工作許可證流程圖（簽發、暫停、交還）
工作許可證流程圖範本：許可證篩選、風險評估、許可證類別、隔離與驗證、第二簽署、簽發張貼、暫停、交更、交還與結案。
甚麼是工作許可證流程圖（簽發、暫停、交還）流程
工作許可證是一套用來管控已被判定為潛在危險工作的正式書面流程，它既是授權制度，也同樣是一套溝通制度。觸發它的是一張針對某項設備的普通工作申請，而第一個真正的判斷是：這張申請究竟需不需要許可證。下面這張圖跟隨一張許可證，由那道篩選一直走到歸檔：工作方法說明與工作風險評估、許可證類別以及寫在證上的安全措施、區域負責人對交叉工作的檢查、隔離的實施、驗證與登記、危害足夠大時的第二簽署、簽發人在簽署之前對工作地點的巡視、帶有效期簽發並張貼在運行人員看得見處的許可證、工作本身連同它的暫停與交更路徑，以及交還、復原、註銷與存檔這一整套收尾。
這裡畫的是通用工作許可證制度，而不是某一類危害自己的許可證。動火作業、進入密閉空間、高空工作、挖掘以及高壓開關操作，各有各的安全措施、各自的測試，通常還有各自的證明書，每一類都值得單獨畫一張圖；這張圖是它們共同掛靠的框架，所以許可證類別是被選定的而不是被假設的，隔離證明書亦被畫成一份由許可證互相引註的獨立紀錄。它同樣停在工作本身的邊界上：工作方法說明、吊運計劃和工作自身的品質檢查，屬於提出這張申請的保養流程或項目流程，而記錄在辦與暫停許可證的登記冊，位置在圖的旁邊而不是圖的裡面。請把整張圖當作起點，再按你們自己的書面程序、所在地適用的法例以及一位合資格人士的檢視去調整。圖則本身不授權任何事，簽發一張許可證亦不會令工作本身變得安全。
四個判斷撐起這套流程。「這項工作是否需要工作許可證？」把守着入口，而它在兩個方向上都要緊：本該辦許可證的工作若無保護地開工固然危險，但樣樣都辦許可證，在辦許可證的數量又會超出任何人監督得來的範圍。「是否與其他工作或設備狀態有衝突？」放在區域負責人泳道，因為只有這個角色能一次看清某個劃定區域內全部在辦的事情，而它存在的意義，正是攔住一張許可證下的工作令另一張許可證下的工作變得危險。「工作地點的安全措施是否全部到位？」歸簽發負責人，並被刻意排在準備之後、簽發之前，因為一張在控制室內簽下的許可證，剛好跳過了那道把文件對照現場的檢查。而「情況、範圍或設備狀態是否有變？」歸站在工作地點的工作負責人：他最先看到轉變，圖亦因此給了他一條暫停路徑和一條取消重新策劃的路徑，而不是只能在硬着頭皮做下去與索性放棄之間二選一。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道（申請人 / 工作隊、工作負責人、簽發負責人、隔離負責人與區域負責人）橫跨六個階段：申請與篩選、策劃與訂明、隔離與準備、審批與簽發、許可證下工作，以及交還與結案
- 頂端的篩選判斷「這項工作是否需要工作許可證？」，令這張圖承載大部分程序都留着不寫的那個判斷：哪些工作受許可證管控、哪些不受，其餘一律走「按常規工作管控執行」這個出口
- 在動手準備任何事情之前，區域負責人先做「是否與其他工作或設備狀態有衝突？」這道檢查，並有一條經「調整工作時間或與另一張許可證互相引註」回到同一判斷的迴路，因為互相牽扯的許可證與共用的隔離，正是這個角色存在的意義
- 隔離在隔離負責人泳道裡自成一個階段：實施並鎖定，經過「隔離是否已驗證並鎖好？」這道關卡和一條重新隔離的迴路，再落到一份由許可證互相引註的獨立紀錄「在隔離證明書上登記隔離點」
