Einweisung von Subunternehmern: SOP von Einweisung bis Abmeldung
Ein SOP für die Einweisung von Subunternehmern in Reparaturwerften: Dokumenten- und Versicherungsprüfung, Sicherheitseinweisung, Zutritts- und PSA-Ausgabe, eine Erlaubnisentscheidung, beaufsichtigte Arbeit und Abmeldung.
Was ist einweisung von subunternehmern: SOP von einweisung bis abmeldung?
FAYARD führt jede Woche Subunternehmer-Arbeitskräfte durch die Werft: Schweißer, Rigger, Sandstrahler, Elektriker und Hydraulikspezialisten bewegen sich zwischen Trockendocks, Kränen, Werkstätten und Reparaturliegeplätzen, die zugleich die eigenen mechanischen, elektrischen und hydraulischen Mannschaften der Werft am selben Rumpf tragen. Nichts davon wird vom Schiffseigner oder von der Heimatniederlassung des Subunternehmers zertifiziert; zertifiziert wird es von FAYARD, am Tor, bevor jemand von der Kaimauer auf einen Liegeplatz wechselt. Ein SOP für die Subunternehmereinweisung existiert, weil diese Zertifizierung drei getrennte Fehlerarten hat, die ein einzelner Anmeldeschritt nicht abfangen kann: eine Schweißqualifikation oder ein Versicherungszertifikat, das mitten im Vertrag abgelaufen ist und das niemand erneut geprüft hat, eine Arbeitskraft, die bei einer früheren Aufgabe an einer anderen Werft eingewiesen wurde und nie den eigenen Standorttest von FAYARD absolviert hat, und eine Aufgabe, die sich als eine Heißarbeits- oder Befahrerlaubnis benötigend herausstellt, die niemand gemeldet hat, bevor die Mannschaft mit dem Schneiden begann.
Das Diagramm ist um zwei Schleifen herum gebaut, die scheitern dürfen, nicht um Schritte, von denen man annimmt, dass sie bestehen. „Sind alle erforderlichen Unterlagen gültig und aktuell?“ kann „Fehlend/abgelaufen“ zurückgeben und zurück über „Ausstehende oder abgelaufene Unterlagen nachfordern“ führen, statt eine unvollständige Akte auf das Versprechen hin weiterlaufen zu lassen, dass das fehlende Zertifikat später auftaucht — ein Versprechen, das zuverlässig vergessen wird, sobald die Mannschaft schon auf dem Liegeplatz ist. „Besteht das Personal des Subunternehmers Einweisung und Standorttest?“ funktioniert genauso: „Nicht bestanden“ schickt die einzelne Person, nicht die ganze Mannschaft, zurück über „Einweisung für nicht bestandenes Personal wiederholen“, sodass ein schwaches Testergebnis einer Arbeitskraft nicht fünf andere aufhält, die bestanden haben. Die Entscheidung „Erfordert die Arbeit eine Heißarbeits- oder Befahrerlaubnis?“ sitzt nach der Arbeitsbereichszuweisung statt davor, denn die Erlaubnispflicht wird meist erst klar, sobald Aufgabe und Ort tatsächlich bekannt sind, Schleifen nahe einer Kraftstoffleitung, Einstieg in einen Doppelbodentank, und eine zu früh durchgeführte Erlaubnisprüfung wird anhand des Arbeitsauftrags beantwortet statt anhand des Liegeplatzes.
