Was ist ein Audit-Trail?
Ein Audit-Trail ist eine zeitlich geordnete Aufzeichnung von Folgemaßnahmen: Wer hat was, wann, an welchem Datensatz und zu welchem Zustand geführt.
Ein Audit-Trail ist eine zeitlich geordnete Aufzeichnung von Folgemaßnahmen: Wer hat was, wann, an welchem Datensatz und zu welchem Zustand geführt.
Kurz gesagt
- Definieren Sie Ereignisse: Beziehen Sie Erstellung, Änderungen, Überprüfungsentscheidungen, Genehmigungen, Veröffentlichungen, Zugriffsänderungen und Außerbetriebnahme ein, wo sie von Bedeutung sind.
- Kontext erfassen: Akteur, Zeitstempel, Objekt-ID, vorherigen und neuen Status sowie einen Grund oder eine verknüpfte Anfrage aufzeichnen.
- Testrekonstruktion: Wählen Sie ein ausgestelltes Dokument aus und verfolgen Sie dessen Ereignisse vom Entwurf bis zur Genehmigung und Ersetzung.
Was ist ein Audit Trail in der Praxis?
Mithilfe einer nützlichen Spur kann ein Prüfer ein Ereignis rekonstruieren, ohne sich auf sein Gedächtnis verlassen zu müssen. Für einen kontrollierten Prozess sollte es eine vorgeschlagene Änderung, Bearbeitung, Überprüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und spätere Rücknahme verbinden. Einer Liste von Dateizeitstempeln fehlt der Entscheidungskontext.
Definieren Sie, welche Aktionen wichtig sind, bewahren Sie Akteur und Zeit auf, verknüpfen Sie Ereignisse mit dem betroffenen Objekt und halten Sie die Aufzeichnungen für den entsprechenden Aufbewahrungszeitraum zugänglich. Der Versionsverlauf von QueryChart zeichnet Diagrammrevisionen auf; Der separate Compliance-Audit-Trail ist eine kostenpflichtige Funktion, die aktiviert werden muss.
Sehen Sie sich den Workflow des Dokumentenkontrollprozesses an
Gehen Sie die Entscheidungen hinter einem Audit-Trail Schritt für Schritt durch.
Definieren Sie Ereignisse
Die Anfrage und der Entwurf stellen ein identifizierbares Objekt dar, dessen spätere Aktionen zu einem Trail zusammengefasst werden können.
Erfassen Sie den Kontext
Überprüfungs- und Genehmigungsentscheidungen liefern Entscheidungsbeweise, die eine Revisionsliste allein nicht liefern kann.
Testrekonstruktion
Registeraktualisierung, Veröffentlichung und Rückzug bilden die letzte Ereigniskette für ein ausgestelltes Dokument.
So funktioniert es
Definieren Sie Ereignisse
Beziehen Sie Erstellung, Änderungen, Überprüfungsentscheidungen, Genehmigungen, Veröffentlichungen, Zugriffsänderungen und Löschung ein, wo sie wichtig sind.
Erfassen Sie den Kontext
Zeichnen Sie Akteur, Zeitstempel, Objekt-ID, vorherigen und neuen Status sowie einen Grund oder eine verknüpfte Anfrage auf.
Testrekonstruktion
Wählen Sie ein ausgestelltes Dokument aus und verfolgen Sie dessen Ereignisse vom Entwurf bis zur Genehmigung und Ersetzung.
Häufige Fehler
Der Entscheidungsdatensatz fehlt
Behalten Sie den Akteur, die Entscheidung und den tatsächlichen Zustand neben der Ausgabe bei. Mithilfe einer nützlichen Spur kann ein Prüfer ein Ereignis rekonstruieren, ohne sich auf sein Gedächtnis verlassen zu müssen. Für einen kontrollierten Prozess sollte es eine vorgeschlagene Änderung, Bearbeitung, Überprüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und spätere Rücknahme verbinden. Einer Liste von Dateizeitstempeln fehlt der Entscheidungskontext.
Öffnen Sie den Arbeitsprozess
Nutzen Sie die verknüpfte Prozessvorlage zur Dokumentenkontrolle, um den Workflow an Ihr Team anzupassen.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Ist der Versionsverlauf ein Audit-Trail?
Es ist ein Teil von einem: Überarbeitungen zeigen Änderungen an, während ein vollständiger Pfad auch Genehmigungen, Zugriff und Verteilung umfassen kann.
Kann ein Trail bearbeitet werden?
Korrekturen sollten als neue zurechenbare Ereignisse hinzugefügt werden, anstatt das Original stillschweigend zu überschreiben.
Was macht einen Trail nützlich?
Ein Prüfer kann die Reihenfolge, die Akteure und die Ergebnisse für einen ausgewählten Datensatz rekonstruieren.