Qu'est-ce que le contrôle des documents ?
Le contrôle des documents est l'ensemble de règles et d'enregistrements qui maintiennent disponible le bon document approuvé tout en empêchant l'utilisation de copies obsolètes. Découvrez un processus QueryChart fonctionnel et les étapes…
Le contrôle des documents est l'ensemble de règles et d'enregistrements qui maintiennent disponible le bon document approuvé tout en empêchant l'utilisation de copies obsolètes.
En bref
- Définir la portée : répertoriez les types de documents, les propriétaires, les emplacements, les approbations requises et les règles de conservation.
- Exécutez la porte d'émission : vérifiez l'adéquation, approuvez, attribuez la révision et la date d'entrée en vigueur, puis publiez sur l'emplacement contrôlé.
- Gardez-le à jour : retirez les anciennes copies, révisez-les selon un calendrier ou un déclencheur et conservez les enregistrements retirés.
Qu'est-ce que le contrôle des documents en pratique
Il couvre l'ensemble du cycle de vie : identification, rédaction, révision, approbation, publication, accès, révision, conservation et retrait. La numérotation des versions est utile, mais un numéro actuel sur une copie oubliée du Drive partagé ne contrôle pas son utilisation.
Attribuez un propriétaire et un emplacement contrôlé, maintenez un registre des versions efficaces, exigez un examen de l'adéquation avant la publication, informez les utilisateurs des modifications et retirez les copies remplacées. Testez le système en sélectionnant un document dans lequel le travail est effectué.
Comment cela fonctionne
Définir la portée
Répertoriez les types de documents, les propriétaires, les emplacements, les approbations requises et les règles de conservation.
Exécutez la porte d'émission
Vérifiez l’adéquation, approuvez, attribuez la révision et la date d’entrée en vigueur, puis publiez sur l’emplacement contrôlé.
Gardez-le à jour
Retirez les anciennes copies, révisez-les selon un calendrier ou un déclencheur et conservez les enregistrements retirés.
Erreurs à éviter
Il manque le dossier de décision
Gardez l'acteur, la décision et l'état effectif aux côtés du résultat. Il couvre l'ensemble du cycle de vie : identification, rédaction, révision, approbation, publication, accès, révision, conservation et retrait. La numérotation des versions est utile, mais un numéro actuel sur une copie oubliée du Drive partagé ne contrôle pas son utilisation.
Questions fréquentes
Le contrôle des documents n'est-il qu'un registre ?
Non. Le registre identifie les éléments courants; le processus contrôle également l'examen, l'approbation, l'accès et le retrait.
Qu'est-ce qu'une copie contrôlée ?
Une copie dont la délivrance, la localisation, l'accès et le remplacement sont régis par le propriétaire du document.
En quoi est-ce différent du stockage de fichiers ?
Le stockage trouve un fichier ; le contrôle des documents établit quel fichier est approuvé pour utilisation.