ما هو التحكم في الوثائق؟

باختصار

• تحديد النطاق: قم بإدراج أنواع المستندات والمالكين والمواقع والموافقات المطلوبة وقواعد الاحتفاظ.
• قم بتشغيل بوابة الإصدار: قم بمراجعة الملاءمة، والموافقة، وتعيين المراجعة وتاريخ السريان، ثم النشر إلى الموقع الخاضع للتحكم.
• حافظ على تحديثها: اسحب النسخ القديمة، وقم بمراجعتها وفقًا لجدول زمني أو مشغل، واحتفظ بالسجلات المتقاعدة.

ما هو التحكم في الوثائق في الممارسة العملية

وهو يغطي دورة الحياة بأكملها: التحديد، والصياغة، والمراجعة، والموافقة، والنشر، والوصول، والمراجعة، والاحتفاظ والتقاعد. يساعد ترقيم الإصدار، ولكن الرقم الحالي الموجود على نسخة محرك الأقراص المشتركة المنسية لا يتحكم في الاستخدام.

قم بتعيين مالك وموقع خاضع للتحكم، واحتفظ بسجل للإصدارات الفعالة، وطلب مراجعة الملاءمة قبل الإصدار، وإخطار المستخدمين بالتغييرات وسحب النسخ المستبدلة. اختبر النظام عن طريق تحديد مستند يتم فيه العمل.

كيف تعمل

1. تحديد النطاق

   قم بإدراج أنواع المستندات والمالكين والمواقع والموافقات المطلوبة وقواعد الاحتفاظ.

2. قم بتشغيل بوابة الإصدار

   قم بمراجعة الملاءمة، والموافقة، وتعيين المراجعة وتاريخ السريان، ثم النشر إلى الموقع الخاضع للتحكم.

3. اجعلها حديثة

   قم بسحب النسخ القديمة، ومراجعتها وفقًا لجدول زمني أو مشغل، واحتفظ بالسجلات المتقاعدة.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• فقدان سجل القرار

  إبقاء الفاعل والقرار والحالة الفعلية إلى جانب المخرجات. وهو يغطي دورة الحياة بأكملها: التحديد، والصياغة، والمراجعة، والموافقة، والنشر، والوصول، والمراجعة، والاحتفاظ والتقاعد. يساعد ترقيم الإصدار، ولكن الرقم الحالي الموجود على نسخة محرك الأقراص المشتركة المنسية لا يتحكم في الاستخدام.

الأسئلة الشائعة

هل التحكم في المستندات مجرد سجل؟

لا. السجل يحدد العناصر الحالية. وتتحكم العملية أيضًا في المراجعة والموافقة والوصول والتقاعد.

ما هي النسخة الخاضعة للرقابة؟

نسخة يخضع إصدارها وموقعها والوصول إليها واستبدالها إلى مالك المستند.

وكيف يختلف عن تخزين الملفات؟

يعثر التخزين على ملف؛ يحدد التحكم في المستندات الملف المعتمد للاستخدام.