Qu’est-ce qu’une piste d’audit ?
Une piste d'audit est un enregistrement chronologique des actions consécutives : qui a fait quoi, quand, dans quel enregistrement et quel état en a résulté. Découvrez un processus QueryChart fonctionnel et les étapes pratiques pour…
Une piste d'audit est un enregistrement chronologique des actions consécutives : qui a fait quoi, quand, dans quel enregistrement et quel état en a résulté.
En bref
- Définissez les événements : incluez la création, les modifications, les décisions de révision, les approbations, la publication, l'accès aux modifications et le retrait là où ils sont importants.
- Contexte de capture : enregistrement de l'acteur, de l'horodatage, de l'ID de l'objet, de l'état antérieur et du nouvel état, ainsi que d'un motif ou d'une demande liée.
- Test de reconstruction : sélectionnez un document publié et suivez ses événements depuis la version préliminaire jusqu'à l'approbation et le remplacement.
Qu'est-ce qu'une piste d'audit en pratique
Une piste utile permet à un critique de reconstituer un événement sans s'appuyer sur la mémoire. Pour un processus contrôlé, il doit relier une proposition de modification, des modifications, une révision, une approbation, une publication et un retrait ultérieur. Une liste d’horodatages de fichiers ne contient pas le contexte de décision.
Définissez les actions importantes, préservez l'acteur et le temps, liez les événements à l'objet affecté et gardez les enregistrements accessibles pendant la période de conservation appropriée. L'historique des versions de QueryChart enregistre les révisions du graphique ; sa piste d'audit de conformité distincte est une fonctionnalité payante qui doit être activée.
Voir le workflow du processus de contrôle des documents
Parcourez les décisions derrière ce qu’est une piste d’audit.
Définir des événements
La demande et le brouillon établissent un objet identifiable dont les actions ultérieures peuvent être jointes dans une piste.
Capturer le contexte
Les décisions d'examen et d'approbation de délivrance ajoutent les preuves de décision qu'une liste de révision ne peut à elle seule fournir.
Reconstruction des tests
Mise à jour du registre, publication et retrait de la chaîne d'événements finale pour un document émis.
Comment cela fonctionne
Définir des événements
Incluez la création, les modifications, les décisions de révision, les approbations, la publication, l'accès aux modifications et le retrait là où ils sont importants.
Capturer le contexte
Enregistrez l'acteur, l'horodatage, l'ID de l'objet, l'état antérieur et le nouvel état, ainsi qu'un motif ou une demande liée.
Reconstruction des tests
Sélectionnez un document publié et suivez ses événements depuis la rédaction jusqu'à l'approbation et le remplacement.
Erreurs à éviter
Il manque le dossier de décision
Gardez l'acteur, la décision et l'état effectif aux côtés du résultat. Une piste utile permet à un critique de reconstituer un événement sans s'appuyer sur la mémoire. Pour un processus contrôlé, il doit relier une proposition de modification, des modifications, une révision, une approbation, une publication et un retrait ultérieur. Une liste d’horodatages de fichiers ne contient pas le contexte de décision.
Ouvrir le processus travaillé
Utilisez le modèle de processus de contrôle des documents liés pour adapter le flux de travail à votre équipe.
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Questions fréquentes
L’historique des versions est-il une piste d’audit ?
Il s'agit d'une partie d'un tout : les révisions montrent les changements, tandis qu'une piste complète peut également couvrir les approbations, l'accès et la distribution.
Un parcours peut-il être modifié ?
Les corrections doivent être ajoutées en tant que nouveaux événements attribuables plutôt que d'écraser silencieusement l'original.
Qu’est-ce qui rend un sentier utile ?
Un examinateur peut reconstruire la séquence, les acteurs et les résultats pour un enregistrement sélectionné.