Flussdiagramm Dokumentenlenkung: Erstellung, Freigabe, Ausgabe

Was ist flussdiagramm dokumentenlenkung: erstellung, freigabe, ausgabe?

Dokumentenlenkung ist die Art und Weise, wie eine Organisation die Dokumente, die ihre Arbeit vorgeben, richtig, aktuell und an einer Stelle hält. Sie umfasst den vollständigen Lebenszyklus: Jemand erkennt einen Bedarf oder beantragt eine Änderung, ein Autor erstellt den Entwurf, ein fachlich kompetenter Prüfer prüft ihn, ein benannter Freigeber gibt ihn zur Anwendung frei, der Dokumentenbeauftragte gibt ihn mit Versionsnummer und Gültigkeitsdatum aus, überholte Exemplare werden aus dem Umlauf gezogen, und zum festgelegten Termin kommt das Dokument zur Überprüfung zurück. ISO 9001:2015 Abschnitt 7.5 legt fest, was gelenkt werden muss (Prüfung und Freigabe vor der Ausgabe, Verteilung und Zugriff, Versionslenkung sowie Aufbewahrung und Verfügung), schreibt aber kein Verfahren vor. Dieses Diagramm ist ein praktikables Verfahren, das diese Anforderungen erfüllt.

Die meisten Fehler in der Dokumentenlenkung sind Verteilungsfehler, keine Redaktionsfehler. Die freigegebene Version existiert und ist korrekt, aber die vorherige Revision klebt noch an der Maschine, steckt noch in der Einarbeitungsmappe oder ist noch immer der erste Treffer in der Intranetsuche. Zwei Schritte verhindern das, und beide stehen hier als eigene Kästen im Diagramm: der Einzug überholter Exemplare zum Zeitpunkt der Ausgabe und eine Bestätigung, die festhält, wer die neue Version zur Kenntnis genommen hat. Beide erzeugen Nachweise, und genau danach fragt ein Auditor eigentlich, wenn er wissen will, woher Sie wissen, dass nach der gültigen Revision gearbeitet wird.

Der Teil, den Teams am häufigsten auslassen, ist die turnusmäßige Überprüfung. Ein gelenktes Dokument, das seit sechs Jahren niemand angesehen hat, ist kein Steuerungsmittel mehr, sondern ein Risiko: Es beschreibt einen Prozess, der sich seither geändert hat, und widerspricht stillschweigend dem, was die Leute tatsächlich tun. Die Entscheidung „Dokument weiterhin gültig?“ erzwingt einen von drei ausdrücklichen Ausgängen, damit kein Dokument mit unbekanntem Status im Verzeichnis stehen bleibt: Entweder wird die Überprüfung dokumentiert und ein nächster Termin gesetzt, oder das Dokument geht als Überarbeitung erneut durch denselben Änderungsantrag, oder es wird außer Kraft gesetzt und eingezogen.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Swimlanes für die Rollen, die die Arbeit wirklich verantworten (Autor, Prüfer, Freigeber, Dokumentenbeauftragter und Anwender) über fünf Phasen: Antrag, Entwurf und Prüfung, Freigabe, Ausgabe und Veröffentlichung sowie Anwendung und Überprüfung
• Aufnahme und Erstellung: Ein Bedarf oder eine Änderung wird erkannt, als Dokumentenänderungsantrag mit Inhalt und Begründung erfasst und anschließend vom Autor erstellt oder überarbeitet, neue Dokumente und Revisionen laufen damit über einen Weg statt über zwei
• Die Kommentarschleife: Die fachliche Prüfung mündet in die Entscheidung „Offene Kommentare?“, die den Entwurf zur Anpassung an den Autor und danach zur erneuten Prüfung zurückschickt und ihn erst zur Freigabe weiterreicht, wenn nichts mehr offen ist
• Die formale Freigabe: Der Freigeber prüft den Entwurf auf Eignung, danach reicht die Entscheidung „Zur Ausgabe freigeben?“ ihn entweder an den Dokumentenbeauftragten weiter oder gibt ihn abgelehnt in dieselbe Anpassungs- und Prüfschleife zurück, statt den Antrag zu beenden
• Ausgabe und Veröffentlichung in der Bahn des Dokumentenbeauftragten: Version und Gültigkeitsdatum vergeben, das Dokumentenverzeichnis aktualisieren, am gelenkten Ablageort veröffentlichen und anschließend überholte Exemplare aus dem Umlauf ziehen, einschließlich der Papierausdrucke am Arbeitsplatz
• Einführung und Prüfzyklus: Die Entscheidung „Schulung zur Änderung nötig?“ führt die Anwender entweder in eine Schulung oder in eine Lese- und Kenntnisbestätigung, und die turnusmäßige Überprüfung mündet in die Entscheidung „Dokument weiterhin gültig?“ mit drei Zweigen: beibehalten und nächsten Termin dokumentieren, über einen neuen Änderungsantrag überarbeiten, oder außer Kraft setzen und einziehen

