¿Qué es el control de versiones de documentos?
El control de versiones del documento identifica el documento aprobado actual, conserva las revisiones anteriores y registra quién modificó y aprobó cada edición. Vea un proceso de QueryChart trabajado y pasos prácticos para aplicarlo.
El control de versiones del documento identifica el documento aprobado actual, conserva las revisiones anteriores y registra quién modificó y aprobó cada edición.
En resumen
- Identifique el artículo: asigne una identificación de documento y un propietario designado; registro donde residirá la copia aprobada.
- Revisión y emisión: Registre los comentarios del revisor, la aprobación, la revisión y la fecha de vigencia antes de la publicación.
- Conservar y retirar: Archive el número anterior con su historial y retírelo de los puntos de uso.
¿Qué es el control de versiones de documentos en la práctica?
Un nombre de archivo como final-v3 no es un control. La prueba útil es si un lector puede identificar la copia efectiva en el momento de su uso, recuperar el número anterior y explicar la decisión que publicó el nuevo.
Proporcione al documento una identificación estable, una revisión, un propietario, un aprobador y una fecha de vigencia. Mantenga los borradores separados de las copias emitidas y retire las copias reemplazadas de ubicaciones compartidas. El flujo de trabajo de control de documentos a continuación muestra dónde se crea cada registro.
Ver el flujo de trabajo del proceso de control de documentos
Analice las decisiones detrás de lo que es el control de versiones de documentos.
Identificar el artículo
La solicitud y el borrador establecen la identidad del documento antes de que se emita una revisión, de modo que los cambios posteriores puedan rastrearse hasta el mismo registro.
Revisión y emisión
La revisión y la aprobación son decisiones separadas; un borrador no está actualizado simplemente porque alguien lo subió.
Conservar y retirar
Se actualiza el registro, se publica la copia aprobada y se retiran las copias reemplazadas mientras su historial permanezca disponible.
Cómo funciona
Identificar el artículo
Asigne una identificación de documento y un propietario designado; registro donde residirá la copia aprobada.
Revisión y emisión
Registre los comentarios de los revisores, la aprobación, la revisión y la fecha de vigencia antes de la publicación.
Conservar y retirar
Archivar el número anterior con su historial y eliminarlo de los puntos de uso.
Errores que debes evitar
Falta el registro de decisión
Mantenga al actor, la decisión y el estado efectivo junto con el resultado. Un nombre de archivo como final-v3 no es un control. La prueba útil es si un lector puede identificar la copia efectiva en el momento de su uso, recuperar el número anterior y explicar la decisión que publicó el nuevo.
Abrir el proceso trabajado
Utilice la plantilla de proceso de control de documentos vinculada para adaptar el flujo de trabajo a su equipo.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Cada edición necesita una nueva versión publicada?
No. Los borradores de edición se pueden guardar como revisiones de trabajo; emitir una nueva versión aprobada cuando el contenido controlado cambie.
¿Es suficiente un número de versión?
No. Debe identificar una copia aprobada, vigente y conducir a su expediente de revisión, aprobación y sustitución.
¿A dónde debería ir la versión anterior?
Guárdelo en un archivo restringido con sus fechas e historial de aprobación; retírelo del uso normal.