كيفية إعداد توثيق العمليات للتدقيق
أعدّ توثيق العمليات للتدقيق بالتحقق من أن كل خريطة تسمّي مالكاً ونسخة معتمدة حالية والسجل الذي يثبت اتباعها. شاهد عملية CAPA مطبَّقة في QueryChart.
لا يقرأ المدقّقون خرائط عملياتك بحثاً عن الشكل. إنهم يختبرون هل كل خريطة حديثة ولها مالك ومعتمدة ومسنودة بسجلات، فأعدّ التوثيق وفق هذه الأسئلة الأربعة.
باختصار
- يسحب المدقّقون سجلاً ثم يعودون إلى الإجراء، فأعدّ المسار لا المجلّد.
- ينبغي أن تُظهر كل خريطة مالكاً لكل خطوة، ونسخة حالية معتمدة، ومخرجات مسمّاة للقرارات.
- سمِّ السجل الذي تنتجه كل خطوة؛ فالخطوة بلا سجل لا يمكن إثباتها.
- ابحث عن مسار العودة: الإجراء التصحيحي الذي لا يُتحقَّق منه هو الملاحظة المعتادة.
استعدّ للأسئلة، لا للمجلّد
معظم الاستعداد للتدقيق ترتيب: تجميع الإجراءات، ومراجعة التواريخ، وطباعة ما يُطلب. ويفشل ذلك عند أول سجل يُسحب كعيّنة، لأن المدقّق يبدأ من العمل ثم يعود إلى الوثيقة، لا العكس. يختار إجراءً تصحيحياً من الربع الماضي ويسأل: أي إجراء حكمه، ومن اعتمد تلك النسخة، وأين الدليل.
فاستعدّ على ذلك المسار. لكل عملية داخل النطاق، تأكد أن الخريطة تُظهر من ينفّذ كل خطوة، وأن النسخة المعروضة هي المعتمدة، وأن لكل قرار مخرجات مسمّاة، وأن كل خطوة تنشئ سجلاً تذكر أي سجل. وخريطة لا تجيب عن هذه النقاط الأربع سيدور عنها الحديث في الاجتماع الختامي أياً كان تخطيطها.
المثال أدناه عملية CAPA، وهي هدف مفضّل لسحب العيّنات لأنها تعبر المالكين والقرارات والسجلات. وهي مبنية في أربع مراحل، تضيف كل واحدة منها شيئاً سيختبره المدقّق: المُحفِّز وقيده في السجل، والسبب الجذري لا العَرَض، والاعتماد قبل التنفيذ، والتحقق من أن الإصلاح نجح.
عملية CAPA مبنية على مسار التدقيق
تتبّع الأمور الأربعة التي يختبرها المدقّق: تسجيل المُحفِّز، وإيجاد السبب الجذري، واعتماد الإجراء، والتحقق من الإصلاح.
المُحفِّز مسجَّل
يفتتح المخطط بمشكلة مرصودة ويسجّلها في سجل CAPA قبل أي شيء آخر. والمدقّق الذي يسحب حالة CAPA يبدأ من ذلك القيد، ولهذا يسبق صفُّ التسجيل التحقيقَ، و«هل يلزم CAPA كامل؟» قرار بمخرجات مسمّاة وبـ«لا» موثَّقة.
السبب الجذري لا العَرَض
يُعيَّن محقق بموعد استحقاق، وتُجمع الأدلة، و«هل تم تحديد السبب الجذري؟» يعيد «لا» لتوسيع النطاق. وخط العودة هذا هو ما يريه للمدقّق: أن العملية لا تتوقف عند أول إجابة معقولة.
الاعتماد قبل التنفيذ
تُعدّ الخطة ويُضاف إجراء وقائي للعمليات المشابهة، و«اعتماد الخطة والموارد؟» يتحكم بالعمل. وفرع «تعديل» يعود إلى إعداد الخطة، فللخطة المرفوضة مسار موثَّق لا إعادة تقديم صامتة.
يُتحقَّق منه وإلا فلا إغلاق
تُحدَّث الوثائق ويُعاد تدريب الموظفين قبل التحقق من الفاعلية، و«هل كانت الإجراءات فعّالة؟» يعيد «لا» إلى تحديد السبب الجذري. فالإغلاق يتبع التحقق، وعليه تدور معظم ملاحظات الإجراءات التصحيحية.
