مخطط انسيابي لعملية ضبط الوثائق

كيف تعمل

1. أعد تسمية المسارات لأدوارك الحقيقية

   استبدل معدّ الوثيقة والمراجع والمعتمِد ومسؤول ضبط الوثائق والمستخدمين بالأدوار الموجودة لديك فعلاً، وسمِّها بالدور لا بالشخص كي يصمد المخطط أمام مغادرة الموظفين وإعادة الهيكلة. وإن كان مدير الجودة لديك هو المراجع ومسؤول ضبط الوثائق معاً، فادمج المسارين بدل التظاهر بأنهما منفصلان. وإن كانت المراجعة الفنية والمراجعة التنظيمية لشخصين مختلفين حقاً، فقسّم مسار المراجع.

2. عرّف ما الذي يُعدّ وثيقة مضبوطة

   اكتب النطاق بجوار بداية العملية. السياسات والإجراءات وتعليمات العمل والنماذج والقوالب تُضبط عادةً، أما النماذج المعبّأة فهي سجلات تُحفظ وتُحمى من التعديل بدل أن تُنقّح. وقرّر كيف تتعامل مع الوثائق ذات المصدر الخارجي كالمواصفات وأدلة المورّدين، فهي تُعرَّف وتُضبط لكنك لست من أعدّها.

3. حدّد قواعد ترقيم النسخ وتاريخ السريان

   عند خطوة «تحديد رقم النسخة وتاريخ السريان» ثبّت نظام ترقيم والتزم به، مثلاً أرقام صحيحة للنسخ الصادرة وأرقام عشرية للمسودات. وقرّر كم من المهلة يحتاج تاريخ السريان كي يجري التدريب وتُسحب النسخ القديمة، وحدّد ما يجب أن يظهر على كل صفحة: رقم الوثيقة ورقم النسخة وتاريخ السريان ودور المعتمِد.

4. سمِّ الموقع المضبوط ونقاط السحب

   لا يعمل ضبط الوثائق إلا إذا وُجد مكان واحد تعيش فيه النسخة السارية. سجّل أين هو، ثم اسرد كل مكان قد تبقى فيه نسخة قديمة: لوحات الإعلانات، محطات الآلات، الأقراص المشتركة، صفحات الشبكة الداخلية، حقائب التعريف، نسخ المورّدين والعملاء. تلك القائمة هي ما يجعل خطوة «سحب النسخ الملغاة من التداول» قابلة للتنفيذ لا مجرد نية.

5. قرّر متى يلزم التدريب وما الدليل الذي تحتفظ به

   ضع القاعدة خلف قرار التدريب. تصحيح مطبعي لا يحتاج شيئاً عادةً، وتغيير في خطوة حرجة للسلامة أو خاضعة للتنظيم يحتاج تدريباً بحضور مسجّل. وما بينهما يكون عادةً قراءة وإقراراً. وقرّر أين يُحفظ ذلك الإقرار، لأنه الدليل على أن الناس يعملون بالتنقيح الساري.

6. حدّد دورية المراجعة حسب المخاطر وامنح كل وثيقة مالكاً

   دورية واحدة شاملة إما تُثقل مسؤول ضبط الوثائق أو تترك الوثائق الحرجة متقادمة. حدّد الدورية حسب المخاطر، مثلاً سنوياً لتعليمات العمل الحرجة للسلامة وكل سنتين أو ثلاث للسياسات المساندة، وأضف محفّزات حدثية للحوادث وملاحظات التدقيق وتغيّرات العمليات. وسجّل النتيجة حتى حين لا يتغيّر شيء؛ فالوثيقة المراجَعة دون تغيير مضبوطة، وغير المراجَعة ليست كذلك.

الأسئلة الشائعة

ما هي عملية ضبط الوثائق؟

هي الإجراء الذي يحكم دورة حياة الوثائق التي توجّه طريقة أداء العمل: كيف يُطلب مستند جديد أو تغيير، ومن يصوغه، ومن يراجعه، ومن يعتمده للاستخدام، وكيف يصدر برقم نسخة وتاريخ سريان، وكيف تُزال النسخ الملغاة من التداول، وكيف يُراجع على فترات حتى يُنقَّح أو يُلغى. والغاية ليست الأوراق، بل أن يجد كل من يؤدي العمل النسخة السارية وألا يتبع أحد نسخة قديمة عن غير قصد.

هل يجعلنا هذا المخطط مطابقين لـ ISO 9001؟

لا مخطط يفعل ذلك بمفرده، لكنه ينعكس على ما يطلبه البند 7.5. يشترط ISO 9001:2015 مراجعة المعلومات الموثقة واعتمادها من حيث الملاءمة والكفاية قبل الإصدار، وتعريفها ووصفها، وإتاحتها وصلاحيتها للاستخدام حيث تلزم، وضبط توزيعها والوصول إليها، وضبط نسخها، وشمولها بقواعد الاحتفاظ والتخلص. ويضع هذا المخطط خطوة أو قراراً مقابل كل بند من ذلك. ولاحظ أن نسخة 2015 ألغت اشتراط 2008 بوجود إجراء موثّق لضبط الوثائق، فالإجراء المكتوب ليس إلزامياً بذاته، لكن عليك إثبات الضبط. وما يختبره المدقّق هو الدليل عند كل خطوة، لا المخطط.

كم مرة ينبغي مراجعة الوثائق المضبوطة؟

لا يحدد ISO 9001 دورية، فالقرار لك مع وجوب تبريره. حدّده حسب المخاطر: سنوياً للوثائق التي تغطي أنشطة حرجة للسلامة أو خاضعة للتنظيم أو كثيرة التغيّر، وكل سنتين أو ثلاث للسياسات المساندة التي نادراً ما تتغيّر. وبعض الأطر أكثر صرامة، فمثلاً يتوقع ISO/IEC 27001 مراجعة السياسات على فترات مخطط لها وبعد أي تغيير جوهري. وأضف محفّزات حدثية إلى جانب التقويم، فالحادثة أو ملاحظة التدقيق أو تغيّر العملية سبب للمراجعة أوجه من مجرد حلول تاريخ.

ما الفرق بين الوثيقة المضبوطة والسجل؟

الوثيقة المضبوطة تخبر الناس بما يفعلون ويُتوقع أن تتغيّر: تُنقَّح وتصدر بنسخة جديدة وتُسحب النسخة القديمة. أما السجل فهو دليل على وقوع شيء في لحظة بعينها، كقائمة تحقق معبّأة أو سجل تدريب أو اعتماد موقّع، ويُحفظ ويُحمى من التعديل بدل أن يُنقَّح. وهما يُداران بطريقتين مختلفتين، والخلط بينهما سبب شائع للارتباك: ضبط النسخ يخصّ الوثائق، وجداول الاحتفاظ تخصّ السجلات. وهذه العملية تنتج النوعين معاً، لأن قيود السجل الرئيسي والإقرارات التي تولّدها هي نفسها سجلات.