Flowchart for arbejdstilladelse (udstedelse, suspendering, tilbagelevering)

Hvad er flowchart for arbejdstilladelse (udstedelse, suspendering, tilbagelevering)?

En arbejdstilladelse er et formelt, dokumenteret forløb til at styre arbejde, der er vurderet som potentielt farligt, og den er lige så meget et kommunikationssystem som et godkendelsessystem. Udløseren er en helt almindelig arbejdsanmodning på et anlægsobjekt, og den første reelle beslutning er, om den anmodning overhovedet kræver en tilladelse. Diagrammet herunder følger én tilladelse fra den screening og hele vejen til arkivet: arbejdsbeskrivelsen og opgavens risikovurdering, tilladelsestypen og de foranstaltninger, der skrives på den, områdeansvarliges tjek for arbejde, der griber ind i hinanden, isolationer der etableres, verificeres og attesteres, en ekstra underskrift hvor faren berettiger det, udstedende ansvarliges gang gennem arbejdsstedet før underskriften, tilladelsen udstedt med en udløbstid og hængt op, hvor driften kan se den, selve arbejdet med dets suspenderings- og vagtskiftespor, og den tilbagelevering, gendannelse, annullering og arkivering, der lukker det hele.

Det her er det generiske system for arbejdstilladelser, ikke én bestemt fares tilladelse. Varmt arbejde, indtrædelse i lukkede rum, arbejde i højden, udgravning og højspændingskobling har hver deres egne foranstaltninger, deres egne målinger og som regel deres egen attest, og hver af dem fortjener sit eget diagram; det her er den ramme, de hænger på, og derfor bliver tilladelsestypen valgt frem for forudsat, og derfor er isolationsattesten tegnet som en selvstændig registrering, som tilladelsen krydshenviser til. Diagrammet stopper også ved kanten af selve arbejdet: arbejdsbeskrivelsen, løfteplanen og jobbets egne kvalitetstjek hører til den vedligeholds- eller projektproces, der rejste anmodningen, og registret over aktive og suspenderede tilladelser ligger ved siden af diagrammet frem for inde i det. Betragt hele tegningen som et udgangspunkt, der skal tilpasses jeres egne skrevne procedurer, den lovgivning der gælder, hvor I arbejder, og en sagkyndig persons gennemgang. En tegning godkender ingenting, og en udstedt tilladelse gør ikke i sig selv et job sikkert.

