什么是文档控制？
文档控制是一组规则和记录，可保持正确的已批准文档可用，同时防止使用过时的副本。查看有效的 QueryChart 流程以及应用它的实际步骤。
文档控制是一组规则和记录，可保持正确的已批准文档可用，同时防止使用过时的副本。
简而言之
- 定义范围：列出文档类型、所有者、位置、所需批准和保留规则。
- 运行问题门：审查适用性、批准、分配修订和生效日期，然后发布到受控位置。
- 保持最新状态：撤回旧副本，按计划或触发器进行审查，并保留废弃的记录。
实践中什么是文档控制
它涵盖整个生命周期：识别、起草、审查、批准、发布、访问、修订、保留和报废。版本编号有所帮助，但被遗忘的共享驱动器副本上的当前编号并不能控制使用。
分配所有者和控制位置，维护有效版本的登记册，要求在发布前进行适用性审查，通知用户更改并撤回被取代的副本。通过选择完成工作的文档来测试系统。
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逐步了解文档控制背后的决策。
定义范围
变更请求和草稿首先明确文件的责任人、编号及受控状态，为后续审核和批准提供依据。
运行问题门
审核意见在授权批准决定和版本分配之前得到解决。
保持最新状态
寄存器和受控位置被更新，而被取代的副本被从使用中删除。
运作方式
定义范围
列出文档类型、所有者、位置、所需批准和保留规则。
运行问题门
审查适用性、批准、分配修订和生效日期，然后发布到受控位置。
保持最新状态
撤回旧副本，按计划或触发器进行审查，并保存废弃的记录。
应避免的错误
缺少决策记录
将参与者、决策和有效状态与输出一起保留。它涵盖整个生命周期：识别、起草、审查、批准、发布、访问、修订、保留和报废。版本编号有所帮助，但被遗忘的共享驱动器副本上的当前编号并不能控制使用。
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相关指南
常见问题
文件控制只是一个寄存器吗？
否。登记册标识当前项目；该流程还控制审查、批准、访问和停用。
什么是受控副本？
其发行、位置、访问和替换均由文档所有者管理的副本。
它与文件存储有何不同？
存储发现文件；文件控制确定哪个文件被批准使用。