ما هو التحكم في إصدار الوثيقة؟
يحدد التحكم في إصدار المستند المستند الحالي المعتمد، ويحتفظ بالمراجعات السابقة، ويسجل الأشخاص الذين قاموا بتغيير كل إصدار ووافقوا عليه. اطلع على عملية QueryChart الناجحة والخطوات العملية لتطبيقها.
يحدد التحكم في إصدار المستند المستند الحالي المعتمد، ويحتفظ بالمراجعات السابقة، ويسجل الأشخاص الذين قاموا بتغيير كل إصدار ووافقوا عليه.
باختصار
- تحديد العنصر: قم بتعيين معرف مستند واحد والمالك المسمى؛ سجل المكان الذي ستعيش فيه النسخة المعتمدة.
- المراجعة والإصدار: سجل تعليقات المراجعين والموافقة والمراجعة وتاريخ السريان قبل النشر.
- الحفظ والسحب: أرشفة الإصدار السابق بتاريخه وإزالته من نقاط الاستخدام.
ما هو التحكم في إصدار الوثيقة في الممارسة العملية
اسم الملف مثل Final-v3 ليس عنصر تحكم. والاختبار المفيد هو ما إذا كان القارئ يستطيع التعرف على النسخة الفعالة عند نقطة الاستخدام، واسترجاع الإصدار السابق، وشرح القرار الذي أصدر الإصدار الجديد.
امنح المستند معرفًا ثابتًا ومراجعة ومالكًا ومعتمدًا وتاريخ سريان. احتفظ بالمسودات منفصلة عن النسخ الصادرة واسحب النسخ المستبدلة من المواقع المشتركة. يوضح سير عمل التحكم في المستندات أدناه مكان إنشاء كل سجل.
كيف تعمل
تحديد العنصر
تعيين معرف مستند واحد والمالك المسمى؛ سجل المكان الذي ستعيش فيه النسخة المعتمدة.
مراجعة وإصدار
سجل تعليقات المراجعين والموافقة والمراجعة وتاريخ السريان قبل النشر.
الحفاظ والانسحاب
أرشفة الإصدار السابق بتاريخه وإزالته من نقاط الاستخدام.
أخطاء ينبغي تجنّبها
فقدان سجل القرار
إبقاء الفاعل والقرار والحالة الفعلية إلى جانب المخرجات. اسم الملف مثل Final-v3 ليس عنصر تحكم. والاختبار المفيد هو ما إذا كان القارئ يستطيع التعرف على النسخة الفعالة عند نقطة الاستخدام، واسترجاع الإصدار السابق، وشرح القرار الذي أصدر الإصدار الجديد.
الأسئلة الشائعة
هل يحتاج كل تعديل إلى إصدار جديد؟
لا، يمكن حفظ مسودات التعديلات كمراجعات عمل؛ إصدار نسخة جديدة معتمدة عندما يتغير المحتوى الخاضع للرقابة.
هل رقم الاصدار كافي؟
لا، يجب أن تحدد نسخة معتمدة وفعالة وتؤدي إلى مراجعتها والموافقة عليها وسجل الاستبدال.
أين يجب أن تذهب النسخة القديمة؟
احتفظ بها في أرشيف مقيد مع تواريخها وتاريخ الموافقة عليها؛ إزالته من الاستخدام العادي.