文件控制清单
文件控制清单测试受控项目是否已识别、审查、批准、可用、受保护、当前和正确退役。查看有效的 QueryChart 工作流程以及使用它所需的检查。
文件控制清单测试受控项目是否已识别、审查、批准、可用、受保护、当前和正确退役。
简而言之
- 检查身份和批准：确认ID、所有者、修订、适用性审查、批准和生效日期。
- 检查可用性和保护：打开工作发生的受控副本并验证访问和编辑权限。
- 检查生命周期结束：追踪先前的问题、撤回证据、保留规则和下一次审核日期。
实践中的文档控制清单
当清单要求提供证据而不是“是”或“否”的印象时，它很有用。审阅者应该能够选择一份文件并指出其登记条目、批准、有效副本、分发和以前的发行。
在定期抽样期间应用有问题的检查表。记录采样文档ID和修订版本、证据链接、异常所有者和解决方案；将重复出现的失误视为流程缺陷，而不是另一个未选中的框。
运作方式
检查身份并获得批准
确认ID、所有者、修订、适用性审查、批准和生效日期。
检查可用性和保护
打开工作发生的受控副本并验证访问和编辑权限。
检查生命周期关闭
追踪先前的问题、撤回证据、保留规则和下一次审核日期。
应避免的错误
没有证据就打勾
标记框无法显示实际检查了哪个批准或使用点副本。
常见问题
检查表本身就是控制吗？
不会。它会对控制措施是否运行进行采样并记录差距以供纠正。
是否应该对每件物品进行抽样？
选择基于风险的样本，对关键程序和最近的变更进行更深入的检查。
失败的支票属于什么内容？
文件 ID、观察到的情况、预期控制、所有者和后续行动。