Piste d'audit vs historique des versions
L'historique des versions montre les états successifs du contenu ; une piste d'audit enregistre la séquence plus large d'actions et de décisions entourant ces États. Découvrez un processus QueryChart fonctionnel et les étapes pratiques…
L'historique des versions montre les états successifs du contenu ; une piste d'audit enregistre la séquence plus large d'actions et de décisions entourant ces États.
En bref
- Comparez le contenu : ouvrez deux versions et identifiez l'étape, l'étiquette ou l'instruction exacte modifiée.
- Tracez les décisions : suivez la demande, la révision, l'approbation, la date d'entrée en vigueur et les événements de publication pour ce changement.
- Vérifier la continuité : confirmez que l'ancien numéro reste récupérable mais qu'il ne s'agit plus de la copie présentée pour utilisation.
Piste d'audit vs historique des versions en pratique
Deux versions peuvent être comparées sans révéler qui a approuvé la publication ni si l'ancienne copie a été retirée. À l’inverse, un journal d’événements peut afficher une approbation sans stocker la différence de contenu. Un processus contrôlé nécessite que les deux vues soient jointes par le même ID d'enregistrement.
Utilisez l'historique des versions pour répondre à ce qui a changé entre les problèmes. Utilisez la piste d'audit pour savoir qui les a demandés, examinés, approuvés, publiés et retirés, avec des horodatages et des résultats. Testez la jointure sur un exemple de document.
Piste d'audit et historique des versions en un coup d'œil
| Critère | Piste d'audit | Historique des versions |
|---|---|---|
| Enregistrements | Actions et décisions autour d'un objet | États sauvegardés successifs de son contenu |
| Réponses | Qui l’a approuvé, publié ou retiré, et quand ? | Qu'est-ce qui a changé d'une version à l'autre ? |
| Preuve typique | Événement attribué avec heure, objet et résultat | Métadonnées de révision et différence de contenu |
| Écart si utilisé seul | Peut omettre la différence exacte de contenu | Peut omettre les événements d'autorisation et de distribution |
Voir le workflow du processus de contrôle des documents
Parcourez les décisions derrière la piste d'audit par rapport à l'historique des versions.
Comparer le contenu
La rédaction et la révision créent des états de contenu qui appartiennent à l'historique des versions.
Tracer les décisions
L'examen technique et l'approbation des problèmes créent des événements qui appartiennent à une piste d'audit même si le contenu ne change pas.
Vérifier la continuité
La publication et le retrait rendent la nouvelle émission effective ; le sentier relie cet événement opérationnel à la version.
Comment cela fonctionne
Comparer le contenu
Ouvrez deux versions et identifiez l'étape exacte, l'étiquette ou l'instruction modifiée.
Tracer les décisions
Suivez la demande, la révision, l’approbation, la date d’entrée en vigueur et les événements de publication pour ce changement.
Vérifier la continuité
Confirmez que l'ancien numéro reste récupérable mais n'est plus la copie présentée pour utilisation.
Erreurs à éviter
Il manque le dossier de décision
Gardez l'acteur, la décision et l'état effectif aux côtés du résultat. Deux versions peuvent être comparées sans révéler qui a approuvé la publication ni si l'ancienne copie a été retirée. À l’inverse, un journal d’événements peut afficher une approbation sans stocker la différence de contenu. Un processus contrôlé nécessite que les deux vues soient jointes par le même ID d'enregistrement.
Ouvrir le processus travaillé
Utilisez le modèle de processus de contrôle des documents liés pour adapter le flux de travail à votre équipe.
Guides associés
Questions fréquentes
Quel enregistrement prouve un changement de formulation ?
Une comparaison des deux versions enregistrées.
Quel document prouve l'autorisation ?
L'événement d'approbation attribuable lié à la version publiée.
Ai-je besoin de deux outils distincts ?
Non. Ce qui compte, c'est que les deux historiques soient disponibles et puissent être joints pour un seul enregistrement.