Hvad er dokumentkontrol?
Dokumentkontrol er det sæt af regler og registreringer, der holder det rigtige godkendte dokument tilgængeligt og samtidig forhindrer, at forældede kopier bliver brugt.
Dokumentkontrol er det sæt af regler og registreringer, der holder det rigtige godkendte dokument tilgængeligt og samtidig forhindrer, at forældede kopier bliver brugt.
Kort fortalt
- Definer omfang: Angiv dokumenttyper, ejere, lokationer, nødvendige godkendelser og opbevaringsregler.
- Kør problemporten: Gennemgå egnethed, godkend, tildel revision og ikrafttrædelsesdato, og udgiv derefter til den kontrollerede placering.
- Hold det opdateret: Træk gamle kopier tilbage, gennemgå en tidsplan eller trigger, og bevar pensionerede optegnelser.
Hvad er dokumentkontrol i praksis
Den dækker hele livscyklussen: identifikation, udarbejdelse, gennemgang, godkendelse, offentliggørelse, adgang, revision, fastholdelse og tilbagetrækning. Versionsnummerering hjælper, men et aktuelt nummer på en glemt delt drev-kopi styrer ikke brugen.
Tildel en ejer og kontrolleret placering, vedligehold et register over effektive versioner, kræve egnethedsgennemgang før udstedelse, underret brugere om ændringer og træk erstattede kopier tilbage. Test systemet ved at vælge et dokument, hvor arbejdet udføres.
Se dokumentstyringsprocessens arbejdsgang
Gå gennem beslutningerne bag, hvad der er dokumentkontrol.
Definer omfang
Anmodningen og udkastet etablerer en ejer og en kontrolleret identitet for dokumentet.
Kør problemporten
Gennemgangskommentarer er løst før en autoriseret godkendelsesbeslutning og versionstildeling.
Hold det opdateret
Registeret og den kontrollerede placering opdateres, mens erstattede kopier fjernes fra brug.
Sådan fungerer det
Definer omfang
Angiv dokumenttyper, ejere, lokationer, nødvendige godkendelser og opbevaringsregler.
Kør problemporten
Gennemgå egnethed, godkend, tildel revision og ikrafttrædelsesdato, og udgiv derefter til den kontrollerede placering.
Hold det opdateret
Træk gamle kopier tilbage, gennemgå en tidsplan eller udløser, og bevar pensionerede optegnelser.
Faldgruber du skal undgå
Mangler beslutningsprotokollen
Hold aktøren, beslutningen og den effektive tilstand ved siden af outputtet. Den dækker hele livscyklussen: identifikation, udarbejdelse, gennemgang, godkendelse, offentliggørelse, adgang, revision, fastholdelse og tilbagetrækning. Versionsnummerering hjælper, men et aktuelt nummer på en glemt delt drev-kopi styrer ikke brugen.
Åbn den bearbejdede proces
Brug den linkede dokumentkontrolprocesskabelon til at tilpasse arbejdsgangen til dit team.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Er dokumentkontrol kun et register?
Nej. Registeret identificerer aktuelle poster; processen kontrollerer også gennemgang, godkendelse, adgang og tilbagetrækning.
Hvad er en kontrolleret kopi?
En kopi, hvis udstedelse, placering, adgang og erstatning styres af dokumentejeren.
Hvordan adskiller det sig fra fillagring?
Lager finder en fil; dokumentkontrol fastslår, hvilken fil der er godkendt til brug.