Arbeitsfreigabe als Flussdiagramm (erteilen, aussetzen, zurückgeben)

Was ist arbeitsfreigabe als flussdiagramm (erteilen, aussetzen, zurückgeben)?

Die Arbeitsfreigabe ist ein formales, dokumentiertes Verfahren zur Steuerung von Arbeiten, die als potenziell gefährlich eingestuft wurden — und sie ist ebenso sehr ein Kommunikations- wie ein Genehmigungssystem. Ausgelöst wird sie durch eine ganz gewöhnliche Arbeitsanforderung an einem Anlagenteil, und die erste echte Entscheidung ist, ob diese Anforderung überhaupt einen Erlaubnisschein braucht. Das Diagramm unten begleitet einen Schein von dieser Prüfung bis in die Ablage: Arbeitsanweisung und Gefährdungsbeurteilung, die Erlaubnisscheinart und die darauf festgelegten Schutzmaßnahmen, die Prüfung des Anlagenverantwortlichen auf kollidierende Arbeiten, gesetzte, nachgewiesene und dokumentierte Freischaltungen, eine Zweitunterschrift, wo die Gefährdung es rechtfertigt, der Gang des Ausstellers über die Arbeitsstelle vor der Unterschrift, der befristet erteilte und dort ausgehängte Schein, wo der Betrieb ihn sieht, die Arbeit selbst mit ihren Wegen für Aussetzung und Schichtübergabe sowie Rückgabe, Wiederinbetriebnahme, Abschluss und Ablage.

Dies ist das allgemeine Arbeitsfreigabesystem, nicht der Schein einer einzelnen Gefährdung. Heißarbeiten, das Befahren enger Räume, Arbeiten in der Höhe, Erdarbeiten und Hochspannungsschalthandlungen tragen jeweils eigene Schutzmaßnahmen, eigene Messungen und meist einen eigenen Nachweis; jede verdient ein eigenes Diagramm. Dieses hier ist der Rahmen, an dem sie hängen — deshalb wird die Erlaubnisscheinart gewählt und nicht vorausgesetzt, und deshalb ist der Freischaltnachweis als eigener Datensatz gezeichnet, auf den der Schein verweist. Das Diagramm endet außerdem am Rand der Arbeit selbst: Arbeitsanweisung, Hebeplan und die Qualitätsprüfungen der Tätigkeit gehören zum Instandhaltungs- oder Projektprozess, der die Anforderung gestellt hat, und das Register der laufenden und ausgesetzten Scheine steht neben dem Diagramm, nicht darin. Nehmen Sie die ganze Zeichnung als Ausgangspunkt, den Ihre eigenen schriftlichen Verfahren, die an Ihrem Standort geltenden Vorschriften und die Prüfung einer befähigten Person anpassen müssen. Eine Zeichnung genehmigt nichts, und ein erteilter Erlaubnisschein macht eine Tätigkeit nicht von sich aus sicher.