Fire beslutninger bærer processen. "Kræver opgaven en arbejdstilladelse?" bevogter indgangen, og den betyder noget i begge retninger: arbejde, der burde have haft en tilladelse, kører ubeskyttet, mens en tilladelse på hvert eneste job giver flere aktive tilladelser, end nogen kan føre opsyn med. "Konflikt med andet arbejde eller anlæggets status?" ligger i banen Områdeansvarlig, fordi det er den eneste rolle, der kan se alt aktivt i et afgrænset område på én gang, og den fejl, den findes for at fange, er, at ét jobs arbejde gør et andets farligt. "Er alle foranstaltninger på plads på arbejdsstedet?" ligger hos Udstedende ansvarlig og er med vilje placeret efter klargøringen og før udstedelsen, fordi en tilladelse underskrevet fra kontrolrummet har sprunget netop det tjek over, der holder papiret op mod anlægget. Og "Har forhold, omfang eller anlæggets status ændret sig?" ligger hos Udførende ansvarlig, som står ude ved jobbet: de ser ændringen først, og diagrammet giver dem både en suspenderingsvej og en annullér-og-planlæg-om-vej frem for et valg mellem at køre videre og at opgive arbejdet.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Rekvirent / arbejdshold, Udførende ansvarlig, Udstedende ansvarlig, Isolationsansvarlig og Områdeansvarlig) fordelt på seks faser: Anmodning og screening, Planlæg og specificér, Isolér og klargør, Godkend og udsted, Arbejde under tilladelse samt Tilbagelevering og lukning
• En screeningbeslutning i toppen, "Kræver opgaven en arbejdstilladelse?", så diagrammet bærer den vurdering, de fleste procedurer lader stå uskrevet: hvilket arbejde der er tilladelsesstyret, og hvilket der ikke er, med udgangen "Kør jobbet under normal arbejdsstyring" til alt det øvrige
• Områdeansvarliges tjek "Konflikt med andet arbejde eller anlæggets status?", før noget som helst klargøres, og en sløjfe, "Flyt jobbet i tid eller krydshenvis til den anden tilladelse", tilbage til den samme beslutning, fordi tilladelser, der griber ind i hinanden, og delte isolationer er præcis dét, denne rolle findes for at fange
• Isolation som en fase for sig i isolationsansvarliges bane: etablér og aflås, porten "Er isolationen verificeret og sikret?" med en sløjfe for ny isolering, og derefter en selvstændig registrering, "Registrér isolationerne på isolationsattesten", som tilladelsen krydshenviser til
• Godkendelse i to trin, før nogen går i gang: "Højrisikoarbejde der kræver en ekstra underskrift?" sender de værste job gennem en tilladelsesgodkender, og "Er alle foranstaltninger på plads på arbejdsstedet?" besvares ude på stedet før "Udsted den tidsbegrænsede tilladelse og ophæng kopier"
• Aktiv styring af en udstedt tilladelse frem for en arkiveret: "Har forhold, omfang eller anlæggets status ændret sig?" tilbyder suspendering, annullering med omplanlægning eller fortsat arbejde, "Er arbejdet færdigt inden for tilladelsens gyldighed?" fremtvinger et underskrevet vagtskifte med en ny udløbstid, og tilbageleveringen løber gennem gendannelse til annullering

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skriver eller omskriver en procedure for arbejdstilladelser og har brug for ét billede af, hvem der screener, hvem der isolerer, hvem der udsteder, og hvem der modtager anlægget tilbage
• Tilladelser bliver underskrevet på kontoret frem for ude ved jobbet, og I vil have tjekket på arbejdsstedet tegnet som en port, tilladelsen ikke kan komme uden om
• Jeres tilladelsesregister rummer job, der har været suspenderet i ugevis, og ingen er sikker på, hvilke af deres isolationer der stadig er i kraft
• Arbejdet løber jævnligt forbi tilladelsens udløbstid og bliver vinket videre mundtligt, så vagtskiftet og den nye udløbstid skal gøres eksplicitte og have en ejer
• En auditor, et forsikringsselskab eller en myndighed har spurgt, hvordan farligt arbejde godkendes, styres og lukkes, og svaret bor lige nu i hovedet på flere forskellige mennesker

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres roller

   Erstat Rekvirent / arbejdshold, Udførende ansvarlig, Udstedende ansvarlig, Isolationsansvarlig og Områdeansvarlig med de titler, jeres procedure bruger: ansvarshavende, sagkyndig, arbejdsleder, driftsoperatør. På en lille lokation sidder én person ofte på flere af dem, så læg banerne sammen frem for at tegne en overlevering, der aldrig sker. Hold én regel i hævd, uanset hvad I lægger sammen: den, der bestiller arbejdet, udsteder ikke tilladelsen til det.

2. Skriv ned hvilket arbejde der kræver tilladelse

   Screeningbeslutningen er ikke bedre end listen bag den. Navngiv de arbejdstyper, der er tilladelsesstyret hos jer, for eksempel brud på indeslutning, varmt arbejde, indtrædelse i lukkede rum, udgravning, højspændingskobling eller tagadgang, og skriv, hvad der i stedet kører under normal arbejdsstyring. Offentliggør listen ved siden af proceduren; en regel, der bor i udstederens skøn, giver et nyt svar på hver vagt.

