版本控制与文档控制
版本控制跟踪文档的连续状态；文档控制管理着从创建和批准到分发和报废的整个生命周期。查看有效的 QueryChart 流程以及应用它的实际步骤。
版本控制跟踪文档的连续状态；文档控制管理着从创建和批准到分发和报废的整个生命周期。
简而言之
- 询问正在跟踪的内容：如果问题是谁更改了哪些内容以及何时更改，请检查版本历史记录。
- 询问授权内容：如果问题是人们可以使用哪个副本，请检查批准、生效日期和分发。
- 加入记录：将每个发布的版本链接到其批准以及它所替换的被取代的副本。
实践中的版本控制与文档控制
版本历史记录可以证明发生了什么变化，而无需证明新副本已被审查、发布给正确的人员或从旧工作站中删除。这些是文档控制决策。
在修订门使用版本控制，然后遵循更广泛的文档控制流程：批准适用性、更新注册表、发布有效副本、撤回先前的问题并安排审核。
版本控制和文档控制一目了然
| Aspect | 版本控制 | 文件控制 |
|---|---|---|
| 核心问题 | 修订之间发生了什么变化？ | 人们可以使用哪种经批准的副本？ |
| 范围 | 修订身份、作者身份和历史 | 创建、审查、批准、访问、分发和退役 |
| 典型证据 | 日期版本日志和内容比较 | 登记、审批、生效日期及提款记录 |
| 检测失败 | 没有可归因的前身的编辑 | 过时的副本在使用时仍然可用 |
运作方式
询问正在跟踪什么
如果问题是谁更改了哪些内容以及何时更改，请检查版本历史记录。
询问授权内容
如果问题是人们可以使用哪个副本，请检查批准、生效日期和分发。
加入记录
将每个发布的版本链接到其批准以及它所替换的被取代的副本。
应避免的错误
缺少决策记录
将参与者、决策和有效状态与输出一起保留。版本历史记录可以证明发生了什么变化，而无需证明新副本已被审查、发布给正确的人员或从旧工作站中删除。这些是文档控制决策。
常见问题
版本历史可以替代文档控制吗？
不会。它本身并不批准内容、管理分发或删除过时的副本。
它们在哪里重叠？
在批准的问题上：控制过程分配一个修订，历史记录保留它与前一个修订的不同之处。
审核员应该抽样什么？
使用时的文件、其登记条目、批准和退役副本。