Flussdiagramm Fremdfirmenunterweisung (Zutritt zum Standort)

Was ist flussdiagramm fremdfirmenunterweisung (zutritt zum standort)?

Die Fremdfirmenunterweisung ist der Punkt, an dem ein Standort Verantwortung für jemanden übernimmt, den er nicht beschäftigt. Der Auslöser ist alltäglich: Ein Arbeitspaket ist vergeben, die Termine stehen, und am Montagmorgen steht ein Trupp am Tor. Was zwischen diesen beiden Tatsachen geschieht, entscheidet darüber, ob die Ankommenden wissen, wo der Sammelplatz liegt, welche Fahrzeuge den Weg nutzen, auf dem sie gehen, welche Erlaubnisregeln am Standort gelten und wem sie es sagen, wenn etwas anders ist als angekündigt. Das Diagramm unten begleitet einen Mitarbeiter vom vergebenen Arbeitspaket bis zum eingezogenen Ausweis: Präqualifikation der Firma bestätigt, Unterweisung terminiert und Standortunterlagen versandt, Lichtbildausweis und Qualifikationsnachweise am Tor geprüft, Standortregeln und Notfallorganisation vermittelt, Arbeitsbereich begangen, Erlaubnisverfahren und PSA-Anforderungen erklärt, Verständnis kontrolliert und geprüft, befristeter Ausweis ausgegeben, erste Schicht begleitet, und die Wiedereintrittsprüfung in jeder späteren Schicht, die eine still ablaufende Unterweisung auffängt.

Das Diagramm beginnt nach der Auswahl der Firma und endet mit der Rückgabe des Ausweises, und genau das hält zwei Nachbarprozesse heraus. Die Präqualifikation von Fremdfirmen, also die Prüfung von Versicherung, Sicherheitsbilanz, Arbeits- und Sicherheitsplänen und finanzieller Lage eines Unternehmens, liegt vor dem ersten Kasten und erscheint hier nur als die Entscheidung, die bestätigt, dass die Freigabe noch gilt; fällt diese Entscheidung regelmäßig negativ aus, sitzt das Problem im Lieferantenmanagement und nicht am Tor. Die Arbeit selbst ist ebenfalls außerhalb des Rahmens: Heißarbeiten, das Befahren enger Räume, Arbeiten in der Höhe und das Freischalten von Energien werden über das Erlaubnisverfahren freigegeben, und dieses Diagramm stellt nur sicher, dass der Mitarbeiter dieses Verfahren kennt und weiß, wer danach ausstellt. Das Onboarding eigener Beschäftigter ist wiederum ein dritter Prozess, denn eine Fremdfirmenkraft kommt nie in die Lohnbuchhaltung, in den Beurteilungszyklus oder in die interne Qualifizierungsmatrix. Nehmen Sie das Diagramm als Ausgangspunkt, den Sie an Ihre eigenen Verfahren, an das an Ihrem Einsatzort geltende Recht und an die Prüfung durch eine fachkundige Person anpassen; ein Unterweisungsdiagramm macht niemanden rechtssicher und ersetzt keine standortspezifischen Regelungen.

