Control de versiones versus control de documentos
El control de versiones rastrea los estados sucesivos de un documento; El control de documentos gobierna su ciclo de vida completo desde la creación y aprobación hasta la distribución y el retiro.
El control de versiones rastrea los estados sucesivos de un documento; El control de documentos gobierna su ciclo de vida completo desde la creación y aprobación hasta la distribución y el retiro.
En resumen
- Pregunte qué se está rastreando: si la pregunta es quién cambió qué contenido y cuándo, inspeccione el historial de versiones.
- Pregunte qué está autorizado: si la pregunta es qué copia pueden usar las personas, inspeccione las aprobaciones, las fechas de vigencia y la distribución.
- Unir los registros: Vincular cada versión emitida con su aprobación y con la copia reemplazada por la que reemplazó.
Control de versiones versus control de documentos en la práctica
Un historial de versiones puede demostrar qué cambió sin demostrar que la nueva copia fue revisada, entregada a las personas adecuadas o eliminada de una estación de trabajo antigua. Esas son decisiones de control de documentos.
Utilice el control de versiones en la puerta de revisión, luego siga el flujo de control de documentos más amplio: apruebe la idoneidad, actualice el registro, publique la copia efectiva, retire la edición anterior y programe la revisión.
Control de versiones y control de documentos de un vistazo
| Aspect | Control de versiones | Control de documentos |
|---|---|---|
| Pregunta central | ¿Qué cambió entre revisiones? | ¿Qué copia aprobada pueden utilizar las personas? |
| Alcance | Identidad, autoría e historia de la revisión. | Creación, revisión, aprobación, acceso, distribución y retiro |
| Evidencia típica | Registro de versión fechada y comparación de contenido | Registro, aprobación, fecha de vigencia y registro de retiro |
| No detectar | Una edición sin predecesor atribuible | Una copia obsoleta todavía disponible en el punto de uso. |
Cómo funciona
Preguntar qué se está rastreando
Si la pregunta es quién cambió qué contenido y cuándo, inspeccione el historial de versiones.
Pregunta que esta autorizado
Si la pregunta es qué copia pueden usar las personas, inspeccione las aprobaciones, las fechas de vigencia y la distribución.
Únete a los registros
Vincule cada versión emitida con su aprobación y con la copia reemplazada por la que reemplazó.
Errores que debes evitar
Falta el registro de decisión
Mantenga al actor, la decisión y el estado efectivo junto con el resultado. Un historial de versiones puede demostrar qué cambió sin demostrar que la nueva copia fue revisada, entregada a las personas adecuadas o eliminada de una estación de trabajo antigua. Esas son decisiones de control de documentos.
Preguntas frecuentes
¿Puede el historial de versiones reemplazar el control de documentos?
No. No aprueba por sí solo el contenido, no gestiona la distribución ni elimina copias obsoletas.
¿Dónde se superponen?
En la emisión aprobada: el proceso de control asigna una revisión y el historial preserva en qué se diferencia de la anterior.
¿Qué debe muestrear un auditor?
Un documento en el punto de uso, su inscripción registral, aprobación y copia retirada.