Contrôle de version vs contrôle de document
Le contrôle de version suit les états successifs d'un document ; le contrôle des documents régit son cycle de vie complet, depuis la création et l'approbation jusqu'à la distribution et le retrait. Découvrez un processus QueryChart…
Le contrôle de version suit les états successifs d'un document ; le contrôle des documents régit son cycle de vie complet, depuis la création et l'approbation jusqu'à la distribution et le retrait.
En bref
- Demandez ce qui est suivi : si la question est de savoir qui a modifié quel contenu et quand, inspectez l'historique des versions.
- Demandez ce qui est autorisé : si la question est de savoir quelle copie les gens peuvent utiliser, inspectez les approbations, les dates d'entrée en vigueur et la distribution.
- Joignez les enregistrements : associez chaque version publiée à son approbation et à la copie remplacée qu'elle a remplacée.
Contrôle de version vs contrôle de document en pratique
Un historique des versions peut prouver ce qui a changé sans prouver que la nouvelle copie a été révisée, distribuée aux bonnes personnes ou supprimée d'un ancien poste de travail. Ce sont des décisions de contrôle des documents.
Utilisez le contrôle de version au niveau de la révision, puis suivez le flux de contrôle de document plus large : approuvez l'adéquation, mettez à jour le registre, publiez la copie effective, retirez l'ancien numéro et planifiez la révision.
Contrôle des versions et contrôle des documents en un coup d'œil
| Aspect | Contrôle des versions | Contrôle des documents |
|---|---|---|
| Question centrale | Qu'est-ce qui a changé entre les révisions ? | Quelle copie approuvée les gens peuvent-ils utiliser ? |
| Portée | Identité de révision, paternité et historique | Création, révision, approbation, accès, distribution et retrait |
| Preuve typique | Journal des versions datées et comparaison du contenu | Registre, approbation, date d'effet et relevé de retrait |
| Défaut de détection | Une modification sans prédécesseur attribuable | Une copie obsolète toujours disponible sur le lieu d'utilisation |
Comment cela fonctionne
Demandez ce qui est suivi
Si la question est de savoir qui a modifié quel contenu et quand, inspectez l’historique des versions.
Demandez ce qui est autorisé
Si la question est de savoir quelle copie les gens peuvent utiliser, inspectez les approbations, les dates d’entrée en vigueur et la distribution.
Rejoignez les enregistrements
Liez chaque version publiée à son approbation et à la copie remplacée qu’elle a remplacée.
Erreurs à éviter
Il manque le dossier de décision
Gardez l'acteur, la décision et l'état effectif aux côtés du résultat. Un historique des versions peut prouver ce qui a changé sans prouver que la nouvelle copie a été révisée, distribuée aux bonnes personnes ou supprimée d'un ancien poste de travail. Ce sont des décisions de contrôle des documents.
Questions fréquentes
L’historique des versions peut-il remplacer le contrôle des documents ?
Non. Il n’approuve pas par lui-même le contenu, ne gère pas la distribution et ne supprime pas les copies obsolètes.
Où se chevauchent-ils ?
A l'émission approuvée : le processus de contrôle attribue une révision et l'historique conserve en quoi elle diffère de la précédente.
Que doit échantillonner un auditeur ?
Un document au point d'utilisation, son inscription au registre, son approbation et la copie retirée.