Versionskontrolle vs. Dokumentenkontrolle
Die Versionskontrolle verfolgt aufeinanderfolgende Zustände eines Dokuments; Die Dokumentenkontrolle regelt den gesamten Lebenszyklus von der Erstellung und Genehmigung bis zur Verteilung und Löschung.
Die Versionskontrolle verfolgt aufeinanderfolgende Zustände eines Dokuments; Die Dokumentenkontrolle regelt den gesamten Lebenszyklus von der Erstellung und Genehmigung bis zur Verteilung und Löschung.
Kurz gesagt
- Fragen Sie, was verfolgt wird: Wenn die Frage lautet, wer welche Inhalte wann geändert hat, prüfen Sie den Versionsverlauf.
- Fragen Sie, was autorisiert ist: Wenn es um die Frage geht, welche Kopien verwendet werden dürfen, überprüfen Sie Genehmigungen, Gültigkeitsdaten und Verteilung.
- Verknüpfen Sie die Datensätze: Verknüpfen Sie jede ausgegebene Version mit ihrer Genehmigung und der ersetzten Kopie, die sie ersetzt hat.
Versionskontrolle vs. Dokumentenkontrolle in der Praxis
Ein Versionsverlauf kann nachweisen, was sich geändert hat, ohne nachzuweisen, dass die neue Kopie überprüft, an die richtigen Personen ausgegeben oder von einer alten Workstation entfernt wurde. Dabei handelt es sich um Dokumentenkontrollentscheidungen.
Nutzen Sie die Versionskontrolle am Revisions-Gate und folgen Sie dann dem umfassenderen Dokumentenkontrollablauf: Genehmigen Sie die Eignung, aktualisieren Sie das Register, veröffentlichen Sie die gültige Kopie, ziehen Sie die frühere Ausgabe zurück und planen Sie die Überprüfung.
Versionskontrolle und Dokumentenkontrolle auf einen Blick
| Aspect | Versionskontrolle | Dokumentenkontrolle |
|---|---|---|
| Kernfrage | Was hat sich zwischen den Revisionen geändert? | Welche genehmigte Kopie darf verwendet werden? |
| Umfang | Revisionsidentität, Urheberschaft und Geschichte | Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Zugriff, Verteilung und Stilllegung |
| Typischer Beweis | Datiertes Versionsprotokoll und Inhaltsvergleich | Registrierung, Genehmigung, Datum des Inkrafttretens und Austrittsprotokoll |
| Fehler beim Erkennen | Eine Bearbeitung ohne zuzuordnenden Vorgänger | Eine veraltete Kopie ist am Einsatzort noch verfügbar |
So funktioniert es
Fragen Sie, was verfolgt wird
Wenn die Frage lautet, wer welche Inhalte wann geändert hat, schauen Sie sich den Versionsverlauf an.
Fragen Sie, was erlaubt ist
Wenn es um die Frage geht, welche Kopien verwendet werden dürfen, prüfen Sie die Genehmigungen, Gültigkeitsdaten und die Verteilung.
Treten Sie den Aufzeichnungen bei
Verknüpfen Sie jede herausgegebene Version mit ihrer Genehmigung und der ersetzten Kopie.
Häufige Fehler
Der Entscheidungsdatensatz fehlt
Behalten Sie den Akteur, die Entscheidung und den tatsächlichen Zustand neben der Ausgabe bei. Ein Versionsverlauf kann nachweisen, was sich geändert hat, ohne nachzuweisen, dass die neue Kopie überprüft, an die richtigen Personen ausgegeben oder von einer alten Workstation entfernt wurde. Dabei handelt es sich um Dokumentenkontrollentscheidungen.
Häufig gestellte Fragen
Kann der Versionsverlauf die Dokumentenkontrolle ersetzen?
Nein. Es übernimmt nicht die alleinige Genehmigung von Inhalten, verwaltet die Verteilung oder entfernt veraltete Kopien.
Wo überschneiden sie sich?
Bei der genehmigten Ausgabe: Der Kontrollprozess weist eine Revision zu und die Historie bewahrt, wie sie sich von der vorherigen unterscheidet.
Was sollte ein Prüfer prüfen?
Ein Dokument am Verwendungsort, dessen Registereintrag, Genehmigung und die ausgemusterte Kopie.