltbundstank, og et tilladelsestjek kørt for tidligt bliver besvaret ud fra arbejdsordren i stedet for kajen.
Udsendelse slutter ikke ved »begynd arbejde«. "Dagligt tilsynstjek af underleverandørens arbejde og adfærd" gentages, så længe underleverandøren er på stedet, fordi overholdelse af værnemiddelkrav, tilladelser og at blive inden for det tildelte arbejdsområde er betingelser, der kan svigte på dag fire af en to-ugers opgave lige så let som på dag et, og "Er arbejdspakken afsluttet, og er området afleveret rent tilbage?" løkker tilbage gennem "Underleverandøren fortsætter arbejdet, gentag daglige tjek" frem for at behandle tilsyn som en engangs-overdragelsesinspektion. Denne skabelon har også en navngiven person og et workload-tal på hver række, fordi en onboarding-proces for underleverandører er uadskillelig fra, hvor meget af FAYARDs eget personales tid den kræver: Freja Lindgren i Indkøb rykker for dokumentation, Daniel Krog i HSE / Sikkerhed kører introduktion og tilladelser, Nikolaj Østergaard i Sikkerhed / Adgang udsteder passer og afmelder, og Sofie Rasmussen som projektleder ejer udsendelse og tilsyn. Workload BI-panelet aflæser de timer direkte fra kolonnerne People og Workload, så et værft, der onboarder et dusin underleverandørhold på samme måned, kan se, hvor dets egen koordineringstid reelt går hen, ikke kun hvor mange underleverandører der er på stedet.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- To akser i strukturen: fem faser øverst, Udvælgelse, Dokumentation, Introduktion og adgang, Udsendelse og Afmelding, krydset med fire roller ned langs siden, "Indkøb", "HSE / Sikkerhed", "Sikkerhed / Adgang" og "Projektleder", så diagrammet viser både, hvilken fase onboardingen er i, og hvem der ejer den.
- Dokumentverifikationsløkken: "Anmod om certifikater, forsikring og kompetencedokumentation" fører ind i "Verificer at certifikater og forsikring er gyldige", der fører ind i beslutningen "Er al nødvendig dokumentation gyldig og ajourført?", hvor et Manglende/udløbet-resultat leder til "Ryk for manglende eller udløbet dokumentation" og tilbage til verifikation frem for at lade en ufuldstændig sag drive videre.
- Sikkerhedsintroduktionsløkken: "Gennemfør sikkerhedsintroduktion på stedet for underleverandørens personale" fører ind i "Består underleverandørens personale introduktionen og stedstesten?", hvor et Ikke bestået-resultat leder til "Gentag introduktionen for personale, der ikke bestod", før "Udsted adgangskort til stedet og personlige værnemidler" nås.
- Tilladelsesbeslutningen, placeret efter arbejdet er tildelt frem for før: "Tildel arbejdsområde og briefing om tilstødende aktiviteter" fører ind i "Kræver arbejdet en tilladelse til varmt arbejde eller lukket rum?", og en Ja, tilladelse påkrævet-gren leder til "Indhent den relevante tilladelse, før arbejdet begynder", før "Underleverandøren udfører arbejdet under FAYARDs tilsyn" begynder.
- Dagligt tilsyn og en afslutningsløkke frem for én enkelt overdragelse: "Dagligt tilsynstjek af underleverandørens arbejde og adfærd" gentages, så længe underleverandøren er på stedet, og "Er arbejdspakken afsluttet, og er området afleveret rent tilbage?" kan sende sagen tilbage gennem "Underleverandøren fortsætter arbejdet, gentag daglige tjek" ved et Ikke afsluttet-resultat før afmelding.
- Afmelding og People/Workload-sporet: "Aflever adgangskort, afslut og registrer performance" lukker banen "Afmelding" ved "Underleverandør afmeldt, arbejdspakke afsluttet", med hver række bærende en navngiven ejer og et workload-tal i timer for BI-panelet at summere.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Et underleverandørhold, svejsere, riggere, blæsere eller en hydraulikspecialist, er engageret til en arbejdspakke ved en tørdok eller reparationskaj og har brug for certifikater, forsikring og en bestået stedintroduktion på registrering, før nogen udstedes et pas.
- En underleverandør, der arbejdede en tidligere FAYARD-opgave, kommer tilbage til en ny arbejdspakke, og deres certifikater eller forsikring skal genverificeres i stedet for antaget stadig gyldige fra sidste engagement.
- I skal vise en kunde, et forsikringsselskab eller et klassifikationsselskab, hvordan FAYARD reelt styrer underleverandøradgang, tilladelsesbeslutninger og dagligt tilsyn, ikke bare at et indtjekningsark findes.
- En nærved-hændelse med en uautoriseret opgave med varmt arbejde eller en underleverandør fundet uden for sit tildelte arbejdsområde har udløst en gennemgang af, hvor tilladelsesbeslutningen og det daglige adfærdstjek ligger i processen.
Sådan fungerer det
Tilpas banerne til jeres værfts faktiske funktioner
Indkøb, HSE / Sikkerhed, Sikkerhed / Adgang og Projektleder er FAYARDs struktur. Et mindre værft lægger ofte Sikkerhed / Adgang ind under HSE / Sikkerhed, og et værft, der kører sit eget introduktionskursusfirma, bør give det en separat bane i stedet for at gemme det inde i HSE, for hvem der kørte introduktionen er præcis det, en hændelsesgennemgang spørger om først.
Skriv jeres egen dokumentliste og udløbsgrænser
"Er al nødvendig dokumentation gyldig og ajourført?" kræver en angivet liste, svejsekvalifikation, ansvarsforsikring, kompetencekort, og et angivet udløbsvindue bag sig, ikke bare ordet ajourført alene. En indkøbskoordinator, der arbejder mod en skriftlig tjekliste, har en forsvarlig beslutning; en, der arbejder fra hukommelsen, har ikke.
