Qu’est-ce que le contrôle de version de document ?
Le contrôle de version du document identifie le document actuellement approuvé, préserve les révisions antérieures et enregistre qui a modifié et approuvé chaque numéro. Découvrez un processus QueryChart fonctionnel et les étapes…
Le contrôle de version du document identifie le document actuellement approuvé, préserve les révisions antérieures et enregistre qui a modifié et approuvé chaque numéro.
En bref
- Identifiez l'élément : attribuez un identifiant de document et un propriétaire nommé ; enregistrer où la copie approuvée vivra.
- Révision et publication : Enregistrer les commentaires des réviseurs, l'approbation, la révision et la date d'entrée en vigueur avant la publication.
- Conserver et retirer : Archivez le numéro précédent avec son historique et supprimez-le des points d'utilisation.
Qu'est-ce que le contrôle de version de document en pratique
Un nom de fichier tel que final-v3 n'est pas un contrôle. Le test utile est de savoir si un lecteur peut identifier la copie efficace au moment de son utilisation, récupérer le numéro précédent et expliquer la décision qui a publié le nouveau.
Donnez au document un identifiant stable, une révision, un propriétaire, un approbateur et une date d'entrée en vigueur. Conservez les brouillons séparément des copies publiées et retirez les copies remplacées des emplacements partagés. Le flux de travail de contrôle des documents ci-dessous montre où chaque enregistrement est créé.
Comment cela fonctionne
Identifier l'article
Attribuez un identifiant de document et un propriétaire nommé ; enregistrer où la copie approuvée vivra.
Examen et problème
Enregistrer les commentaires des réviseurs, l’approbation, la révision et la date d’entrée en vigueur avant la publication.
Conserver et retirer
Archivez le numéro précédent avec son historique et supprimez-le des points d'utilisation.
Erreurs à éviter
Il manque le dossier de décision
Gardez l'acteur, la décision et l'état effectif aux côtés du résultat. Un nom de fichier tel que final-v3 n'est pas un contrôle. Le test utile est de savoir si un lecteur peut identifier la copie efficace au moment de son utilisation, récupérer le numéro précédent et expliquer la décision qui a publié le nouveau.
Questions fréquentes
Chaque modification nécessite-t-elle une nouvelle version publiée ?
Non. Les brouillons de modifications peuvent être enregistrés en tant que révisions de travail ; issue a new approved version when the controlled content changes.
Un numéro de version est-il suffisant ?
Non. Il doit identifier une copie approuvée et efficace et conduire à son examen, son approbation et son dossier de remplacement.
Où doit aller l’ancienne version ?
Conservez-le dans une archive restreinte avec ses dates et son historique d'approbation ; retirez-le de son utilisation normale.