Vier Entscheidungen tragen den Prozess. „Unterweisungsnachweis noch gültig?“ liegt am Tor in der Bahn des Koordinators und nicht beim Unterweiser, weil es eine Frage an die Dokumentation ist, die bei jedem Zutritt gestellt wird und nicht einmalig: Wer mit gültigem Nachweis wiederkommt, steigt bei der Begehung des Arbeitsbereichs ein, während ein abgelaufener Nachweis die vollständige Unterweisung nach sich zieht. „Sprach- oder Lesehilfe erforderlich?“ liegt beim EHS-Unterweiser und verhindert, dass die Unterweisung zur Unterschriftenübung wird, denn eine Information, die niemand verstanden hat, war keine gegebene Information. „Wissensprüfung bestanden?“ trennt eine Unterweisung von einer Anwesenheitsliste, und ihr Fehlerpfad mündet in „Wiederholung bereits genutzt?“, damit die Wiederholungsregel eine geschriebene Entscheidung ist und keine Diskussion am Empfang. „Arbeiten nach den Standortregeln in der Schicht?“ liegt beim Bereichsverantwortlichen, weil sich eine Unterweisung nicht im Schulungsraum bewährt, sondern in der ersten Schicht; das Coaching direkt an der Arbeitsstelle ist bewusst als normaler Ausgang gezeichnet und nicht als Disziplinarschritt.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Swimlanes (Fremdfirma, Fremdfirmenkoordinator, EHS-Unterweiser, Bereichsverantwortlicher und Werkschutz / Zutrittskontrolle) über sechs Phasen: Vor der Anreise, Prüfung am Tor, Unterweisung, Wissensprüfung, Zutritt und erste Schicht sowie Gültigkeit und Abmeldung
• Ein Tor, das Menschen abweisen kann, statt einer Anwesenheitsliste: „Lichtbildausweis gegen die Teilnehmerliste prüfen“ steht vor allem anderen, und „Nachweise für die gebuchten Tätigkeiten gültig?“ leitet eine Lücke zu „Nachweis nachfordern oder Person austauschen“ statt in den Unterweisungsraum
• „Unterweisungsnachweis noch gültig?“ trennt neue von wiederkehrenden Kräften: Ein abgelaufener oder fehlender Nachweis führt die vollständige Unterweisung ab „Standortregeln und Notfallorganisation vermitteln“, ein noch gültiger Nachweis steigt bei „Arbeitsbereich, Gefahren und Verkehrswege begehen“ ein, damit niemand die Bereichsbegehung überspringt
• Eine Verständniskontrolle statt einer Unterschrift: „Sprach- oder Lesehilfe erforderlich?“ schickt einen Mitarbeiter vor „Wissensprüfung ablegen“ zu „Unterweisung mit Dolmetscher wiederholen“, denn eine Information, die niemand verstanden hat, war nie eine gegebene Information
• Eine Prüfung mit begrenzter Wiederholung: „Wissensprüfung bestanden?“ fällt in „Wiederholung bereits genutzt?“, was entweder die Unterweisung von vorn beginnt oder das Diagramm bei „Zutritt verweigert, an den Arbeitgeber verwiesen“ beendet
• Zutritt als befristetes Recht: „Ausweis und PSA mit Ablaufdatum ausgeben“ folgt auf die Dokumentation der Unterweisung, „Erste Schicht mit benanntem Paten begleiten“ führt in „Arbeiten nach den Standortregeln in der Schicht?“, und jede spätere Schicht tritt über dieselbe Torkontrolle ein

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben eine Verfahrensanweisung zur Fremdfirmenunterweisung und brauchen ein Bild davon, wer die Identität prüft, wer unterweist, wer prüft und wer den Ausweis ausgibt
• Fremdfirmen erreichen den Arbeitsbereich, bevor ihn jemand mit ihnen begangen hat, und Sie wollen die Bereichsbegehung als Schritt zeichnen, den der Prozess nicht überspringen kann
• Ihre Zutrittsausweise und Ihre Unterweisungsnachweise tragen unterschiedliche Ablaufdaten, und deshalb sind Menschen mit Unterweisungen auf dem Gelände, die vor Monaten abgelaufen sind
• Ein Ereignis mit einer Fremdfirma hat die Frage aufgeworfen, was den Beteiligten tatsächlich gesagt wurde, und der Unterweisungsnachweis kann sie nicht beantworten
• Ein Auftraggeber, ein Auditor oder ein Versicherer hat gefragt, wie Sie sicherstellen, dass Personen, die Sie nicht beschäftigen, vor Arbeitsbeginn qualifiziert und unterwiesen sind

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren Rollen um

   Ersetzen Sie Fremdfirma, Fremdfirmenkoordinator, EHS-Unterweiser, Bereichsverantwortlicher und Werkschutz / Zutrittskontrolle durch die Rollen, die es an Ihrem Standort wirklich gibt. An einem kleinen Standort sind Koordinator und Unterweiser meist dieselbe Person, und der Werkschutz ist vielleicht ein Empfang mit Besucherbuch: Führen Sie diese Bahnen zusammen, statt eine Übergabe zu zeichnen, die niemand ausführt. Die Bahn der Fremdfirma bleibt in jedem Fall bestehen, denn mehrere Schritte gehören ihr.

2. Schreiben Sie auf, was das Tor wirklich prüft

   Die Torkontrolle ist nur so gut wie die Liste dahinter. Benennen Sie die Unterlagen, die Ihr Standort verlangt, bevor jemand hineingeht: Lichtbildausweis, die für die Tätigkeit nötigen Qualifikationen, arbeitsmedizinische oder Eignungserklärungen und jede Ausweiskarte, die Ihre Auftraggeber fordern. Legen Sie fest, wer was und wogegen prüft, denn das Foto einer Karte auf einem Handy belegt, dass die Karte existierte, nicht dass sie noch gilt.

3. Listen Sie die Inhalte und ihre Verantwortlichen auf

   Trennen Sie, was eine zentrale Unterweisung abdeckt, von dem, was nur der aufnehmende Bereich abdecken kann. Notfallorganisation, Standortregeln, Erlaubnisarten und PSA-Standards gehören dem Unterweiser; aktuelle Gefahren, Verkehrswege, Nachbararbeiten und die Menschen in der Nähe gehören dem Verantwortlichen des Bereichs. Genau diese schriftliche Trennung verhindert, dass die Begehung entfällt, wenn der Terminplan drückt.