Der Einsatz endet nicht bei „Arbeit beginnen“. „Tägliche Aufsichtskontrolle von Arbeit und Verhalten des Subunternehmers“ wiederholt sich, solange der Subunternehmer vor Ort ist, denn PSA-Einhaltung, Erlaubnistreue und Verbleib im zugewiesenen Arbeitsbereich sind Bedingungen, die am vierten Tag eines Zweiwochenauftrags ebenso leicht nachlassen können wie am ersten, und „Arbeitspaket abgeschlossen und Bereich sauber übergeben?“ schleift zurück über „Subunternehmer setzt die Arbeit fort, tägliche Kontrollen wiederholen“, statt die Aufsicht als einmalige Übergabeprüfung zu behandeln. Diese Vorlage trägt außerdem eine namentliche Person und eine Arbeitsaufwandszahl in jeder Zeile, denn ein Subunternehmer-Einweisungsprozess ist untrennbar davon, wie viel eigene Personalzeit von FAYARD er verbraucht: Greta Thalberg im Einkauf fordert Unterlagen nach, Daniel Krause in HSE / Sicherheit führt Einweisung und Erlaubnisse durch, Niklas Reinhardt in Sicherheit / Zutritt gibt Ausweise aus und meldet ab, und Sabine Krüger als Projektleiterin verantwortet Einsatz und Aufsicht. Das Workload-BI-Panel liest diese Stunden direkt aus den Spalten Personen und Arbeitsaufwand, sodass eine Werft, die in einem Monat ein Dutzend Subunternehmer-Mannschaften einweist, sehen kann, wohin ihre eigene Koordinationszeit tatsächlich fließt, nicht nur, wie viele Subunternehmer vor Ort sind.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Zwei Strukturachsen: fünf Phasen oben, Auswahl, Dokumentation, Einweisung und Zutritt, Einsatz und Abmeldung, gekreuzt mit vier Rollen an der Seite, „Einkauf“, „HSE / Sicherheit“, „Sicherheit / Zutritt“ und „Projektleiter“, sodass das Diagramm zeigt, in welcher Phase die Einweisung ist und wer sie verantwortet.
- Die Schleife zur Dokumentenprüfung: „Zertifikate, Versicherungsnachweise und Qualifikationsnachweise anfordern“ speist „Prüfen, ob Zertifikate und Versicherung aktuell sind“, was die Entscheidung „Sind alle erforderlichen Unterlagen gültig und aktuell?“ speist, wo ein Ergebnis Fehlend/abgelaufen zu „Ausstehende oder abgelaufene Unterlagen nachfordern“ und zurück in die Prüfung führt, statt eine unvollständige Akte weiterlaufen zu lassen.
- Die Schleife der Sicherheitseinweisung: „Sicherheitseinweisung für das Personal des Subunternehmers durchführen“ speist „Besteht das Personal des Subunternehmers Einweisung und Standorttest?“, wo ein Ergebnis Nicht bestanden zu „Einweisung für nicht bestandenes Personal wiederholen“ führt, bevor „Standortzutrittsausweise und PSA ausgeben“ erreicht wird.
- Die Erlaubnisentscheidung, platziert nach der Arbeitszuweisung statt davor: „Arbeitsbereich zuweisen und über angrenzende Arbeiten einweisen“ speist „Erfordert die Arbeit eine Heißarbeits- oder Befahrerlaubnis?“, und ein Zweig Ja, Erlaubnis erforderlich führt zu „Vor Arbeitsbeginn die entsprechende Erlaubnis einholen“, bevor „Subunternehmer führt die Arbeit unter Aufsicht von FAYARD aus“ beginnt.
- Tägliche Aufsicht und eine Abschlussschleife statt einer einmaligen Übergabe: „Tägliche Aufsichtskontrolle von Arbeit und Verhalten des Subunternehmers“ wiederholt sich, solange der Subunternehmer vor Ort ist, und „Arbeitspaket abgeschlossen und Bereich sauber übergeben?“ kann die Akte bei einem Ergebnis Nicht abgeschlossen über „Subunternehmer setzt die Arbeit fort, tägliche Kontrollen wiederholen“ zurückschicken, bevor es zur Abmeldung kommt.
- Abmeldung und die Spur Personen/Arbeitsaufwand: „Zutrittsausweise zurückgeben, abmelden und Leistung dokumentieren“ schließt die Bahn „Abmeldung“ bei „Subunternehmer abgemeldet, Arbeitspaket abgeschlossen“ ab, wobei jede Zeile einen namentlichen Verantwortlichen und eine Arbeitsaufwandszahl in Stunden für das BI-Panel trägt.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Eine Subunternehmer-Mannschaft, Schweißer, Rigger, Sandstrahler oder ein Hydraulikspezialist, wird für ein Trockendock- oder Reparaturliegeplatz-Arbeitspaket beauftragt und braucht dokumentierte Zertifikate, Versicherung und eine bestandene Standorteinweisung, bevor jemand einen Ausweis erhält.
- Ein Subunternehmer, der bereits einen früheren FAYARD-Auftrag ausgeführt hat, kehrt für ein neues Arbeitspaket zurück, und seine Zertifikate oder Versicherung müssen erneut geprüft werden, statt anzunehmen, sie seien noch vom letzten Einsatz aktuell.
