Organigramme du processus de contrôle des documents
Un organigramme du processus de contrôle des documents avec les couloirs Auteur, Réviseur, Approbateur, Contrôleur de documents et Utilisateur final : rédaction, approbation, émission et révision périodique.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de contrôle des documents ?
Le contrôle des documents est la façon dont une organisation conserve les documents qui régissent son travail corrects, à jour et en un seul endroit. Il couvre un cycle de vie complet : quelqu'un identifie un besoin ou demande une modification, un auteur le rédige, un réviseur compétent le vérifie, un approbateur nommé autorise son utilisation, le contrôleur du document lui délivre un numéro de version et une date d'entrée en vigueur, les copies remplacées sont retirées de la circulation et le document revient pour révision à une date prévue. La clause 7.5 de la norme ISO 9001:2015 définit ce qui doit être contrôlé, y compris l'examen et l'approbation avant la publication, la distribution et l'accès, le contrôle des versions, ainsi que la conservation et l'élimination, mais elle ne prescrit pas la procédure. Ce tableau est une procédure réalisable qui répond à ces exigences.
La plupart des échecs de contrôle des documents sont des échecs de distribution plutôt que des échecs de rédaction. La version approuvée existe et est correcte, mais la révision précédente est toujours enregistrée sur une machine, toujours dans le pack d'intégration, ou toujours le premier résultat lorsque quelqu'un effectue une recherche sur l'intranet. Deux étapes empêchent cela, et toutes deux apparaissent ici comme leurs propres cases : le retrait des copies remplacées au moment de la délivrance et une étape d'accusé de réception qui enregistre qui a vu la nouvelle version. Les deux produisent des preuves, ce que demande réellement un auditeur lorsqu’il demande comment vous savez que les gens travaillent sur la révision en cours.
La moitié des tâches que les équipes de processus sautent le plus souvent est la révision programmée. Un document contrôlé que personne n’a examiné depuis six ans est un risque plutôt qu’un contrôle : il décrit un processus qui a changé depuis et contredit discrètement ce que les gens font réellement. Le message « Document toujours valable ? » La décision impose l’un des trois résultats explicites, de sorte qu’aucun document ne reste dans le registre avec un statut inconnu. Soit la révision est enregistrée et une prochaine date d'échéance fixée, soit le document repasse par le même chemin de demande de modification qu'une révision, soit il est retiré et retiré.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs pour les rôles qui possèdent réellement le travail, Auteur, Réviseur, Approbateur, Contrôleur de document et Utilisateurs finaux, répartis en cinq phases : demande, rédaction et révision, approbation, émission et publication, et utilisation et révision périodique.
- Réception et rédaction : un besoin ou une modification de document est identifié, présenté sous la forme d'une demande de modification de document qui enregistre ce qui change et pourquoi, puis rédigé ou révisé par l'auteur, de sorte que les nouveaux documents et révisions suivent une voie plutôt que deux.
- La boucle avis-commentaires : l'examen technique alimente un message « Commentaires à résoudre ? » décision qui renvoie le projet à l'auteur pour mise à jour et réexamen, et ne le soumet pour approbation que lorsque rien n'est en suspens.
- Approbation formelle : l'approbateur examine l'adéquation du projet, puis un message « Approuver pour émission ? » La décision le transmet au contrôleur de document ou le renvoie, rejeté, dans la même boucle de mise à jour et de réexamen plutôt que de mettre fin à la demande.
- Édition et publication dans le couloir du contrôleur de documents : attribuez le numéro de version et la date d'entrée en vigueur, mettez à jour le registre principal des documents, publiez sur l'emplacement contrôlé, puis retirez de l'utilisation les copies remplacées, y compris les copies imprimées au point d'utilisation.
- Déploiement et cycle de révision : une « Formation requise pour ce changement ? » La décision dirige les utilisateurs finaux vers une formation ou une étape de lecture et d'accusé de réception, et un déclencheur de révision planifié conduit à un message « Document toujours valide ? » décision avec trois branches, conserver et enregistrer la prochaine date d'échéance, réviser via une nouvelle demande de modification, ou se retirer et se retirer.
Quand utiliser ce modèle
- Vous rédigez ou réécrivez une procédure de contrôle documentaire pour un système de gestion de la qualité ou de la sécurité de l'information et souhaitez une structure qui couvre déjà la révision, l'approbation, l'émission, le retrait et la révision périodique.
