¿Qué es el control de documentos?
El control de documentos es el conjunto de reglas y registros que mantienen disponible el documento aprobado correcto y al mismo tiempo evitan que se utilicen copias obsoletas.
El control de documentos es el conjunto de reglas y registros que mantienen disponible el documento aprobado correcto y al mismo tiempo evitan que se utilicen copias obsoletas.
En resumen
- Defina el alcance: enumere los tipos de documentos, los propietarios, las ubicaciones, las aprobaciones requeridas y las reglas de retención.
- Ejecute la puerta de emisión: revise la idoneidad, apruebe, asigne la revisión y la fecha de vigencia, luego publique en la ubicación controlada.
- Manténgalo actualizado: retire copias antiguas, revíselas según un cronograma o activación y conserve los registros retirados.
¿Qué es el control de documentos en la práctica?
Cubre todo el ciclo de vida: identificación, redacción, revisión, aprobación, publicación, acceso, revisión, retención y retiro. La numeración de versiones ayuda, pero un número actual en una copia de unidad compartida olvidada no controla el uso.
Asignar un propietario y una ubicación controlada, mantener un registro de versiones vigentes, exigir una revisión de idoneidad antes de su emisión, notificar a los usuarios sobre los cambios y retirar las copias reemplazadas. Pruebe el sistema seleccionando un documento donde se realiza el trabajo.
Cómo funciona
Definir alcance
Enumere los tipos de documentos, propietarios, ubicaciones, aprobaciones requeridas y reglas de retención.
Ejecute la puerta de problemas
Revise la idoneidad, apruebe, asigne la revisión y la fecha de vigencia y luego publíquela en la ubicación controlada.
Mantenlo actualizado
Retire copias antiguas, revise según un cronograma o activación y conserve los registros retirados.
Errores que debes evitar
Falta el registro de decisión
Mantenga al actor, la decisión y el estado efectivo junto con el resultado. Cubre todo el ciclo de vida: identificación, redacción, revisión, aprobación, publicación, acceso, revisión, retención y retiro. La numeración de versiones ayuda, pero un número actual en una copia de unidad compartida olvidada no controla el uso.
Preguntas frecuentes
¿El control de documentos es sólo un registro?
No. El registro identifica los artículos actuales; el proceso también controla la revisión, aprobación, acceso y retiro.
¿Qué es una copia controlada?
Copia cuya expedición, ubicación, acceso y reposición se rigen por el titular del documento.
¿En qué se diferencia del almacenamiento de archivos?
El almacenamiento encuentra un archivo; El control de documentos establece qué archivo está aprobado para su uso.