- 開工之前的兩級授權：「是否屬於需要第二簽署的高危工作？」把最難的工作送去許可證審批人，而「工作地點的安全措施是否全部到位？」必須在現場回答，之後才輪到「簽發限時許可證並張貼副本」
- 對一張已簽發的許可證做即時管控，而不是把它歸進檔案：「情況、範圍或設備狀態是否有變？」給出暫停、取消重新策劃或繼續三條路，「工作是否在許可證有效期內完成？」強制走一次帶新有效期的簽署交更，交還則一路經過復原直到結案
何時使用本範本
- 你們正在編寫或改寫工作許可證程序，需要用一張圖說清楚誰篩選、誰隔離、誰簽發、誰把設備接收回來
- 許可證是在辦公室簽的而不是在工作地點簽的，你們想把現場檢查畫成一道許可證繞不過去的關卡
- 許可證登記冊上掛着暫停了好幾星期的工作，沒有人說得準它們的隔離哪些仍然在位
- 工作經常超出許可證有效期，靠口頭一句話就繼續做下去，所以交更和新的有效期需要寫明並落到具體角色身上
- 審核員、保險公司或監管機構問起危險工作是如何授權、管控和結案的，而答案眼下只裝在好幾個人的腦裡
運作方式
把泳道改成你們自己的角色
把申請人 / 工作隊、工作負責人、簽發負責人、隔離負責人與區域負責人，換成你們程序裡實際使用的稱謂：負責人、獲授權人、工作主管、區域操作員。在細小的場地，一個人往往同時兼任其中幾個角色，那就把泳道合併，而不要畫一次根本不會發生的交接。無論怎樣合併，有一條規矩必須保住：提出工作的人，不簽發這項工作的許可證。
把需要許可證的工作寫低
篩選判斷的水平，取決於它背後那份清單。寫明在你們場地受許可證管控的工作類別，例如打開盛載危險物質的系統、動火作業、進入密閉空間、挖掘、高壓開關操作或上天台，同時寫明哪些改走常規工作管控。把清單公布在程序旁邊；一條只活在簽發人心裡的規矩，每一更都會給出不同的答案。
訂定許可證類別及其證明書
把「選定許可證類別並訂明安全措施」展開成你們真正簽發的那些類別，以及掛在它們下面的證明書：隔離、氣體測試、挖掘、電氣。寫清楚哪些組合必須互相引註，因為一項工作掛在兩張許可證下、卻共用一套隔離，正是這類制度最常失效的地方；同時寫明許可證要求的任何測試由誰做才算合資格。
決定甚麼才算高危工作
「是否屬於需要第二簽署的高危工作？」需要一條成文規矩，而不是一種感覺。寫明哪些任務、物料、壓力、能量或區域會把許可證審批人牽涉進來，寫明誰可以擔任這個角色、他不在場時由誰署理。然後再決定這張許可證究竟需要幾個簽署：一個對工作安全毫無增益的簽署，只會訓練人們不看就簽。
寫明有效期與交更規則
決定一張許可證在失效之前最長可以維持多久、是否容許跨更，以及由誰簽署才可以繼續。把這個數字寫在方格上，而不是寫進一份沒有人會在工作地點翻開的政策。之後寫明接更的簽發負責人在簽署之前必須重新核對甚麼，以及在辦與暫停的許可證記錄在哪裡，好讓接更的人不必開口問就看得到。
講清楚暫停在你們這裡的意思
被暫停的許可證通常仍然有效，也就是說它的隔離仍然在位、設備仍然停用。請決定誰有權暫停、復工之前必須重新確認甚麼、一張許可證最多可以暫停多久就必須取消並把工作當作新工作重辦，以及暫停的許可證存放在哪裡，好讓它們被定期檢視而不是被靜靜地遺忘。
拿真實許可證行一次
找出幾份已結案的許可證，一份順利完成的、一份被暫停過的、一份跨了更的，和當初真正簽過署的人一起，把每一份都在圖上行一次。人們講得出、圖上卻沒有畫的步驟，以及圖上畫了、卻沒有人真的去做的步驟，就是在把它發布為你們的程序之前最值得處理的發現。