Vier Entscheidungen tragen das Verfahren. „Ist für die Tätigkeit ein Erlaubnisschein nötig?“ bewacht den Eingang, und sie zählt in beide Richtungen: Arbeit, die einen Schein gebraucht hätte, läuft ungeschützt, während ein Schein für jede Tätigkeit mehr laufende Scheine erzeugt, als irgendjemand beaufsichtigen kann. „Konflikt mit anderen Arbeiten oder dem Anlagenzustand?“ sitzt in der Bahn Anlagenverantwortlicher, weil nur diese Rolle alles Laufende in einem festgelegten Bereich gleichzeitig sieht, und der Fehler, den sie abfangen soll, ist die Arbeit unter einem Schein, die die Arbeit unter einem anderen gefährlich macht. „Alle Schutzmaßnahmen vor Ort umgesetzt?“ liegt beim Erlaubnisscheinaussteller und steht bewusst nach der Vorbereitung und vor der Erteilung, denn ein aus der Warte unterschriebener Schein hat genau die Prüfung übersprungen, die das Papier gegen die Anlage hält. Und „Bedingungen, Umfang oder Anlagenzustand geändert?“ liegt beim Arbeitsverantwortlichen, der an der Arbeitsstelle steht: Er bemerkt die Änderung zuerst, und das Diagramm gibt ihm einen Weg zum Aussetzen und einen zum Abbrechen und Neuplanen statt der Wahl zwischen Weitermachen und Aufgeben.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Bahnen (Auftraggeber / Arbeitstrupp, Arbeitsverantwortlicher, Erlaubnisscheinaussteller, Freischaltverantwortlicher und Anlagenverantwortlicher) über sechs Phasen: Anforderung und Prüfung, Planen und festlegen, Freischalten und vorbereiten, Genehmigen und erteilen, Arbeit unter Erlaubnisschein sowie Rückgabe und Abschluss
• Eine Eingangsentscheidung ganz oben, „Ist für die Tätigkeit ein Erlaubnisschein nötig?“, sodass das Diagramm das Urteil trägt, das die meisten Verfahren unausgesprochen lassen: welche Arbeit erlaubnispflichtig ist und welche nicht — mit dem Ausgang „Tätigkeit unter der normalen Arbeitssteuerung ausführen“ für alles Übrige
• Die Prüfung des Anlagenverantwortlichen, „Konflikt mit anderen Arbeiten oder dem Anlagenzustand?“, bevor irgendetwas vorbereitet wird, und eine Schleife über „Arbeit umterminieren oder auf den anderen Schein verweisen“ zurück auf dieselbe Entscheidung, weil sich überschneidende Scheine und geteilte Freischaltungen genau das sind, wofür es diese Rolle gibt
• Die Freischaltung als eigene Phase in der Bahn des Freischaltverantwortlichen: setzen und sichern, das Tor „Freischaltung nachgewiesen und gesichert?“ mit einer Schleife zum erneuten Freischalten, danach ein eigener Datensatz, „Freischaltungen im Freischaltnachweis dokumentieren“, auf den der Schein verweist
• Zweistufige Genehmigung, bevor jemand beginnt: „Hohes Gefährdungspotenzial mit Zweitunterschrift?“ führt die schwersten Tätigkeiten über einen Erlaubnisgeber, und „Alle Schutzmaßnahmen vor Ort umgesetzt?“ wird an der Arbeitsstelle beantwortet, bevor „Befristeten Erlaubnisschein erteilen und aushängen“ folgt
• Laufende Steuerung eines erteilten Scheins statt eines abgehefteten: „Bedingungen, Umfang oder Anlagenzustand geändert?“ bietet Aussetzen, Abbrechen mit Neuplanung oder Weiterarbeiten, „Arbeit innerhalb der Gültigkeit beendet?“ erzwingt eine unterschriebene Schichtübergabe mit neuer Frist, und die Rückgabe läuft über die Wiederinbetriebnahme bis zum Abschluss

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben ein Arbeitsfreigabeverfahren neu und brauchen ein Bild davon, wer die Erlaubnispflicht prüft, wer freischaltet, wer erteilt und wer die Anlage zurücknimmt
• Erlaubnisscheine werden im Büro unterschrieben statt an der Arbeitsstelle, und Sie wollen die Prüfung vor Ort als Tor gezeichnet haben, an dem der Schein nicht vorbeikommt
• In Ihrem Erlaubnisregister stehen Tätigkeiten, die seit Wochen ausgesetzt sind, und niemand weiß sicher, welche ihrer Freischaltungen noch bestehen
• Arbeiten laufen regelmäßig über die Frist hinaus und werden mündlich durchgewinkt, sodass Schichtübergabe und neue Frist ausdrücklich geregelt und einer Rolle zugeordnet werden müssen
• Ein Auditor, ein Versicherer oder eine Behörde hat gefragt, wie gefährliche Arbeit genehmigt, gesteuert und abgeschlossen wird, und die Antwort steckt derzeit in mehreren Köpfen

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren Rollen

   Ersetzen Sie Auftraggeber / Arbeitstrupp, Arbeitsverantwortlicher, Erlaubnisscheinaussteller, Freischaltverantwortlicher und Anlagenverantwortlicher durch die Titel Ihres Verfahrens: verantwortliche Person, befähigte Person, Arbeitsleiter, Anlagenfahrer. An einem kleinen Standort hält eine Person oft mehrere davon; führen Sie Bahnen dann zusammen, statt eine Übergabe zu zeichnen, die nie stattfindet. Eine Regel bleibt in jedem Fall bestehen: Wer die Arbeit anfordert, erteilt den Schein dafür nicht.

2. Halten Sie schriftlich fest, was erlaubnispflichtig ist

   Die Eingangsentscheidung taugt nur so viel wie die Liste dahinter. Benennen Sie die Arbeitsarten, die an Ihrem Standort erlaubnispflichtig sind — etwa das Öffnen von Anlagen, Heißarbeiten, das Befahren enger Räume, Erdarbeiten, Hochspannungsschalthandlungen oder Dachzugänge — und schreiben Sie auf, was stattdessen unter der normalen Arbeitssteuerung läuft. Veröffentlichen Sie die Liste neben dem Verfahren; eine Regel, die im Ermessen des Ausstellers wohnt, liefert in jeder Schicht eine andere Antwort.

