Liste de contrôle du contrôle des documents
Une liste de contrôle de contrôle des documents vérifie si un élément contrôlé est identifié, examiné, approuvé, disponible, protégé, à jour et correctement retiré. Consultez un workflow QueryChart fonctionnel et les vérifications…
Une liste de contrôle de contrôle des documents vérifie si un élément contrôlé est identifié, examiné, approuvé, disponible, protégé, à jour et correctement retiré.
En bref
- Vérifier l'identité et l'approbation : confirmer l'ID, le propriétaire, la révision, l'examen d'adéquation, l'approbation et la date d'entrée en vigueur.
- Vérifiez la disponibilité et la protection : ouvrez la copie contrôlée sur laquelle le travail se déroule et vérifiez les droits d'accès et de modification.
- Vérifiez la clôture du cycle de vie : suivez le numéro précédent, la preuve de retrait, la règle de conservation et la date de prochaine révision.
Liste de contrôle du contrôle des documents en pratique
Une liste de contrôle est utile lorsqu'elle demande des preuves, et non une impression par oui ou par non. Un réviseur doit être capable de sélectionner un document et d'indiquer son inscription au registre, son approbation, sa copie effective, sa distribution et sa publication antérieure.
Appliquer la liste de contrôle lors de l'émission et lors de l'échantillonnage périodique. Enregistrez l'ID et la révision du document échantillonné, le lien de preuve, le propriétaire de l'exception et la résolution ; traitez les échecs récurrents comme un défaut de processus plutôt que comme une autre case non cochée.
Auditer un document tout au long de son cycle de vie
Suivez un document échantillonné depuis la révision et l'approbation jusqu'à l'accès à la copie actuelle, au retrait et à sa prochaine révision.
Vérifier l'identité et l'approbation
Le projet et l'examen technique fournissent les preuves nécessaires aux contrôles d'identité et d'aptitude.
Vérifier la disponibilité et la protection
L'approbation et l'attribution de versions distinguent le problème effectif du contenu candidat.
Vérifier la clôture du cycle de vie
L'enregistrement, la publication, le retrait et l'examen périodique fournissent les preuves restantes de la liste de contrôle.
Comment cela fonctionne
Vérifier l'identité et l'approbation
Confirmez l’ID, le propriétaire, la révision, l’examen d’adéquation, l’approbation et la date d’entrée en vigueur.
Vérifier la disponibilité et la protection
Ouvrez la copie contrôlée sur laquelle le travail se déroule et vérifiez les droits d'accès et de modification.
Vérifier la clôture du cycle de vie
Retracez l'émission précédente, la preuve de retrait, la règle de conservation et la prochaine date de révision.
Erreurs à éviter
Cocher sans preuve
Une case cochée ne peut pas indiquer quelle copie d’approbation ou de point d’utilisation a été réellement cochée.
Ouvrir le workflow travaillé
Adaptez le modèle de processus de contrôle des documents à votre équipe et publiez une version actuelle contrôlée.
Guides associés
Questions fréquentes
Une liste de contrôle est-elle le contrôle lui-même ?
Non. Il vérifie si les contrôles ont fonctionné et enregistre les écarts à corriger.
Chaque article doit-il être échantillonné ?
Choisissez un échantillon basé sur les risques, avec des contrôles plus approfondis des procédures critiques et des modifications récentes.
Qu’est-ce qui appartient à un chèque échoué ?
ID du document, état observé, contrôle attendu, propriétaire et action de suivi.