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben oder überarbeiten ein Verfahren zur Dokumentenlenkung für ein Qualitäts- oder Informationssicherheits-Managementsystem und wollen eine Struktur, die Prüfung, Freigabe, Ausgabe, Einzug und turnusmäßige Überprüfung bereits abdeckt
• Überholte Versionen tauchen immer wieder in der Anwendung auf, und Sie müssen zeigen, wo der Einzug stattfindet, wer dafür verantwortlich ist und welche Verteilstellen geprüft werden müssen
• Freigaben erfolgen per E-Mail, und niemand kann rekonstruieren, wer die aktuell gültige Version autorisiert hat und ab wann sie gilt
• Sie verlagern die Dokumentenlenkung vom gemeinsamen Laufwerk in ein System und wollen den Prozess abgestimmt haben, bevor Sie Workflows, Berechtigungen und Prüferinnerungen konfigurieren
• Eine neue Qualitätsmanagerin, ein neuer Dokumentenbeauftragter oder ein neuer Prozesseigner soll den gesamten Lebenszyklus sehen, einschließlich dessen, was bei fälliger Überprüfung passiert

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren realen Rollen

   Ersetzen Sie Autor, Prüfer, Freigeber, Dokumentenbeauftragter und Anwender durch die Rollen, die es bei Ihnen wirklich gibt, und benennen Sie sie nach Rolle statt nach Person, damit das Diagramm Weggänge und Umstrukturierungen übersteht. Ist Ihre Qualitätsmanagerin zugleich Prüferin und Dokumentenbeauftragte, führen Sie diese Bahnen zusammen, statt eine Trennung vorzutäuschen. Sind fachliche und regulatorische Prüfung tatsächlich verschiedene Personen, teilen Sie die Prüferbahn auf.

2. Definieren Sie, was als gelenktes Dokument gilt

   Schreiben Sie den Geltungsbereich neben den Prozessstart. Richtlinien, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Formulare und Vorlagen werden üblicherweise gelenkt; ausgefüllte Formulare sind Aufzeichnungen und werden aufbewahrt und vor Veränderung geschützt statt überarbeitet. Legen Sie außerdem fest, wie Sie mit Dokumenten externer Herkunft umgehen (Normen, Lieferantenhandbücher), denn diese werden gekennzeichnet und gelenkt, aber nicht von Ihnen verfasst.

3. Legen Sie Ihre Regeln für Version und Gültigkeitsdatum fest

   Fixieren Sie am Schritt „Version und Gültigkeitsdatum vergeben“ ein Nummernschema und bleiben Sie dabei, zum Beispiel ganze Zahlen für ausgegebene Versionen und Dezimalstellen für Entwürfe. Entscheiden Sie, wie viel Vorlauf das Gültigkeitsdatum braucht, damit Schulungen laufen und alte Exemplare eingezogen werden können, und halten Sie fest, was auf jeder Seite stehen muss: Dokumentennummer, Version, Gültigkeitsdatum und Rolle des Freigebers.

4. Benennen Sie den gelenkten Ablageort und die Einzugsstellen

   Dokumentenlenkung funktioniert nur, wenn es einen Ort gibt, an dem die gültige Version lebt. Halten Sie diesen Ort fest und listen Sie danach jede Stelle auf, an der eine alte Version überleben könnte: Aushänge, Maschinenarbeitsplätze, gemeinsame Laufwerke, Intranetseiten, Einarbeitungsmappen, Lieferanten- und Kundenexemplare. Erst diese Liste macht den Schritt „Überholte Exemplare aus dem Umlauf ziehen“ ausführbar statt bloß gut gemeint.

5. Entscheiden Sie, wann geschult wird und welchen Nachweis Sie behalten

   Legen Sie die Regel hinter der Schulungsentscheidung fest. Eine korrigierte Formulierung braucht meist gar nichts; die Änderung eines sicherheitskritischen oder regulierten Schritts braucht in der Regel eine Schulung mit Teilnahmenachweis. Alles dazwischen ist üblicherweise eine Lese- und Kenntnisbestätigung. Entscheiden Sie, wo diese Bestätigung abgelegt wird: Sie ist der Nachweis, dass nach der gültigen Revision gearbeitet wird.

6. Setzen Sie Prüfintervalle nach Risiko und geben Sie jedem Dokument einen Eigner

   Ein einheitliches Intervall überlastet entweder den Dokumentenbeauftragten oder lässt kritische Dokumente veralten. Setzen Sie das Intervall nach Risiko, etwa jährlich für sicherheitskritische Arbeitsanweisungen und alle zwei bis drei Jahre für unterstützende Richtlinien, und ergänzen Sie ereignisbezogene Auslöser für Vorfälle, Auditfeststellungen und Prozessänderungen. Dokumentieren Sie das Ergebnis auch dann, wenn sich nichts ändert: Ein geprüftes, unverändertes Dokument ist gelenkt, ein ungeprüftes nicht.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Dokumentenlenkung?