4. Legen Sie Prüfung und Wiederholungsregel fest

   Entscheiden Sie, was die Prüfung abfragt und was Bestehen bedeutet. Notfallorganisation, das Recht zum Abbruch der Arbeit und die Erlaubnisregeln sind der übliche Kern, und ein mündlicher Check sagt oft mehr als ein Ankreuzbogen. Schreiben Sie dann die Wiederholungsregel ins Diagramm: wie viele Versuche, was vor dem nächsten erneut zu vermitteln ist und wer davon abweichen darf. Ungeschrieben ändert sich die Antwort mit der Person am Empfang.

5. Koppeln Sie den Ausweis an die Unterweisung

   Legen Sie Ihre eigene Gültigkeitsdauer fest und geben Sie dem Ausweis dasselbe Datum wie der dahinterliegenden Unterweisung, nicht das Vertragsende. Listen Sie dann die Ereignisse auf, die unabhängig vom Datum eine erneute Unterweisung erzwingen: geänderte Standortregeln oder Notfallorganisation, eine neue Gefahr oder ein neuer Bereich, eine lange Abwesenheit oder ein schweres Ereignis. Halten Sie fest, wo beide Daten geführt werden, damit das Tor sie sieht.

6. Bestimmen Sie den Maßstab der ersten Schicht

   Benennen Sie, worauf der Verantwortliche in der ersten Schicht achtet, etwa PSA-Nutzung, Verbleib im zugewiesenen Bereich, Auflagen des Erlaubnisscheins und die Bereitschaft, Arbeit zu stoppen. Vereinbaren Sie, dass Coaching an der Arbeitsstelle die normale Reaktion ist, und halten Sie fest, was eine Wiederholung zu einem formalen Schritt macht. Sagen Sie dann, wann die Begleitung wieder zur Routine wird, denn eine Patenschaft, die niemand beendet, hält auch niemand ein.

7. Prüfen Sie es an einem echten Einsatz

   Nehmen Sie zwei aktuelle Einsätze, einen routinemäßigen und einen, bei dem jemand abgewiesen oder zurückgeschickt wurde, und verfolgen Sie sie mit Koordinator, Unterweiser und Bereichsverantwortlichem gemeinsam durch das Diagramm. Schritte, die Menschen beschreiben und das Diagramm nicht zeigt, und Schritte, die es zeigt und niemand ausführt, sind die Befunde, die Sie vor der Veröffentlichung als Verfahren angehen sollten.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte hat eine Sicherheitsunterweisung für Fremdfirmen?

Ein Arbeitspaket wird vergeben, und der Koordinator bestätigt, dass die Präqualifikation der Firma noch gilt; andernfalls stoppt er die Mobilisierung und gibt den Vorgang an den Einkauf zurück. Die Unterweisung wird terminiert, die Standortunterlagen gehen hinaus, und die Fremdfirma reicht Qualifikationsnachweise ein. Am Tor prüft der Werkschutz den Lichtbildausweis gegen die Teilnehmerliste, und der Koordinator prüft die Nachweise gegen die gebuchten Tätigkeiten, fordert einen fehlenden Nachweis nach oder tauscht die Person aus. Wer keinen oder einen abgelaufenen Nachweis hat, erhält die vollständige Unterweisung: Standortregeln und Notfallorganisation, eine Begehung des Arbeitsbereichs mit seinen Verkehrswegen, dann Erlaubnisverfahren und PSA-Standard, bei Bedarf mit Dolmetscher wiederholt. Der Mitarbeiter legt eine Wissensprüfung ab; bei Nichtbestehen greift eine Wiederholungsregel, die entweder erneut unterweist oder den Zutritt verweigert und die Person an ihren Arbeitgeber verweist. Ein Bestehen wird mit den behandelten Themen dokumentiert, Ausweis und PSA werden mit Ablaufdatum ausgegeben, die erste Schicht wird mit benanntem Paten begleitet, und der Ausweis wird eingezogen, sobald das Arbeitspaket abgeschlossen ist.

Was ist der Unterschied zwischen Präqualifikation und Fremdfirmenunterweisung?

Die Präqualifikation betrifft das Unternehmen, die Unterweisung die Person. Die Präqualifikation findet einmal statt, bevor Arbeit vergeben wird, und fragt, ob die Firma leistungsfähig und versichert ist: Sicherheitsbilanz, fachkundige Führung, Arbeits- und Sicherheitspläne, Referenzen und finanzielle Lage. Die Unterweisung findet für jede einzelne Person statt, bevor sie den Standort betritt, und fragt, ob dieser Mitarbeiter diesen Standort kennt: seine Regeln, seine Gefahren, seine Notfallorganisation und die Erlaubnisse, die seine Tätigkeit braucht. Beide versagen auf unterschiedliche Weise, und deshalb gehören sie in verschiedene Prozesse. Eine gut präqualifizierte Firma kann trotzdem jemanden schicken, der Ihren Standort nie gesehen hat, und ein gründlich unterwiesener Mitarbeiter kann trotzdem zu einer Firma gehören, deren Versicherung im letzten Monat ausgelaufen ist. Dieses Diagramm trägt die Präqualifikation nur als Entscheidung ganz oben, die vor der Terminierung bestätigt, dass die Freigabe noch gilt.