常見問題
工作許可證流程包括哪些步驟？
先提出工作申請並做篩選；不需要許可證的工作按常規工作管控繼續執行。工作負責人編寫工作方法說明與風險評估，簽發負責人選定許可證類別與安全措施，區域負責人檢查是否與其他工作有衝突，並據此調整工作時間或與另一張許可證互相引註。隔離負責人實施並驗證隔離，把隔離點登記在隔離證明書上。高危工作還要加上許可證審批人的第二簽署。之後簽發負責人到工作地點行一次，簽發一張限時許可證，在工作點和控制室各張貼一份。工作負責人接受許可證、向工作人員簡介然後開工，情況有變時暫停，工作超時時簽署交更並訂定新的有效期。最後交還工作、拆除隔離、測試設備並接收其重新投入運作，再註銷許可證並歸檔。
工作許可證同風險評估有甚麼分別？
兩者回答的是不同的問題，誰也代替不了誰。工作風險評估識別某一項具體工作的危害並訂定管控措施，其中就包括這項工作究竟需不需要許可證。而許可證是授權本身：它指名一項具體工作、一個具體地點、一段具體時間，記錄必須落實的安全措施與隔離，並帶有核實過這些內容的人的簽署。工作方法說明處於兩者之間，描述這項工作實際打算怎樣做。次序很重要，因為在評估之前就寫好的許可證，記錄下來的往往是沒有人認真想過的措施。程序裡值得把話說白：簽發一張許可證並不會令工作本身變得安全，安全來自準備、監督和執行這項工作的人。
工作許可證由誰簽發，又由誰接受？
英國 HSE 為石油、化工及相關工業編寫的指引（HSG250）提出了一套統一的角色稱謂，本圖沿用了它。申請人是需要這項工作的人。簽發負責人在確信隔離與安全措施都已落實之後簽發許可證。工作負責人代表工作人員接受許可證，並負責這項工作。區域負責人管控工作地點，清楚那裡還在進行甚麼。隔離負責人實施隔離；在危害特別高的情況下，還要由許可證審批人在簽發之前覆核許可證。現場測試人員負責許可證要求的各項測試。在細小的場地，一個人可能同時兼任其中幾個角色，指引本身亦這樣寫，但任何人都不應為自己簽發許可證。
許可證被暫停或者超出有效期會怎樣？
暫停針對的是尚未完成、但中途停下一段時間的工作，原因可能是全廠警報、範圍變更、零件短缺或與其他工作有衝突。要緊的一點是：被暫停的許可證在註銷之前通常仍然有效，因此它的隔離仍然在位，設備仍然停用。也正因如此，暫停的許可證必須留在許可證登記冊上並接受檢視——一張暫停了幾星期的許可證，本身就是一處危害。如果工作超出有效期，圖會把它引向一次交更：接更的簽發負責人重新核對現場，向接更的工作人員講解危害與安全措施，訂定新的有效期，並簽署繼續。若暫停期間工作已經出現實質改變，更乾淨的做法是取消這張許可證，把復工的工作當作新工作重新辦理。
工作許可證是否法律規定？
這取決於司法管轄區和工作本身。對大部分場地而言，法定責任是提供安全的工作制度，而許可證是獲認可的其中一種做法。在英國，《1997年密閉空間規例》要求密閉空間內的工作必須在安全工作制度下進行，而 HSE 的 HSG250 則是石油、化工及相關工業中工作許可證制度公認的良好作業指引。在美國，OSHA 依據 29 CFR 1910.146 要求對需要許可證的密閉空間發出書面進入許可證，依據 29 CFR 1910.147 要求上鎖掛牌具備成文的能量控制程序；其焊接與切割規定則要求檢查該區域並授權相關安全措施，而且最好採用書面許可證的形式。請核對你們所在地實際適用的規定，並請一位合資格人士確認你們的程序符合要求；這一點範本替你們做不到。