- Des versions remplacées continuent d'être utilisées et vous devez indiquer où le retrait a lieu, qui en est responsable et quels points de distribution doivent être vérifiés.
- Les approbations se font par courrier électronique et personne ne peut reconstituer qui a autorisé la version actuellement en vigueur, ni quand elle est entrée en vigueur.
- Vous déplacez le contrôle des documents d'un lecteur partagé vers un système et souhaitez un processus convenu avant de configurer les flux de travail, les autorisations et les rappels de révision.
- Un nouveau responsable qualité, contrôleur de documents ou propriétaire de processus doit voir l'ensemble du cycle de vie, y compris ce qui se passe lorsqu'une révision périodique arrive à échéance.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies selon vos vrais rôles
Remplacez l'auteur, le réviseur, l'approbateur, le contrôleur de document et les utilisateurs finaux par les rôles que vous avez réellement, et nommez-les par rôle plutôt que par personne afin que le graphique survive aux départs et aux réorganisations. Si votre responsable qualité est à la fois réviseur et contrôleur de documents, fusionnez ces lignes au lieu de prétendre qu'elles sont séparées. Si les examens techniques et réglementaires sont effectués par des personnes véritablement différentes, divisez la voie des réviseurs.
Définir ce qui compte comme un document contrôlé
Écrivez la portée à côté du début du processus. Les politiques, procédures, instructions de travail, formulaires et modèles sont normalement contrôlés ; les formulaires remplis sont des enregistrements qui sont conservés et protégés contre toute modification plutôt que révisés. Décidez de la manière dont vous traitez les documents d'origine externe, tels que les normes et les manuels des fournisseurs, car ceux-ci sont identifiés et contrôlés mais ne sont pas rédigés par vous.
Définissez vos règles de version et de date d'entrée en vigueur
À l'étape « Attribuer la version et la date d'entrée en vigueur », fixez un schéma de numérotation et respectez-le, par exemple des nombres entiers pour les versions publiées et des décimales pour les brouillons. Déterminez le délai nécessaire à la date d'entrée en vigueur pour que la formation puisse se dérouler et que les anciennes copies puissent être extraites, et indiquez ce qui doit apparaître sur chaque page : numéro de document, version, date d'entrée en vigueur et rôle de l'approbateur.
Nommer le lieu contrôlé et les points de retrait
Le contrôle des documents ne fonctionne que s'il existe un endroit où une version actuelle peut résider. Enregistrez où cela se trouve, puis répertoriez tous les endroits où une ancienne version pourrait survivre : tableaux d'affichage, stations de machines, lecteurs partagés, pages intranet, packs d'intégration, copies des fournisseurs et des clients. C'est cette liste qui rend l'étape « Retirer les copies remplacées de l'utilisation » exécutable plutôt qu'ambitieuse.
Décidez quand une formation est requise et quelles preuves vous conservez
Définissez la règle derrière la décision de formation. Une correction typographique n’a généralement besoin de rien ; un changement vers une étape critique pour la sécurité ou réglementée nécessite généralement une formation avec enregistrement des présences. Tout le reste est normalement une lecture et un accusé de réception. Décidez où cet accusé de réception est stocké, car c'est la preuve que les gens travaillent sur la révision en cours.
Définissez des intervalles de révision par risque et attribuez à chaque document un propriétaire
Un intervalle de couverture surcharge le contrôleur de documents ou laisse les documents critiques obsolètes. Définissez l'intervalle par risque, par exemple annuellement pour les instructions de travail critiques pour la sécurité et tous les deux ou trois ans pour les politiques de soutien, et ajoutez des déclencheurs déclenchés par des événements pour les incidents, les résultats d'audit et les modifications de processus. Enregistrez le résultat même si rien ne change ; un document révisé et inchangé est contrôlé, un document non révisé ne l'est pas.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un processus de contrôle des documents ?
C'est la procédure qui régit le cycle de vie des documents qui détermine la manière dont le travail est effectué : comment un nouveau document ou une modification est demandé, qui le rédige, qui le révise, qui en approuve l'utilisation, comment il est publié avec un numéro de version et une date d'entrée en vigueur, comment les exemplaires remplacés sont retirés de la circulation et comment il est révisé à intervalles réguliers jusqu'à ce qu'il soit révisé ou retiré. Le problème n’est pas la paperasse ; c'est que toute personne effectuant le travail peut trouver la version actuelle et que personne ne peut accidentellement suivre une ancienne.