Definer, hvad der udløser tilladelsesgrenen, i jeres egne termer
"Kræver arbejdet en tilladelse til varmt arbejde eller lukket rum?" bør navngive FAYARDs faktiske udløsere, slibning eller svejsning nær en brændstofledning, indtræden i en dobbeltbundstank eller et tomrum, på boksen eller dens kommentar, så beslutningen besvares ud fra opgaven frem for gættes ud fra arbejdsordren.
Fastlæg, hvor mange fejlede introduktioner der er tilladt, før en medarbejder trækkes
"Gentag introduktionen for personale, der ikke bestod" løkker én gang i denne skabelon. Et værft med en stram sikkerhedsprofil sætter ofte grænsen ved én gentagelse, før medarbejderen fjernes helt fra arbejdspakken, og den grænse hører hjemme på diagrammet, ikke i en uskreven regel, HSE-instruktøren skal huske.
Tildel reelle navne og timer til kolonnerne People og Workload
Erstat Freja Lindgren, Daniel Krog, Nikolaj Østergaard og Sofie Rasmussen med de personer, der reelt udfører dette arbejde, og sæt et realistisk workload-tal pr. række. BI-panelet er kun så brugbart som timerne bag det, og et demonavn efterladt på plads er den hurtigste måde at få panelet til at rapportere ingens reelle tid.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad sker der, når en underleverandørs dokumentation mangler eller er udløbet?
"Er al nødvendig dokumentation gyldig og ajourført?" returnerer »Manglende/udløbet«, der leder til "Ryk for manglende eller udløbet dokumentation" og tilbage til verifikation frem for at lade sagen drive videre. Løkken holder holdet væk fra kajen, indtil certifikater, forsikring og kompetencedokumentation alle er ajourførte, i stedet for at behandle et udestående punkt som en formalitet, der rykkes for senere.
Hvorfor kommer tilladelsesbeslutningen efter arbejdsområdet er tildelt, ikke før?
"Kræver arbejdet en tilladelse til varmt arbejde eller lukket rum?" ligger efter "Tildel arbejdsområde og briefing om tilstødende aktiviteter", fordi tilladelseskravet som regel først er tydeligt, når den faktiske opgave og placering er kendt. Et generisk forudtjek besvaret ud fra arbejdsordren frem for kajen overser det tilfælde, hvor en rutineopgave viser sig at ligge ved siden af en brændstofledning eller inde i en tank, når holdet først kommer derhen.
Hvad hvis underleverandørens personale ikke består sikkerhedsintroduktionen?
"Består underleverandørens personale introduktionen og stedstesten?" kan returnere »Ikke bestået«, der leder til "Gentag introduktionen for personale, der ikke bestod". Kun de personer, der ikke bestod, gentager introduktionen, ikke hele holdet, så én medarbejders resultat ikke stopper alle andre, der bestod og venter på adgangskort og værnemidler.
Hvorfor gentages det daglige tilsynstjek i stedet for én enkelt overdragelsesinspektion?
"Dagligt tilsynstjek af underleverandørens arbejde og adfærd" kører hver dag, underleverandøren er på stedet, fordi overholdelse af værnemiddelkrav, tilladelser og at blive inden for det tildelte område kan svigte midtvejs i en opgave lige så let som på dag et. Afslutningsbeslutningen, "Er arbejdspakken afsluttet, og er området afleveret rent tilbage?", løkker tilbage gennem "Underleverandøren fortsætter arbejdet, gentag daglige tjek" frem for at antage en ren overdragelse, når først de daglige tjek er begyndt.
Hvordan fodrer kolonnerne People og Workload workload BI-panelet?
Hver række har en navngiven ejer, Freja Lindgren, Daniel Krog, Nikolaj Østergaard eller Sofie Rasmussen i denne skabelon, og et workload-tal i timer. BI-panelet summerer de timer efter bane, efter person og efter trin, så et værft, der kører flere onboardinger af underleverandører parallelt, kan se, hvor dets egen koordineringstid går hen, i stedet for kun at spore, hvor mange underleverandører der er på stedet.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter SOP for opstart af skibsreparationsprojekt: fra specifikation til pakker og sender videre til SOP for tilladelse til varmt arbejde: gastest, brandvagt og lukning.
Den er ét trin i Skibsreparation.
Trin 1: SOP for skibsankomst og dokning på et skibsreparationsværft
Trin 2: SOP for tørdokning og afdokning: fra blokplan til søsætning
Trin 3: SOP for opstart af skibsreparationsprojekt: fra specifikation til pakker
En SOP for opstart af skibsreparationsprojekt: specifikation, teknisk gennemgang, projektlederansvar, arbejdspakker, underleverandørdækning, planlægning og et bekræft/revider-opstartsmøde, før arbejdet når værkstederne.
Trin 4: SOP for onboarding af underleverandører på et skibsværft Du er her
En SOP for onboarding af underleverandører på skibsværfter: dokumentverifikation, sikkerhedsintroduktion, adgang og værnemidler, tilladelse til varmt arbejde eller lukket rum ved behov, superviseret arbejde og afmelding.
Trin 5: SOP for kvalitetsinspektion af skibsreparation
En SOP for kvalitetsinspektion af skibsreparation: selvkontrol ved teknikeren, uafhængig QA/QC-inspektion, betinget NDT-verifikation, klassesynsmandens godkendelse og kundens accept, før sagen arkiveres og lukkes.
Trin 6: SOP for skibsreparation: afslutningsgennemgang til afgang