3. Legen Sie Erlaubnisscheinarten und Nachweise fest

   Fächern Sie „Erlaubnisscheinart wählen und Schutzmaßnahmen festlegen“ in die Arten auf, die Sie tatsächlich erteilen, und in die Nachweise, die daran hängen: Freischaltung, Atmosphärenmessung, Erdarbeiten, Elektro. Halten Sie fest, welche Kombinationen aufeinander verweisen müssen — eine Tätigkeit unter zwei Scheinen mit einer gemeinsamen Freischaltung ist die Stelle, an der solche Systeme meist versagen — und wer für die vom Schein verlangten Messungen befähigt ist.

4. Entscheiden Sie, was hohe Gefährdung bedeutet

   „Hohes Gefährdungspotenzial mit Zweitunterschrift?“ braucht eine schriftliche Regel statt eines Gefühls. Benennen Sie die Tätigkeiten, Stoffe, Drücke, Energien oder Bereiche, die einen Erlaubnisgeber hinzuziehen, und wer diese Rolle halten darf und wer sie bei Abwesenheit vertritt. Entscheiden Sie dann, wie viele Unterschriften der Schein wirklich braucht: Eine Unterschrift, die nichts zur Sicherheit beiträgt, erzieht Menschen dazu, ungelesen zu zeichnen.

5. Legen Sie Gültigkeit und Übergaberegel fest

   Entscheiden Sie, wie lange ein Schein laufen darf, ob er überhaupt eine Schicht überschreiten darf und wer seine Fortsetzung zeichnet. Schreiben Sie die Zahl an den Kasten, nicht in eine Richtlinie, die an der Arbeitsstelle niemand offen hat. Halten Sie danach fest, was der übernehmende Aussteller vor seiner Unterschrift erneut prüfen muss und wo laufende und ausgesetzte Scheine geführt werden, damit die kommende Schicht sie sieht, ohne zu fragen.

6. Klären Sie, was Aussetzen bei Ihnen heißt

   Ein ausgesetzter Schein ist normalerweise weiterhin gültig; seine Freischaltungen bestehen also, und die Anlage bleibt außer Betrieb. Entscheiden Sie, wer aussetzen darf, was vor der Wiederaufnahme erneut zu verifizieren ist, wie lange ein Schein ausgesetzt bleiben darf, bevor er abgebrochen und die Tätigkeit als neue Arbeit behandelt wird, und wo ausgesetzte Scheine liegen, damit sie geprüft und nicht stillschweigend vergessen werden.

7. Gehen Sie es an echten Scheinen durch

   Nehmen Sie eine Handvoll abgeschlossener Erlaubnisscheine — einen einfachen, einen ausgesetzten und einen, der über eine Schicht lief — und verfolgen Sie jeden mit den Personen durch das Diagramm, die tatsächlich unterschrieben haben. Schritte, die Menschen beschreiben, das Diagramm aber nicht zeichnet, und Schritte, die es zeichnet, die aber niemand ausführt, sind die Befunde, die vor der Veröffentlichung als Ihr Verfahren zählen.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst eine Arbeitsfreigabe?

Eine Arbeitsanforderung wird gestellt und auf Erlaubnispflicht geprüft; Arbeit ohne Erlaubnispflicht läuft unter der normalen Arbeitssteuerung weiter. Der Arbeitsverantwortliche schreibt Arbeitsanweisung und Gefährdungsbeurteilung, der Aussteller wählt Erlaubnisscheinart und Schutzmaßnahmen, und der Anlagenverantwortliche prüft auf kollidierende Arbeiten und terminiert um oder verweist auf den anderen Schein. Der Freischaltverantwortliche setzt die Freischaltungen, weist sie nach und dokumentiert sie auf einem Freischaltnachweis. Bei hohem Gefährdungspotenzial kommt die Zweitunterschrift eines Erlaubnisgebers hinzu. Der Aussteller geht dann über die Arbeitsstelle und erteilt einen befristeten Schein, der an der Arbeitsstelle und in der Warte aushängt. Der Arbeitsverantwortliche nimmt ihn an, unterweist den Arbeitstrupp und arbeitet, setzt bei geänderten Bedingungen aus und zeichnet bei Überlauf eine Schichtübergabe mit neuer Frist. Zuletzt wird die Arbeit zurückgegeben, die Freischaltungen werden aufgehoben, die Anlage geprüft und angenommen, der Schein abgeschlossen und abgelegt.

Was ist der Unterschied zwischen Erlaubnisschein und Gefährdungsbeurteilung?