- Sie müssen einem Kunden, einem Versicherer oder einer Klassifikationsgesellschaft zeigen, wie FAYARD Subunternehmerzutritt, Erlaubnisentscheidungen und tägliche Aufsicht tatsächlich kontrolliert, nicht nur, dass ein Anmeldebogen existiert.
- Ein Beinaheunfall mit einer nicht genehmigten Heißarbeit oder ein außerhalb des zugewiesenen Arbeitsbereichs angetroffener Subunternehmer hat eine Überprüfung ausgelöst, wo die Erlaubnisentscheidung und die tägliche Verhaltenskontrolle im Prozess sitzen.
So funktioniert es
Passen Sie die Bahnen an die tatsächlichen Funktionen Ihrer Werft an
Einkauf, HSE / Sicherheit, Sicherheit / Zutritt und Projektleiter sind die Struktur von FAYARD. Eine kleinere Werft schlägt Sicherheit / Zutritt oft der HSE / Sicherheit zu, und eine Werft mit eigenem Einweisungsschulungsbetrieb sollte diesem eine eigene Bahn geben, statt ihn in HSE zu verstecken, denn wer die Einweisung durchgeführt hat, ist genau das, wonach eine Vorfallsuntersuchung als Erstes fragt.
Legen Sie Ihre eigene Dokumentenliste und Ablaufschwellen fest
„Sind alle erforderlichen Unterlagen gültig und aktuell?“ braucht eine festgelegte Liste dahinter, Schweißqualifikation, Haftpflichtversicherung, Qualifikationskarte, und ein festgelegtes Ablauffenster, nicht allein das Wort aktuell. Eine Einkaufskoordination, die gegen eine schriftliche Checkliste arbeitet, trifft eine begründbare Entscheidung; eine, die aus dem Gedächtnis arbeitet, nicht.
Definieren Sie in Ihren eigenen Begriffen, was den Erlaubniszweig auslöst
„Erfordert die Arbeit eine Heißarbeits- oder Befahrerlaubnis?“ sollte die tatsächlichen Auslöser von FAYARD benennen, Schleifen oder Schweißen nahe einer Kraftstoffleitung, Einstieg in einen Doppelbodentank oder einen Void-Raum, am Feld oder in dessen Kommentar, damit die Entscheidung anhand der Aufgabe beantwortet wird, statt anhand des Arbeitsauftrags geraten zu werden.
Legen Sie fest, wie viele nicht bestandene Einweisungen erlaubt sind, bevor eine Arbeitskraft abgezogen wird
„Einweisung für nicht bestandenes Personal wiederholen“ schleift in dieser Vorlage einmal. Eine Werft mit strenger Sicherheitsbilanz begrenzt das oft auf eine Wiederholung, bevor die Arbeitskraft vollständig vom Arbeitspaket abgezogen wird, und diese Grenze gehört auf das Diagramm, nicht in eine ungeschriebene Regel, an die sich die HSE-Ausbilderin erinnern muss.
Tragen Sie echte Namen und Stunden in die Spalten Personen und Arbeitsaufwand ein
Ersetzen Sie Greta Thalberg, Daniel Krause, Niklas Reinhardt und Sabine Krüger durch die Personen, die diese Arbeit tatsächlich ausführen, und setzen Sie eine realistische Arbeitsaufwandszahl je Zeile. Das BI-Panel ist nur so nützlich wie die Stunden dahinter, und ein belassener Demo-Name ist der schnellste Weg, das Panel die Zeit niemandes Echtes melden zu lassen.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn die Unterlagen eines Subunternehmers fehlen oder abgelaufen sind?
„Sind alle erforderlichen Unterlagen gültig und aktuell?“ gibt „Fehlend/abgelaufen“ zurück, was zu „Ausstehende oder abgelaufene Unterlagen nachfordern“ und zurück in die Prüfung führt, statt die Akte weiterlaufen zu lassen. Die Schleife hält die Mannschaft vom Liegeplatz fern, bis Zertifikate, Versicherung und Qualifikationsnachweise alle aktuell sind, statt einen ausstehenden Posten als Formalität zu behandeln, die später nachgefordert wird.
Warum kommt die Erlaubnisentscheidung nach der Zuweisung des Arbeitsbereichs, nicht davor?
