Änderungsauftragsfreigabe: SOP für Schiffsreparaturwerften
Ein SOP für die Änderungsauftragsfreigabe in der Schiffsreparatur: Ein Befund während der Reparatur wird gegen den ursprünglichen Umfang beurteilt, kalkuliert, dem Kunden zur Freigabe vorgelegt, ausgeführt, von QS/QK geprüft und abgelegt.
So funktioniert es
Passen Sie die Bahnen an die tatsächlichen Übergaben Ihrer Werft an
Werkstätten, Projektleiter, QS/QK und Kunde bilden ab, wie FAYARD diese Arbeit tatsächlich übergibt. Trennt Ihre Werft QS und QK in getrennte Funktionen, oder läuft die Kundenfreigabe über einen Makler statt direkt über den Eigner, ergänzen Sie diese Bahn, statt eine echte Übergabe in eine zu falten, die sie nicht widerspiegelt.
Tragen Sie eine namentliche Person und einen realistischen Arbeitsaufwand in jede Zeile ein
Nutzen Sie die Spalten Personen und Arbeitsaufwand bei jedem Schritt, nicht nur bei den Entscheidungen: „Technische Beurteilung von Ursache und erforderlicher Reparatur“ trägt sowohl die Werkstattleitung als auch eine technische Prüfperson mit 1,5 Tagen, und „Zusätzliche Reparaturarbeit ausführen“ trägt 6. Arbeitsaufwand bedeutet hier Aufwand, nicht verstrichene Kalenderzeit, sodass ein Schritt, der sich über drei Schichten zieht, aber eine Person nur einen halben Tag beansprucht, als der halbe Tag erfasst werden sollte.
Legen Sie die Kriterien hinter der Umfangsentscheidung fest
„Liegt der Befund im ursprünglichen Umfang oder ist er wirklich zusätzlich?“ ist nur dann ein schnelles, konsistentes Tor, wenn die technische Leitung einen schriftlichen Standard dafür hat, was als im Umfang gilt: was die ursprüngliche Spezifikation und Zeichnungen abdeckten, was eine Standardbesichtigung hätte erfassen sollen, und was wirklich erst nach dem Öffnen des Schiffs erkennbar war. Ohne diesen Standard wird die Entscheidung zur Einschätzungssache, die je nach beurteilender Person variiert.
Setzen Sie eine Grenze für die Verhandlungsschleife
„Umfang oder Preis mit dem Kunden verhandeln“ kann so wie gezeichnet unbegrenzt erneut eingereicht werden. Legen Sie fest, wie viele Verhandlungsrunden normal sind, bevor der Änderungsauftrag an eine kaufmännische Leitung eskaliert oder formal zurückgezogen wird, und vermerken Sie diese Grenze neben der Entscheidung, damit eine ungelöste Streitigkeit nicht stillschweigend das Ausdocken eines Schiffs verzögert.
Prüfen Sie das Workload-Panel, bevor Sie den nächsten Änderungsauftrag genehmigen
Da jede Zeile einen Verantwortlichen und eine Schätzung trägt, summiert das Workload-BI-Panel laufende Änderungsauftragsstunden je Person über alle offenen Diagramme hinweg, nicht nur dieses eine. Bevor Sie einen neuen Änderungsauftrag freigeben, prüfen Sie, ob der Projektleiter oder die Werkstattleitung, von der er abhängt, bereits mehr Zusatzarbeitsstunden trägt, als die verbleibende Dockzeit des Schiffs zulässt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen dem Weg im Umfang und dem Weg für zusätzliche Arbeit?
Die eine Entscheidung nach der technischen Beurteilung, „Liegt der Befund im ursprünglichen Umfang oder ist er wirklich zusätzlich?“, trennt sie. Arbeit im Umfang läuft unter dem bestehenden Arbeitsauftrag weiter und schließt sofort ab, ohne Änderungsauftrag, ohne Kundenfreigabeschritt und ohne separaten Kostennachweis, denn die Arbeit ist bereits vom ursprünglichen Vertrag gedeckt. Wirklich zusätzliche Arbeit ist der einzige Zweig, der einen Änderungsauftrag, eine Kalkulation und eine Kundenentscheidung erreicht, was verhindert, dass der Änderungsauftragsprozess für Arbeit aufgerufen wird, die ihn nie gebraucht hätte.
Warum schleift ein abgelehnter oder strittiger Änderungsauftrag durch die Verhandlung, statt einfach zu schließen?
Weil in der Praxis fast kein strittiger Änderungsauftrag in der Schiffsreparatur einfach verschwindet: Der Kunde braucht die Reparatur weiterhin, und die Werft muss weiterhin für das Finden und Beurteilen bezahlt werden. „Umfang oder Preis mit dem Kunden verhandeln“ gibt der Streitigkeit einen echten Schritt und einen namentlichen Verantwortlichen, statt sie informell per E-Mail lösen zu lassen, und die Schleife zurück zur erneuten Einreichung bedeutet, dass der endgültig vereinbarte Preis und Umfang dieselbe formale Freigabe durchlaufen wie der ursprüngliche Vorschlag, keine Nebenabrede, die nie abgelegt wird.
Warum schleift eine gescheiterte QS/QK-Prüfung zurück zur erneuten Prüfung und nicht zurück zur Ausführung der Reparatur?
„Nacharbeit und erneute Prüfung“ ist bewusst ein einziger Schritt, der zurück in „QS/QK prüft die zusätzliche Reparatur“ speist, statt die gesamte Reparatur neu zu starten. Eine gescheiterte Prüfung ist normalerweise eine Korrektur an weitgehend fertiger Arbeit, kein Beleg dafür, dass der ganze Auftrag neu gemacht werden muss, und Nacharbeit über denselben Prüfschritt zu leiten bedeutet, dass der Bestanden/Nicht-bestanden-Nachweis für diese Reparatur immer denselben Prüfer gegen denselben Standard zeigt, was zählt, falls die Klassifikationsgesellschaft des Schiffs später nach der Prüfhistorie fragt.
Was fügen die Spalten Personen und Arbeitsaufwand einem Änderungsauftrags-SOP wie diesem hinzu?
Sie machen aus dem Diagramm nicht nur eine Beschreibung des Prozesses, sondern einen lebendigen Nachweis, wer ihn ausführt und wie viel Zeit es kostet. Jeder Schritt hier trägt eine namentliche Person und eine Arbeitsaufwandszahl in Tagen, und das Workload-Panel von QueryChart summiert diese Zahlen über alle offenen Diagramme, sodass ein Projektleiter sehen kann, dass etwa dieselbe Kalkulationskraft Änderungsauftragsstunden auf drei Schiffen gleichzeitig trägt, bevor sich das als verpasster Kundentermin zeigt. Eine Prozesskarte ohne Verantwortliche ist eine Beschreibung; mit Personen und Arbeitsaufwand ist sie ein Ressourcierungswerkzeug.
Gilt dieses SOP auch außerhalb der Schiffsreparatur?
Die Struktur ist typisch für jedes projektbasierte Reparatur- oder Auftragsgeschäft, bei dem der Umfang erst nach Arbeitsbeginn vollständig bekannt ist: Überholung schwerer Anlagen, Industrieanlagen-Turnarounds, Baumängelbeseitigung. Die Bahnennamen und die konkreten Entscheidungskriterien sollten sich am jeweiligen Gewerbe orientieren, aber die zugrunde liegende Disziplin, eine ausdrückliche Umfangsentscheidung, eine formale Kundenfreigabe mit Verhandlungsweg und ein Prüftor vor dem Abschluss, überträgt sich direkt.