Dokumentenlenkung ist das Verfahren, das den Lebenszyklus derjenigen Dokumente regelt, die vorgeben, wie gearbeitet wird: wie ein neues Dokument oder eine Änderung beantragt wird, wer es erstellt, wer es prüft, wer es zur Anwendung freigibt, wie es mit Versionsnummer und Gültigkeitsdatum ausgegeben wird, wie überholte Exemplare aus dem Umlauf verschwinden und wie es in Intervallen überprüft wird, bis es entweder überarbeitet oder außer Kraft gesetzt wird. Es geht dabei nicht um Papierarbeit, sondern darum, dass jede Person die gültige Version findet und niemand versehentlich einer alten folgen kann.

Werden wir mit diesem Flussdiagramm ISO-9001-konform?

Kein Diagramm bewirkt das für sich genommen, aber dieses bildet ab, was Abschnitt 7.5 verlangt. ISO 9001:2015 fordert, dass dokumentierte Information vor der Ausgabe auf Eignung und Angemessenheit geprüft und freigegeben wird, dass sie gekennzeichnet und beschrieben ist, dort verfügbar und geeignet ist, wo sie benötigt wird, dass Verteilung und Zugriff gelenkt sind, dass Versionen gelenkt werden und dass Regeln zu Aufbewahrung und Verfügung bestehen. Das Diagramm setzt zu jedem dieser Punkte einen Schritt oder eine Entscheidung. Beachten Sie: Die Ausgabe 2015 hat die frühere Forderung nach einem dokumentierten Verfahren zur Lenkung von Dokumenten gestrichen. Ein schriftliches Verfahren ist also nicht per se verpflichtend, die Lenkung selbst müssen Sie aber weiterhin nachweisen. Geprüft wird der Nachweis an jedem Schritt, nicht das Flussdiagramm.

Wie oft sollten gelenkte Dokumente überprüft werden?

ISO 9001 setzt kein Intervall fest, Sie müssen es also selbst begründen. Setzen Sie es nach Risiko: jährlich für Dokumente zu sicherheitskritischen, regulierten oder personell stark wechselnden Tätigkeiten, alle zwei bis drei Jahre für unterstützende Richtlinien, die sich selten ändern. Manche Regelwerke sind strenger: ISO/IEC 27001 erwartet etwa, dass Richtlinien in geplanten Abständen und nach wesentlichen Änderungen überprüft werden. Ergänzen Sie den Kalender um ereignisbezogene Auslöser, denn ein Vorfall, eine Auditfeststellung oder eine Prozessänderung ist ein besserer Anlass zur Überprüfung als ein Datum.

Was ist der Unterschied zwischen einem gelenkten Dokument und einer Aufzeichnung?

Ein gelenktes Dokument sagt den Leuten, was zu tun ist, und soll sich ändern: Es wird überarbeitet, in neuer Version ausgegeben, und die alte Version wird eingezogen. Eine Aufzeichnung ist der Nachweis, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt etwas geschehen ist (eine ausgefüllte Checkliste, ein Schulungsnachweis, eine unterschriebene Freigabe) und wird aufbewahrt und vor Veränderung geschützt statt überarbeitet. Beide werden unterschiedlich verwaltet, und ihre Vermischung ist eine häufige Verwechslungsquelle: Versionslenkung gehört zu Dokumenten, Aufbewahrungsfristen zu Aufzeichnungen. Dieser Prozess erzeugt beides, denn die Einträge im Verzeichnis und die Kenntnisbestätigungen sind selbst Aufzeichnungen.

Was, wenn ich nur die Versionskontrolle brauche und nicht den vollständigen Prozess der Dokumentenlenkung?

Dieses Diagramm zeigt den umfassenderen Lebenszyklus: Antrag, Entwurf, Prüfung, Freigabe, Ausgabe und turnusmäßige Überprüfung über fünf Bahnen. Brauchen Sie nur das Nummernschema für Versionen selbst, ist /de/templates/versionskontrolle-dokumente-vorlage ein engeres Diagramm, das sich allein darum dreht. Brauchen Sie stattdessen ein Protokoll dessen, was sich zwischen Versionen geändert hat, statt des Lebenszyklus darum herum, deckt /de/templates/dokumenten-aenderungsprotokoll-vorlage das ab. Beginnen Sie mit dieser Seite, wenn Sie das gesamte Verfahren schreiben, und wechseln Sie zu einer der beiden anderen, sobald der breitere Prozess abgestimmt ist und nur noch die Versionskontrolle oder das Änderungsprotokoll fehlt.