Was gehört in eine Fremdfirmenunterweisung, und ist sie gesetzlich vorgeschrieben?

Die Inhalte sind standortspezifisch, doch der wiederkehrende Kern ist die Notfallorganisation, die Standortregeln und Verbote, die Gefahren des Bereichs, in dem die Person arbeiten wird, Fahr- und Fußwege, Sozialeinrichtungen, PSA-Standards, das Erlaubnisverfahren und der Weg, Arbeit zu stoppen oder Bedenken zu melden. Die Rechtslage hängt vom Einsatzort ab. In Großbritannien verlangt Regulation 13(4) der Construction (Design and Management) Regulations 2015, dass der Hauptunternehmer eine geeignete Unterweisung auf der Baustelle sicherstellt und Maßnahmen trifft, um den Zutritt Unbefugter zur Baustelle zu verhindern. Außerhalb des Bauwesens verlangt Regulation 12 der Management of Health and Safety at Work Regulations 1999, dass ein aufnehmendes Unternehmen dem Arbeitgeber der einsetzenden Beschäftigten verständliche Informationen über die aus seiner Tätigkeit entstehenden Risiken und die getroffenen Maßnahmen gibt. In den Vereinigten Staaten verlangt 29 CFR 1926.21(b)(2), dass jeder Beschäftigte im Erkennen und Vermeiden unsicherer Bedingungen und in den für sein Arbeitsumfeld geltenden Vorschriften unterwiesen wird. Lassen Sie eine fachkundige Person bestätigen, was für Sie gilt.

Wie lange gilt eine Standortunterweisung, und wann ist eine Wiederholung nötig?

Es gibt keine allgemeine gesetzliche Gültigkeitsdauer, jede genannte Frist ist also eine Standortregel und keine Rechtsvorschrift. Legen Sie Ihre eigene fest, schreiben Sie sie ins Diagramm und geben Sie dem Zutrittsausweis dasselbe Ablaufdatum, denn ein Ausweis, der die Unterweisung überdauert, macht aus einem kontrollierten Tor ein Drehkreuz. Die Zeit ist nur einer der Auslöser. Eine erneute Unterweisung oder eine gezielte Nachunterweisung ist in der Regel angezeigt, wenn sich Standortregeln oder Notfallorganisation ändern, wenn eine neue Gefahr oder Arbeitsphase hinzukommt, wenn die Person in einen anderen Bereich oder auf eine andere Tätigkeit wechselt, nach längerer Abwesenheit und nach einem Ereignis, das zeigte, dass die ursprüngliche Unterweisung nicht angekommen ist. Dieses Diagramm regelt den Normalfall am Tor statt im Kalender: Jeder Wiedereintritt läuft erneut über die Identitätsprüfung und über die Entscheidung „Unterweisungsnachweis noch gültig?“.

Wer verantwortet die Qualifikation, der Standort oder der Arbeitgeber?

Beide, für Verschiedenes, und diese Teilung gehört ins Verfahren geschrieben, weil dort die meisten Auseinandersetzungen beginnen. Der Arbeitgeber der Fremdfirmenkraft verantwortet die Qualifikation der eigenen Leute: fachliche Abschlüsse, tätigkeitsbezogene Schulung und Eignung für die Arbeit. Wo der OSHA-Standard zum Process Safety Management gilt, legt 29 CFR 1910.119(h)(3) diese Pflicht ausdrücklich dem Fremdfirmenarbeitgeber auf, der sicherstellen muss, dass jede eingesetzte Kraft in den für die sichere Ausführung nötigen Arbeitsweisen geschult, über die bekannten möglichen Brand-, Explosions- und Freisetzungsgefahren sowie die einschlägigen Teile des Notfallplans unterrichtet ist und die Sicherheitsregeln der Anlage befolgt. Der aufnehmende Betrieb verantwortet alles Standortspezifische und muss nach 1910.119(h)(2) die Fremdfirmenarbeitgeber über diese bekannten Gefahren informieren und die einschlägigen Teile des Notfallplans erläutern. Eine Ausweiskarte belegt die Hälfte des Arbeitgebers, ersetzt sie aber nicht: CSCS stellt fest, dass der Besitz einer Karte keine gesetzliche Pflicht ist und dass Hauptunternehmer oder Auftraggeber entscheiden, ob Beschäftigte eine haben müssen.