3. Fastlæg jeres tilladelsestyper og deres attester

   Fold "Vælg tilladelsestype og angiv sikkerhedsforanstaltningerne" ud i de typer, I faktisk udsteder, og de attester, der hænger på dem: isolation, atmosfæremåling, udgravning, el. Skriv, hvilke kombinationer der skal krydshenvises, for et job, der kører under to tilladelser med én fælles isolation, er dér, de her systemer normalt fejler, og skriv, hvem der er kvalificeret til at udføre de målinger, tilladelsen kræver.

4. Beslut hvad der gør et job til højrisiko

   "Højrisikoarbejde der kræver en ekstra underskrift?" har brug for en skreven regel frem for en fornemmelse. Navngiv de opgaver, stoffer, tryk, energiformer eller områder, der trækker en tilladelsesgodkender ind, og navngiv, hvem der må have den rolle, og hvem der træder i stedet, når de ikke er på lokationen. Beslut derefter, hvor mange underskrifter tilladelsen reelt har brug for: en underskrift, der ikke tilfører arbejdet sikkerhed, lærer folk at skrive under uden at læse.

5. Fastsæt gyldigheden og reglen for vagtskifte

   Beslut, hvor længe en tilladelse må løbe, før den udløber, om den overhovedet må krydse et vagtskifte, og hvem der skriver under på at fortsætte den. Sæt tallet på kassen frem for i en politik, ingen har åben ude ved jobbet. Skriv derefter, hvad den tiltrædende udstedende ansvarlige skal tjekke igen før sin underskrift, og hvor aktive og suspenderede tilladelser er registreret, så det kommende hold kan se dem uden at spørge.

6. Bliv enige om hvad suspendering betyder hos jer

   En suspenderet tilladelse er normalt stadig aktiv, hvilket betyder, at dens isolationer stadig er etableret, og at anlægget stadig er ude af drift. Beslut, hvem der må suspendere, hvad der skal verificeres igen, før arbejdet genoptages, hvor længe en tilladelse må stå suspenderet, før den annulleres og jobbet behandles som nyt arbejde, og hvor suspenderede tilladelser opbevares, så de bliver gennemgået frem for stille glemt.

7. Prøv det af mod rigtige tilladelser

   Tag en håndfuld lukkede tilladelser, én ligetil, én der blev suspenderet, og én der løb over et vagtskifte, og følg hver af dem gennem diagrammet sammen med de folk, der reelt skrev under. De trin, folk beskriver, men diagrammet ikke tegner, og de trin, diagrammet tegner, men ingen udfører, er de observationer, der er værd at handle på, før I udgiver det som jeres procedure.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består en arbejdstilladelse af?

En arbejdsanmodning oprettes og screenes; arbejde, der ikke kræver tilladelse, kører videre under normal arbejdsstyring. Udførende ansvarlig skriver arbejdsbeskrivelsen og risikovurderingen, udstedende ansvarlig vælger tilladelsestype og foranstaltninger, og områdeansvarlig tjekker for arbejde, der griber ind i det, og flytter jobbet i tid eller krydshenviser det. Isolationsansvarlig etablerer og verificerer isolationerne og registrerer dem på en isolationsattest. Højrisikoarbejde får en tilladelsesgodkenders ekstra underskrift. Udstedende ansvarlig går derefter arbejdsstedet igennem og udsteder en tidsbegrænset tilladelse, der hænges op ved jobbet og i kontrolrummet. Udførende ansvarlig modtager den, instruerer arbejdsholdet og arbejder, suspenderer hvis forholdene ændrer sig, og underskriver et vagtskifte med en ny udløbstid, hvis arbejdet fortsætter. Til sidst leveres arbejdet tilbage, isolationerne fjernes, anlægget testes og modtages, og tilladelsen annulleres og arkiveres.

Hvad er forskellen på en arbejdstilladelse og en risikovurdering?