„Erfordert die Arbeit eine Heißarbeits- oder Befahrerlaubnis?“ sitzt nach „Arbeitsbereich zuweisen und über angrenzende Arbeiten einweisen“, denn die Erlaubnispflicht ist meist erst klar, sobald Aufgabe und Ort tatsächlich bekannt sind. Eine generische Vorabprüfung, anhand des Arbeitsauftrags statt des Liegeplatzes beantwortet, übersieht den Fall, dass ein Routineauftrag sich als neben einer Kraftstoffleitung oder in einem Tank liegend herausstellt, sobald die Mannschaft tatsächlich dort ankommt.
Was, wenn das Personal des Subunternehmers die Sicherheitseinweisung nicht besteht?
„Besteht das Personal des Subunternehmers Einweisung und Standorttest?“ kann „Nicht bestanden“ zurückgeben, was zu „Einweisung für nicht bestandenes Personal wiederholen“ führt. Nur die Personen, die nicht bestanden haben, wiederholen die Einweisung, nicht die ganze Mannschaft, sodass das Ergebnis einer Arbeitskraft nicht alle anderen aufhält, die bestanden haben und auf Zutrittsausweise und PSA warten.
Warum wird die tägliche Aufsichtskontrolle wiederholt statt einer einmaligen Übergabeprüfung?
„Tägliche Aufsichtskontrolle von Arbeit und Verhalten des Subunternehmers“ läuft an jedem Tag, an dem der Subunternehmer vor Ort ist, denn PSA-Einhaltung, Erlaubnistreue und Verbleib im zugewiesenen Bereich können mitten in einem Auftrag ebenso leicht nachlassen wie am ersten Tag. Die Abschlussentscheidung „Arbeitspaket abgeschlossen und Bereich sauber übergeben?“ schleift zurück über „Subunternehmer setzt die Arbeit fort, tägliche Kontrollen wiederholen“, statt eine saubere Übergabe anzunehmen, sobald die täglichen Kontrollen begonnen haben.
Wie speisen die Spalten Personen und Arbeitsaufwand das Workload-BI-Panel?
Jede Zeile trägt einen namentlichen Verantwortlichen, in dieser Vorlage Greta Thalberg, Daniel Krause, Niklas Reinhardt oder Sabine Krüger, und eine Arbeitsaufwandszahl in Stunden. Das BI-Panel summiert diese Stunden nach Bahn, nach Person und nach Schritt, sodass eine Werft, die mehrere Subunternehmer-Einweisungen parallel durchführt, sehen kann, wohin ihre eigene Koordinationszeit fließt, statt nur zu verfolgen, wie viele Subunternehmer vor Ort sind.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Projektauftakt Schiffsreparatur: SOP von Spezifikation bis Arbeitspaket und übergibt an Heißarbeitserlaubnis: SOP für Gasmessung, Brandwache und Abschluss.
Er ist ein Schritt in Schiffsreparatur.
Schritt 1: Schiffsankunft und Anlegen: SOP für Reparaturwerften
Schritt 2: Eindocken und Ausdocken: SOP von Blockplan bis Aufschwimmen
Schritt 3: Projektauftakt Schiffsreparatur: SOP von Spezifikation bis Arbeitspaket
Ein SOP für den Projektauftakt einer Schiffsreparatur: Spezifikationsaufnahme, Prüfung durch Mechanik/Elektrik/Hydraulik, Projektleiterzuweisung, Arbeitspaketaufteilung, Subunternehmereinsatz, Terminplanung und Bestätigungs-Kickoff.
Schritt 4: Einweisung von Subunternehmern: SOP von Einweisung bis Abmeldung Sie sind hier
Ein SOP für die Einweisung von Subunternehmern in Reparaturwerften: Dokumenten- und Versicherungsprüfung, Sicherheitseinweisung, Zutritts- und PSA-Ausgabe, eine Erlaubnisentscheidung, beaufsichtigte Arbeit und Abmeldung.
Schritt 5: Qualitätsprüfung Bordreparatur: SOP von Eigenprüfung bis Abschluss
Ein SOP für die Qualitätsprüfung von Bordreparaturen: Eigenprüfung des Technikers, unabhängige QS/QK-Prüfung, bedingte ZfP-Verifizierung, Freigabe durch den Klasse-Besichtiger und Kundenabnahme, bevor der Vorgang abgelegt wird.
Schritt 6: Reparaturübergabe: SOP von Abschlussprüfung bis Abfahrt
