¿Qué es el control de versiones de documentos?
El control de versiones del documento identifica el documento aprobado actual, conserva las revisiones anteriores y registra quién modificó y aprobó cada edición. Vea un proceso de QueryChart trabajado y pasos prácticos para aplicarlo.
El control de versiones del documento identifica el documento aprobado actual, conserva las revisiones anteriores y registra quién modificó y aprobó cada edición.
En resumen
- Identifique el artículo: asigne una identificación de documento y un propietario designado; registro donde residirá la copia aprobada.
- Revisión y emisión: Registre los comentarios del revisor, la aprobación, la revisión y la fecha de vigencia antes de la publicación.
- Conservar y retirar: Archive el número anterior con su historial y retírelo de los puntos de uso.
¿Qué es el control de versiones de documentos en la práctica?
Un nombre de archivo como final-v3 no es un control. La prueba útil es si un lector puede identificar la copia efectiva en el momento de su uso, recuperar el número anterior y explicar la decisión que publicó el nuevo.
Proporcione al documento una identificación estable, una revisión, un propietario, un aprobador y una fecha de vigencia. Mantenga los borradores separados de las copias emitidas y retire las copias reemplazadas de ubicaciones compartidas. El flujo de trabajo de control de documentos a continuación muestra dónde se crea cada registro.
Cómo funciona
Identificar el artículo
Asigne una identificación de documento y un propietario designado; registro donde residirá la copia aprobada.
Revisión y emisión
Registre los comentarios de los revisores, la aprobación, la revisión y la fecha de vigencia antes de la publicación.
Conservar y retirar
Archivar el número anterior con su historial y eliminarlo de los puntos de uso.
Errores que debes evitar
Falta el registro de decisión
Mantenga al actor, la decisión y el estado efectivo junto con el resultado. Un nombre de archivo como final-v3 no es un control. La prueba útil es si un lector puede identificar la copia efectiva en el momento de su uso, recuperar el número anterior y explicar la decisión que publicó el nuevo.
Preguntas frecuentes
¿Cada edición necesita una nueva versión publicada?
No. Los borradores de edición se pueden guardar como revisiones de trabajo; emitir una nueva versión aprobada cuando el contenido controlado cambie.
¿Es suficiente un número de versión?
No. Debe identificar una copia aprobada, vigente y conducir a su expediente de revisión, aprobación y sustitución.
¿A dónde debería ir la versión anterior?
Guárdelo en un archivo restringido con sus fechas e historial de aprobación; retírelo del uso normal.