De besvarer hver sit spørgsmål, og ingen af dem erstatter den anden. Opgavens risikovurdering identificerer farerne ved et bestemt job og fastlægger foranstaltningerne, herunder om jobbet overhovedet kræver en tilladelse. Tilladelsen er godkendelsen: den navngiver et bestemt job, på et bestemt sted, i et bestemt tidsrum, registrerer de foranstaltninger og isolationer, der skal være på plads, og bærer underskrifterne fra dem, der har tjekket dem. Arbejdsbeskrivelsen ligger mellem de to og beskriver, hvordan arbejdet rent faktisk skal udføres. Rækkefølgen betyder noget, for en tilladelse skrevet før vurderingen registrerer foranstaltninger, ingen har tænkt over. Det er værd at skrive rent ud i proceduren, at en udstedt tilladelse ikke i sig selv gør et job sikkert: det gør de mennesker, der klargør, fører opsyn og udfører arbejdet.

Hvem udsteder en arbejdstilladelse, og hvem modtager den?

HSE's vejledning for olie-, kemi- og beslægtede industrier (HSG250) foreslår et harmoniseret sæt rolletitler, som dette diagram følger. Rekvirenten er den, der har brug for at få jobbet udført. Udstedende ansvarlig udsteder tilladelsen efter at have forvisset sig om, at isolationer og foranstaltninger er på plads. Udførende ansvarlig modtager den på arbejdsholdets vegne og har ansvaret for arbejdet. Områdeansvarlig styrer stedet og ved, hvad der ellers foregår der. Isolationsansvarlig etablerer isolationerne, og hvor faren er særligt stor, gennemgår en tilladelsesgodkender tilladelsen før udstedelsen. En måletekniker udfører de målinger, tilladelsen kræver. På en lille lokation kan én person sidde på flere af rollerne på én gang, og det siger vejledningen også, men ingen bør udstede en tilladelse til sig selv.

Hvad sker der, når en tilladelse suspenderes eller løber forbi sin udløbstid?

Suspendering dækker et job, der standses i en periode, før det er færdigt, ved en generel alarm, en ændring af omfanget, manglende reservedele eller en konflikt med andet arbejde. Det vigtige er, at en suspenderet tilladelse normalt forbliver aktiv, indtil den annulleres, så dens isolationer er stadig i kraft, og anlægget er stadig ude af drift. Suspenderede tilladelser hører derfor hjemme på tilladelsesregistret og skal gennemgås, for en tilladelse, der har været suspenderet i ugevis, er en fare i sig selv. Løber jobbet forbi sin udløbstid, fører diagrammet det gennem et vagtskifte: den tiltrædende udstedende ansvarlige tjekker stedet igen, det kommende arbejdshold bliver instrueret i farer og foranstaltninger, der sættes en ny udløbstid, og tilladelsen underskrives til fortsættelse. Har suspenderingen ændret jobbet væsentligt, er den rene løsning at annullere tilladelsen og behandle det genoptagne arbejde som nyt.

Er en arbejdstilladelse et lovkrav?

Det afhænger af jurisdiktionen og af arbejdet. For de fleste virksomheder er pligten at sikre et sikkert arbejdssystem, og en tilladelse er ét anerkendt middel til det. I Storbritannien kræver Confined Spaces Regulations 1997, at arbejde i lukkede rum udføres under et sikkert arbejdssystem, og HSE's HSG250 er den anerkendte vejledning om god praksis for tilladelsessystemer i olie-, kemi- og beslægtede industrier. I USA kræver OSHA en skriftlig indtrædelsestilladelse til lukkede rum med tilladelseskrav efter 29 CFR 1910.146 og dokumenterede energikontrolprocedurer for lockout/tagout efter 29 CFR 1910.147, mens reglerne for svejsning og skæring kræver, at området inspiceres, og at foranstaltningerne godkendes, helst i form af en skriftlig tilladelse. Undersøg, hvad der gælder, hvor I arbejder, og få en sagkyndig person til at bekræfte, at jeres procedure lever op til det; det kan en skabelon ikke gøre for jer.