Checkliste zur Dokumentenkontrolle
Eine Dokumentenkontroll-Checkliste testet, ob ein kontrolliertes Element identifiziert, überprüft, genehmigt, verfügbar, geschützt, aktuell und ordnungsgemäß ausgemustert ist.
Eine Dokumentenkontroll-Checkliste testet, ob ein kontrolliertes Element identifiziert, überprüft, genehmigt, verfügbar, geschützt, aktuell und ordnungsgemäß ausgemustert ist.
Kurz gesagt
- Identität und Genehmigung prüfen: Bestätigen Sie ID, Eigentümer, Revision, Eignungsprüfung, Genehmigung und Datum des Inkrafttretens.
- Verfügbarkeit und Schutz prüfen: Öffnen Sie die kontrollierte Kopie dort, wo gearbeitet wird, und überprüfen Sie Zugriffs- und Bearbeitungsrechte.
- Überprüfen Sie den Abschluss des Lebenszyklus: Verfolgen Sie die vorherige Ausgabe, den Auszahlungsnachweis, die Aufbewahrungsregel und das nächste Überprüfungsdatum.
Checkliste zur Dokumentenkontrolle in der Praxis
Eine Checkliste ist nützlich, wenn es um Beweise und nicht um einen Ja-oder-Nein-Eindruck geht. Ein Prüfer sollte in der Lage sein, ein Dokument auszuwählen und auf dessen Registereintrag, Genehmigung, wirksame Kopie, Verteilung und frühere Ausgabe hinzuweisen.
Wenden Sie die Checkliste im jeweiligen Fall und bei der regelmäßigen Probenahme an. Notieren Sie die ID und Revision des Stichprobendokuments, den Beweislink, den Ausnahmeeigentümer und die Lösung. Behandeln Sie wiederkehrende Fehler als Prozessfehler und nicht als ein weiteres nicht aktiviertes Kontrollkästchen.
Prüfen Sie ein Dokument während seines gesamten Lebenszyklus
Verfolgen Sie ein ausgewähltes Dokument von der Überprüfung und Genehmigung bis zum Zugriff auf die aktuelle Kopie, der Zurückziehung und der nächsten Überprüfung.
Identität und Genehmigung prüfen
Der Entwurf und die technische Prüfung liefern die Nachweise für die Identitäts- und Eignungsprüfung.
Prüfen Sie Verfügbarkeit und Schutz
Durch Genehmigung und Versionszuweisung wird der tatsächliche Issue vom Inhalt des Kandidaten unterschieden.
Überprüfen Sie den Abschluss des Lebenszyklus
Register, Veröffentlichung, Rücknahme und regelmäßige Überprüfung liefern den verbleibenden Nachweis der Checkliste.
So funktioniert es
Identität und Genehmigung prüfen
Bestätigen Sie ID, Eigentümer, Revision, Eignungsprüfung, Genehmigung und Datum des Inkrafttretens.
Prüfen Sie Verfügbarkeit und Schutz
Öffnen Sie die kontrollierte Kopie, in der die Arbeit stattfindet, und überprüfen Sie die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte.
Überprüfen Sie den Abschluss des Lebenszyklus
Verfolgen Sie die vorherige Ausgabe, den Auszahlungsnachweis, die Aufbewahrungsregel und das nächste Überprüfungsdatum.
Häufige Fehler
Tickt ohne Beweise
Ein markiertes Kästchen kann nicht anzeigen, welche Genehmigung bzw. Point-of-Use-Kopie tatsächlich geprüft wurde.
Öffnen Sie den bearbeiteten Workflow
Passen Sie die Vorlage für den Dokumentenkontrollprozess an Ihr Team an und veröffentlichen Sie eine kontrollierte aktuelle Version.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Ist eine Checkliste die Kontrolle selbst?
Nein. Es prüft, ob die Kontrollen funktioniert haben, und zeichnet Lücken zur Korrektur auf.
Sollte jeder Artikel beprobt werden?
Wählen Sie eine risikobasierte Stichprobe mit tiefergehenden Prüfungen auf kritische Verfahren und aktuelle Änderungen.
Was gehört in eine fehlgeschlagene Prüfung?
Dokument-ID, beobachteter Zustand, erwartete Kontrolle, Eigentümer und Folgemaßnahme.