SOP for godkendelse af ændringsordrer på et skibsreparationsværft
En SOP for godkendelse af ændringsordrer i skibsreparation: et fund midt i reparationen vurderes mod det oprindelige omfang, estimeres, sendes til kundens godkendelse, udføres, QA/QC-inspiceres og arkiveres ved afslutning.
Sådan fungerer det
Tilpas banerne til jeres værfts reelle overleveringer
Værksteder, Projektleder, QA/QC og Kunde afspejler, hvordan FAYARD reelt overleverer dette arbejde. Hvis jeres værft deler QA og QC i separate funktioner, eller leder kundegodkendelse gennem en mægler frem for direkte til ejeren, så tilføj den bane i stedet for at lægge en reel overlevering ind i én, der ikke afspejler den.
Sæt en navngiven person og en realistisk workload på hver række
Brug kolonnerne People og Workload på hvert trin, ikke kun beslutningerne: "Teknisk vurdering af årsag og nødvendig reparation" har både værkstedslederen og en teknisk gennemgår på 1,5 dage, og "Udfør det yderligere reparationsarbejde" har 6. Workload betyder her indsats, ikke forløbet kalendertid, så et trin, der strækker sig over tre skift, men kun tager en person en halv dag, bør registreres som den halve dag.
Skriv kriterierne bag omfangsbeslutningen
"Er fundet inden for det oprindelige omfang, eller er det reelt tillægsarbejde?" er kun en hurtig, konsekvent port, hvis den tekniske leder har en skriftlig standard for, hvad der tæller som inden for omfang: hvad den oprindelige specifikation og tegninger dækkede, hvad et standardsyn burde have fanget, og hvad der reelt ikke kunne have været kendt, før skibet blev åbnet. Uden den standard bliver beslutningen en vurdering, der skifter afhængigt af, hvem der vurderer fundet.
Sæt en grænse på forhandlingsløkken
"Forhandl omfang eller pris med kunden" kan genfremsende i det uendelige, som den er tegnet. Beslut, hvor mange forhandlingsrunder der er normalt, før ændringsordren eskaleres til en kommerciel leder eller formelt trækkes tilbage, og notér den grænse ved siden af beslutningen, så en uløst uenighed ikke i stilhed forsinker et skibs afdokning.
Tjek workload-panelet, før I godkender den næste ændringsordre
Fordi hver række har en ejer og et estimat, summerer workload BI-panelet levende ændringsordre-timer pr. person på tværs af hvert åbent diagram, ikke kun dette. Før I godkender en ny ændringsordre, så tjek, om den projektleder eller værkstedsleder, den afhænger af, allerede bærer flere tillægsarbejdstimer, end skibets resterende tid i dok tillader.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på vejen inden for omfang og tillægsarbejdsvejen?
Den ene beslutning efter den tekniske vurdering, "Er fundet inden for det oprindelige omfang, eller er det reelt tillægsarbejde?", er det, der adskiller dem. Arbejde inden for omfang fortsætter under den eksisterende arbejdsordre og lukkes straks uden ændringsordre, uden kundegodkendelsestrin og uden separat omkostningsregistrering, fordi arbejdet allerede er dækket af den oprindelige kontrakt. Reelt yderligere arbejde er den eneste gren, der når en ændringsordre, et estimat og en kundebeslutning, hvilket forhindrer ændringsordreprocessen i at blive påkaldt for arbejde, der aldrig havde brug for det.
Hvorfor løkker en afvist eller bestridt ændringsordre gennem forhandling i stedet for bare at lukke?
Fordi næsten ingen bestridt ændringsordre i skibsreparation i praksis bare forsvinder: kunden har stadig brug for reparationen, og værftet skal stadig betales for at finde og vurdere den. "Forhandl omfang eller pris med kunden" giver uenigheden et reelt trin og en navngiven ejer i stedet for at lade den blive løst uformelt over e-mail, og at løkke tilbage til genfremsendelse betyder, at den endeligt aftalte pris og omfang gennemgår samme formelle godkendelse som det oprindelige forslag, ikke en sideaftale, der aldrig arkiveres.
Hvorfor løkker en fejlet QA/QC-inspektion tilbage til fornyet inspektion og ikke tilbage til at udføre reparationen?
"Udbedring og fornyet inspektion" er bevidst ét trin, der fører tilbage til "QA/QC inspicerer det yderligere reparationsarbejde" frem for at genstarte hele reparationen. En fejlet inspektion er normalt en rettelse til arbejde, der stort set er færdigt, ikke bevis på, at hele opgaven skal gøres om, og at lede omarbejde gennem det identiske inspektionstrin betyder, at bestået/ikke bestået-registreringen for den reparation altid afspejler samme inspektør, der tjekker mod samme standard, hvilket betyder noget, hvis skibets klassifikationsselskab senere beder om inspektionssporet.
Hvad tilføjer kolonnerne People og Workload til en ændringsordre-SOP som denne?
De forvandler diagrammet fra en beskrivelse af processen til en levende oversigt over, hvem der udfører det, og hvor meget af deres tid det tager. Hvert trin her har en navngiven person og et workload-tal i dage, og QueryCharts workload-panel summerer de tal på tværs af hvert åbent diagram, så en projektleder kan se, at, sig, den samme estimator bærer ændringsordre-timer på tre skibe samtidig, før det viser sig som en misset kundedeadline. Et proceskort uden ejere er en beskrivelse; med People og Workload knyttet til det er det et ressourceværktøj.
Gælder denne SOP uden for skibsreparation?
Formen er fælles for enhver projektbaseret reparations- eller entreprenørvirksomhed, hvor omfanget først er fuldt kendt, når arbejdet er begyndt: overhaling af tungt udstyr, industrielle anlægsstop, byggeriudbedring. Banenavnene og de specifikke beslutningskriterier bør ændres til at matche faget, men den underliggende disciplin, en eksplicit omfangsbeslutning, en formel kundegodkendelse med en forhandlingsvej, og en inspektionsport før afslutning, overføres direkte.