Cet organigramme nous rend-il conforme à la norme ISO 9001 ?
Aucun diagramme ne fait cela à lui seul, mais il correspond à ce que demande la clause 7.5. La norme ISO 9001 : 2015 exige que les informations documentées soient examinées et approuvées quant à leur adéquation et leur adéquation avant leur publication, identifiées et décrites, disponibles et adaptées à une utilisation là où elles sont nécessaires, contrôlées pour la distribution et l'accès, contrôlées par les versions et couvertes par des règles de conservation et d'élimination. Ce tableau met une étape ou une décision contre chacun d’eux. Notez que la norme de 2015 a supprimé l'exigence de 2008 concernant une procédure documentée pour le contrôle des documents, de sorte qu'une procédure écrite n'est pas obligatoire en soi ; vous devez toujours démontrer le contrôle. Ce qu'un auditeur teste, ce sont les preuves à chaque étape, et non l'organigramme.
À quelle fréquence les documents contrôlés doivent-ils être examinés ?
ISO 9001 ne fixe pas d'intervalle, c'est donc à vous de justifier cette décision. Définissez-le par risque : chaque année pour les documents couvrant des activités critiques pour la sécurité, réglementées ou à fort taux de rotation, et tous les deux ou trois ans pour les politiques de soutien qui changent rarement. Certains cadres sont plus stricts, par exemple ISO/IEC 27001 prévoit que les politiques soient révisées à intervalles planifiés et après des changements importants. Ajoutez des déclencheurs événementiels à côté du calendrier, car un incident, un résultat d'audit ou un changement de processus est une meilleure raison de réviser qu'une date.
Quelle est la différence entre un document contrôlé et un enregistrement ?
Un document contrôlé indique aux gens quoi faire et est censé changer : il est révisé, réédité dans une nouvelle version et l'ancienne version est retirée. Un enregistrement est la preuve que quelque chose s'est produit à un moment donné, comme une liste de contrôle complétée, un journal de formation ou une approbation signée, et il est conservé et protégé contre toute modification plutôt que révisé. Ils sont gérés différemment et leur mélange est une cause fréquente de confusion : le contrôle de version appartient aux documents, les calendriers de conservation appartiennent aux enregistrements. Ce processus produit les deux, puisque les entrées de registre et les accusés de réception qu'il génère sont eux-mêmes des enregistrements.
Que se passe-t-il si j'ai uniquement besoin du contrôle de version, et non du processus complet de contrôle des documents ?
Ce graphique représente le cycle de vie complet : demande, brouillon, révision, approbation, émission et révision périodique sur cinq voies. Si tout ce dont vous avez besoin est le schéma de numérotation des versions lui-même, /fr/templates/modele-de-controle-de-version-de-document est un tableau plus étroit construit autour de cela uniquement. Si vous avez besoin d'un journal de ce qui a changé entre les versions plutôt que du cycle de vie qui l'entoure, /fr/templates/modele-de-journal-de-revision-de-document couvre cela. Commencez par cette page si vous écrivez l'intégralité de la procédure, et descendez à l'une de ces deux pages une fois que le processus plus large est convenu et que le contrôle de version ou le journal de révision est la pièce manquante.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus passe le relais à Modèle de contrôle de version de document.
C'est une étape de Contrôle des documents.
Étape 1: Organigramme du processus de contrôle des documents Vous êtes ici
Un organigramme du processus de contrôle des documents avec les couloirs Auteur, Réviseur, Approbateur, Contrôleur de documents et Utilisateur final : rédaction, approbation, émission et révision périodique.
Étape 2: Modèle de contrôle de version de document
Un modèle de contrôle de version de document montrant comment un brouillon passe des versions mineures (0.1, 0.2...) à la révision, obtient un nombre entier uniquement lors de l'approbation formelle et comment les révisions ultérieures…
Étape 3: Modèle d'arbre de décision du workflow d'approbation de documents
Étape 4: Organigramme du workflow de contrôle des modifications de documents
Étape 5: Organigramme du processus d'examen et d'approbation des politiques…