كيف تعمل
اسرد العمليات داخل النطاق مع مالك كل منها
دوّن كل عملية سيمسّها التدقيق وسمِّ مالكاً واحداً لكل منها. العملية بلا مالك ليس لها من يجيب المدقّق، وهي أول فجوة يجدها.
تأكد أن كل خريطة تُظهر من ينفّذ كل خطوة
افتح كل مخطط وتأكد أن كل خطوة تقع في دور أو مسار مسمّى. في QueryChart يحمل عمود «المسار الرأسي» الدور، فيظهر المالك الناقص كخطوة خارج كل المسارات.
تأكد أن النسخة المعروضة هي المعتمدة
قارن النسخة المعروضة بسجل الاعتماد. والمخطط المعتمد الذي عُدّل بعد ذلك لم يعد النسخة المعتمدة، وينبغي أن يُظهر السجل متى ومن عدّله.
امنح كل قرار مخرجات مسمّاة
يحتاج كل قرار إلى فرعين مسمّيين أو أكثر، تُدخَل في «نص الخط» بالترتيب نفسه في «الوصل إلى». والفرع بلا اسم لا يمكن تتبّعه من الصفحة.
سمِّ السجل عند كل خطوة تنتج سجلاً
أضف السجل إلى نص الخطوة أو ملاحظاتها: قيد السجل، والخطة الموقَّعة، وتقرير التحقق. إن لم تستطع تسمية السجل، فلا يمكن أن يُعرض على المدقّق.
تتبّع سجلاً حقيقياً واحداً إلى الوراء
خذ إجراءً تصحيحياً حديثاً وسِر به من الدليل إلى الخريطة كما سيفعل المدقّق. أصلح ما لا تستطيع تتبّعه قبل التدقيق لا أثناءه.
أخطاء ينبغي تجنّبها
إعداد المجلّد لا المسار
مجموعة كاملة من الإجراءات تثبت أن الوثائق موجودة. أما المدقّق فيختبر هل اتّبعها العمل، فأعدّ الطريق من السجل المسحوب إلى الخريطة.
خريطة تُظهر المسار المثالي فقط
إن غاب الإخفاق وإعادة العمل والرفض، فالمخطط يصف حالة مثالية والسجلات تصف الباقي. ارسم مسارات العودة، ففيها الملاحظات.
تعديل مخطط معتمد قبل التدقيق بأسبوع
التنظيف في اللحظة الأخيرة ينشئ نسخة لم يعتمدها أحد. أجرِ التغيير عبر المراجعة، أو اتركه ودوّنه كتحسين معروف.
افتح مثال CAPA كمخطط خاص بك
افتح عملية CAPA كمخطط خاص بك، وسمِّ مالك كل خطوة، وأضف السجل الذي تنتجه كل منها قبل تدقيقك القادم.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
ماذا يبحث المدقّقون في توثيق العمليات؟
هل هو حديث ولها مالك ومعتمد ومتّبع: مالك لكل عملية، ونسخة لها سجل اعتماد، وقرارات يمكن تتبّعها، وسجلات تثبت أن العمل جرى كما وُصف.
قبل التدقيق بكم ينبغي إعداد توثيق العمليات؟
بمدة تكفي لإصلاح ما تجده، وهذا يعني لمعظم الفرق البدء قبله بأسابيع. فتمرين التتبع في الخطوة الأخيرة يكشف عادةً فجوات تستغرق وقتاً لسدّها.
هل أحتاج مخطط تدفق لكل عملية؟
ليس بالضرورة. فمعايير مثل ISO 9001 تطلب معلومات موثقة حيث تلزم لتشغيل العملية وإظهار التحكم، لا مخططاً لكل شيء. ارسم العمليات التي تُظهر فيها الصورة المالكين والقرارات أوضح من النثر.
هل يكفي أن أعرض المخطط على الشاشة للمدقّق؟
غالباً نعم، إذا ظهرت معه النسخة وحالة الاعتماد والسجل. فمخطط يظهر اعتماده وسجل تغييراته في الصفحة نفسها يجيب عن عدة أسئلة دفعة واحدة.