Sie beantworten verschiedene Fragen, und keine ersetzt die andere. Die tätigkeitsbezogene Gefährdungsbeurteilung ermittelt die Gefährdungen einer bestimmten Arbeit und legt die Maßnahmen fest — einschließlich der Frage, ob die Arbeit überhaupt einen Schein braucht. Der Erlaubnisschein ist die Genehmigung: Er benennt eine bestimmte Tätigkeit, an einem bestimmten Ort, für einen bestimmten Zeitraum, hält die erforderlichen Schutzmaßnahmen und Freischaltungen fest und trägt die Unterschriften derer, die sie geprüft haben. Die Arbeitsanweisung steht dazwischen und beschreibt, wie die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird. Die Reihenfolge zählt, denn ein vor der Beurteilung geschriebener Schein hält Maßnahmen fest, über die niemand nachgedacht hat. Es lohnt sich, im Verfahren klar zu schreiben, dass ein erteilter Schein eine Tätigkeit nicht von sich aus sicher macht: Das tun die Menschen, die vorbereiten, beaufsichtigen und arbeiten.

Wer erteilt einen Erlaubnisschein, und wer nimmt ihn an?

Die HSE-Leitlinie für die Erdöl-, Chemie- und verwandte Industrie (HSG250) schlägt einen harmonisierten Satz von Rollentiteln vor, dem dieses Diagramm folgt. Der Auftraggeber ist die Person, die die Arbeit braucht. Der Aussteller erteilt den Schein, nachdem er sich vergewissert hat, dass Freischaltungen und Schutzmaßnahmen umgesetzt sind. Der Arbeitsverantwortliche nimmt ihn stellvertretend für den Arbeitstrupp an und leitet die Arbeit. Der Anlagenverantwortliche steuert den Bereich und weiß, was dort sonst läuft. Der Freischaltverantwortliche setzt die Freischaltungen, und wo die Gefährdung besonders hoch ist, prüft ein Erlaubnisgeber den Schein vor der Erteilung. Eine Messstelle führt die vom Schein verlangten Messungen aus. An einem kleinen Standort kann eine Person mehrere dieser Rollen zugleich halten — auch das sagt die Leitlinie —, aber niemand sollte sich selbst einen Schein erteilen.

Was passiert, wenn ein Schein ausgesetzt wird oder seine Frist überschreitet?

Aussetzen deckt eine Tätigkeit ab, die vor ihrem Ende für eine Zeit angehalten wird — wegen Generalalarm, geändertem Umfang, fehlender Ersatzteile oder eines Konflikts mit anderen Arbeiten. Entscheidend ist, dass ein ausgesetzter Schein bis zu seinem Abschluss in der Regel gültig bleibt: Seine Freischaltungen bestehen weiter, und die Anlage bleibt außer Betrieb. Ausgesetzte Scheine gehören deshalb ins Erlaubnisregister und müssen geprüft werden, denn ein wochenlang ausgesetzter Schein ist für sich genommen eine Gefahr. Läuft die Arbeit über die Frist, führt das Diagramm sie über eine Schichtübergabe: Der übernehmende Aussteller prüft die Arbeitsstelle erneut, der ankommende Arbeitstrupp wird über Gefährdungen und Maßnahmen unterwiesen, eine neue Frist wird gesetzt und der Schein zur Fortsetzung gezeichnet. Hat die Aussetzung die Tätigkeit wesentlich verändert, ist der saubere Weg, den Schein abzubrechen und die wieder aufgenommene Arbeit als neue zu behandeln.

Ist ein Erlaubnisschein gesetzlich vorgeschrieben?

Das hängt von der Rechtsordnung und von der Arbeit ab. Für die meisten Standorte lautet die Pflicht, ein sicheres Arbeitsverfahren bereitzustellen, für das ein Erlaubnisschein ein anerkanntes Mittel ist. In Großbritannien verlangen die Confined Spaces Regulations 1997, dass Arbeiten in engen Räumen unter einem sicheren Arbeitsverfahren ausgeführt werden, und HSG250 der HSE ist die anerkannte Good-Practice-Leitlinie zu Arbeitsfreigabesystemen in der Erdöl-, Chemie- und verwandten Industrie. In den Vereinigten Staaten verlangt die OSHA nach 29 CFR 1910.146 eine schriftliche Befahrerlaubnis für erlaubnispflichtige enge Räume und nach 29 CFR 1910.147 dokumentierte Verfahren zur Energiekontrolle für Lockout/Tagout, während ihre Regeln für Schweißen und Schneiden verlangen, den Bereich zu prüfen und die Schutzmaßnahmen zu genehmigen, vorzugsweise in Form eines schriftlichen Erlaubnisscheins. Prüfen Sie, was an Ihrem Standort gilt, und lassen Sie eine befähigte Person bestätigen, dass Ihr Verfahren das erfüllt; eine Vorlage kann das nicht für Sie leisten.