التحكم في الإصدار مقابل التحكم في المستندات
يتتبع التحكم في الإصدار الحالات المتعاقبة للمستند؛ يحكم التحكم في المستندات دورة حياتها الكاملة بدءًا من الإنشاء والموافقة وحتى التوزيع والسحب. اطلع على عملية QueryChart الناجحة والخطوات العملية لتطبيقها.
يتتبع التحكم في الإصدار الحالات المتعاقبة للمستند؛ يحكم التحكم في المستندات دورة حياتها الكاملة بدءًا من الإنشاء والموافقة وحتى التوزيع والسحب.
باختصار
- اسأل عما يتم تعقبه: إذا كان السؤال هو من قام بتغيير المحتوى ومتى، فافحص سجل الإصدارات.
- اسأل ما هو المصرح به: إذا كان السؤال هو ما هي النسخة التي يمكن للأشخاص استخدامها، قم بفحص الموافقات وتواريخ السريان والتوزيع.
- ضم السجلات: ربط كل نسخة صادرة باعتمادها وبالنسخة المستبدلة التي حلت محلها.
التحكم في الإصدار مقابل التحكم في المستندات في الممارسة العملية
يمكن أن يثبت سجل الإصدارات ما تغير دون إثبات أن النسخة الجديدة قد تمت مراجعتها أو إصدارها للأشخاص المناسبين أو إزالتها من محطة عمل قديمة. هذه هي قرارات مراقبة الوثائق.
استخدم التحكم في الإصدار عند بوابة المراجعة، ثم اتبع التدفق الأوسع للتحكم في المستندات: الموافقة على الملاءمة، وتحديث السجل، ونشر النسخة الفعالة، وسحب الإصدار السابق وتحديد موعد للمراجعة.
التحكم في الإصدار والتحكم في المستندات في لمحة سريعة
| المعيار | التحكم في الإصدار | التحكم في المستندات |
|---|---|---|
| السؤال الأساسي | ما الذي تغير بين المراجعات؟ | ما هي النسخة المعتمدة التي يمكن للناس استخدامها؟ |
| النطاق | مراجعة الهوية والتأليف والتاريخ | الإنشاء والمراجعة والموافقة والوصول والتوزيع والتقاعد |
| الأدلة النموذجية | سجل الإصدار المؤرخ ومقارنة المحتوى | التسجيل والموافقة وتاريخ النفاذ وسجل الانسحاب |
| الفشل في الكشف | تحرير مع عدم وجود سلف يعزى | نسخة قديمة لا تزال متاحة عند نقطة الاستخدام |
راجع سير عمل عملية التحكم في المستندات
قم باتخاذ القرارات المتعلقة بالتحكم في الإصدار مقابل التحكم في المستندات.
اسأل عما يتم تعقبه
يقوم طلب المستند والمسودة بإنشاء محتوى مرشح، والذي يمكن أن يسجله سجل الإصدارات دون التصريح باستخدامه.
اسأل ما هو مسموح به
تعتبر المراجعة الفنية وقرار الموافقة على الإصدار بمثابة بوابات لمراقبة المستندات تتجاوز تسلسل المراجعة.
انضم إلى السجلات
إن خطوات التسجيل والنشر والسحب الخاضعة للرقابة تجعل النسخة المعتمدة حديثة من الناحية التشغيلية.
كيف تعمل
اسأل عما يتم تعقبه
إذا كان السؤال هو من قام بتغيير المحتوى ومتى، فافحص سجل الإصدارات.
اسأل ما هو مسموح به
إذا كان السؤال هو ما هي النسخة التي يمكن للأشخاص استخدامها، قم بفحص الموافقات وتواريخ السريان والتوزيع.
انضم إلى السجلات
ربط كل نسخة صادرة بموافقتها وبالنسخة المستبدلة التي حلت محلها.
أخطاء ينبغي تجنّبها
فقدان سجل القرار
إبقاء الفاعل والقرار والحالة الفعلية إلى جانب المخرجات. يمكن أن يثبت سجل الإصدارات ما تغير دون إثبات أن النسخة الجديدة قد تمت مراجعتها أو إصدارها للأشخاص المناسبين أو إزالتها من محطة عمل قديمة. هذه هي قرارات مراقبة الوثائق.
افتح عملية العمل
استخدم قالب عملية التحكم في المستندات المرتبطة لتكييف سير العمل مع فريقك.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل يمكن أن يحل سجل الإصدارات محل التحكم في المستندات؟
لا، فهي لا توافق في حد ذاتها على المحتوى أو تدير التوزيع أو تزيل النسخ القديمة.
أين تتداخل؟
في الإصدار المعتمد: تقوم عملية التحكم بتعيين مراجعة ويحتفظ التاريخ بمدى اختلافها عن سابقتها.
ما الذي يجب على المدقق أخذ عينة منه؟
وثيقة عند نقطة الاستخدام وقيد سجلها والموافقة عليها والنسخة الموقوفة.