Was ist Dokumentenkontrolle?
Unter Dokumentenkontrolle versteht man eine Reihe von Regeln und Aufzeichnungen, die dafür sorgen, dass das richtige genehmigte Dokument verfügbar bleibt und gleichzeitig verhindert, dass veraltete Kopien verwendet werden.
Unter Dokumentenkontrolle versteht man eine Reihe von Regeln und Aufzeichnungen, die dafür sorgen, dass das richtige genehmigte Dokument verfügbar bleibt und gleichzeitig verhindert, dass veraltete Kopien verwendet werden.
Kurz gesagt
- Umfang definieren: Dokumenttypen, Eigentümer, Standorte, erforderliche Genehmigungen und Aufbewahrungsregeln auflisten.
- Führen Sie das Issue-Gate durch: Überprüfen Sie die Eignung, genehmigen Sie, weisen Sie eine Überarbeitung und ein Datum des Inkrafttretens zu und veröffentlichen Sie es dann am kontrollierten Ort.
- Halten Sie es auf dem neuesten Stand: Ziehen Sie alte Kopien zurück, überprüfen Sie sie nach einem Zeitplan oder Auslöser und bewahren Sie ausgemusterte Aufzeichnungen auf.
Was ist Dokumentenkontrolle in der Praxis?
Es deckt den gesamten Lebenszyklus ab: Identifizierung, Entwurf, Überprüfung, Genehmigung, Veröffentlichung, Zugriff, Überarbeitung, Aufbewahrung und Außerbetriebnahme. Die Versionsnummerierung ist hilfreich, aber eine aktuelle Nummer auf einer vergessenen Kopie eines gemeinsam genutzten Laufwerks hat keinen Einfluss auf die Verwendung.
Weisen Sie einen Eigentümer und einen kontrollierten Standort zu, führen Sie ein Verzeichnis der gültigen Versionen, verlangen Sie eine Eignungsprüfung vor der Ausgabe, benachrichtigen Sie Benutzer über Änderungen und ziehen Sie ersetzte Kopien zurück. Testen Sie das System, indem Sie ein Dokument auswählen, in dem die Arbeit erledigt wird.
So funktioniert es
Umfang definieren
Listen Sie Dokumenttypen, Eigentümer, Standorte, erforderliche Genehmigungen und Aufbewahrungsregeln auf.
Führen Sie das Issue-Gate aus
Überprüfen Sie die Eignung, genehmigen Sie, weisen Sie eine Überarbeitung und ein Datum des Inkrafttretens zu und veröffentlichen Sie sie dann am kontrollierten Ort.
Halten Sie es aktuell
Ziehen Sie alte Kopien zurück, überprüfen Sie sie nach einem Zeitplan oder Auslöser und bewahren Sie ausgemusterte Aufzeichnungen auf.
Häufige Fehler
Der Entscheidungsdatensatz fehlt
Behalten Sie den Akteur, die Entscheidung und den tatsächlichen Zustand neben der Ausgabe bei. Es deckt den gesamten Lebenszyklus ab: Identifizierung, Entwurf, Überprüfung, Genehmigung, Veröffentlichung, Zugriff, Überarbeitung, Aufbewahrung und Außerbetriebnahme. Die Versionsnummerierung ist hilfreich, aber eine aktuelle Nummer auf einer vergessenen Kopie eines gemeinsam genutzten Laufwerks hat keinen Einfluss auf die Verwendung.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Dokumentenkontrolle nur ein Register?
Nein. Das Register identifiziert aktuelle Artikel; Der Prozess steuert auch die Überprüfung, Genehmigung, den Zugriff und die Außerbetriebnahme.
Was ist eine kontrollierte Kopie?
Eine Kopie, deren Ausstellung, Standort, Zugriff und Ersatz vom Dokumenteneigentümer geregelt werden.
Wie unterscheidet es sich von der Dateispeicherung?
Der Speicher findet eine Datei; Die Dokumentenkontrolle stellt fest, welche Datei zur Verwendung freigegeben ist.