التحكم في الإصدار مقابل التحكم في المستندات

باختصار

• اسأل عما يتم تعقبه: إذا كان السؤال هو من قام بتغيير المحتوى ومتى، فافحص سجل الإصدارات.
• اسأل ما هو المصرح به: إذا كان السؤال هو ما هي النسخة التي يمكن للأشخاص استخدامها، قم بفحص الموافقات وتواريخ السريان والتوزيع.
• ضم السجلات: ربط كل نسخة صادرة باعتمادها وبالنسخة المستبدلة التي حلت محلها.

التحكم في الإصدار مقابل التحكم في المستندات في الممارسة العملية

يمكن أن يثبت سجل الإصدارات ما تغير دون إثبات أن النسخة الجديدة قد تمت مراجعتها أو إصدارها للأشخاص المناسبين أو إزالتها من محطة عمل قديمة. هذه هي قرارات مراقبة الوثائق.

استخدم التحكم في الإصدار عند بوابة المراجعة، ثم اتبع التدفق الأوسع للتحكم في المستندات: الموافقة على الملاءمة، وتحديث السجل، ونشر النسخة الفعالة، وسحب الإصدار السابق وتحديد موعد للمراجعة.

التحكم في الإصدار والتحكم في المستندات في لمحة سريعة

كيف تعمل

1. اسأل عما يتم تعقبه

   إذا كان السؤال هو من قام بتغيير المحتوى ومتى، فافحص سجل الإصدارات.

2. اسأل ما هو مسموح به

   إذا كان السؤال هو ما هي النسخة التي يمكن للأشخاص استخدامها، قم بفحص الموافقات وتواريخ السريان والتوزيع.

3. انضم إلى السجلات

   ربط كل نسخة صادرة بموافقتها وبالنسخة المستبدلة التي حلت محلها.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• فقدان سجل القرار

  إبقاء الفاعل والقرار والحالة الفعلية إلى جانب المخرجات. يمكن أن يثبت سجل الإصدارات ما تغير دون إثبات أن النسخة الجديدة قد تمت مراجعتها أو إصدارها للأشخاص المناسبين أو إزالتها من محطة عمل قديمة. هذه هي قرارات مراقبة الوثائق.

الأسئلة الشائعة

هل يمكن أن يحل سجل الإصدارات محل التحكم في المستندات؟

لا، فهي لا توافق في حد ذاتها على المحتوى أو تدير التوزيع أو تزيل النسخ القديمة.

أين تتداخل؟

في الإصدار المعتمد: تقوم عملية التحكم بتعيين مراجعة ويحتفظ التاريخ بمدى اختلافها عن سابقتها.

ما الذي يجب على المدقق أخذ عينة منه؟

وثيقة عند نقطة الاستخدام وقيد سجلها والموافقة عليها والنسخة الموقوفة.