Qu'est-ce que le contrôle des documents ?
Le contrôle des documents est l'ensemble de règles et d'enregistrements qui maintiennent disponible le bon document approuvé tout en empêchant l'utilisation de copies obsolètes. Découvrez un processus QueryChart fonctionnel et les étapes…
Le contrôle des documents est l'ensemble de règles et d'enregistrements qui maintiennent disponible le bon document approuvé tout en empêchant l'utilisation de copies obsolètes.
En bref
- Définir la portée : répertoriez les types de documents, les propriétaires, les emplacements, les approbations requises et les règles de conservation.
- Exécutez la porte d'émission : vérifiez l'adéquation, approuvez, attribuez la révision et la date d'entrée en vigueur, puis publiez sur l'emplacement contrôlé.
- Gardez-le à jour : retirez les anciennes copies, révisez-les selon un calendrier ou un déclencheur et conservez les enregistrements retirés.
Qu'est-ce que le contrôle des documents en pratique
Il couvre l'ensemble du cycle de vie : identification, rédaction, révision, approbation, publication, accès, révision, conservation et retrait. La numérotation des versions est utile, mais un numéro actuel sur une copie oubliée du Drive partagé ne contrôle pas son utilisation.
Attribuez un propriétaire et un emplacement contrôlé, maintenez un registre des versions efficaces, exigez un examen de l'adéquation avant la publication, informez les utilisateurs des modifications et retirez les copies remplacées. Testez le système en sélectionnant un document dans lequel le travail est effectué.
Voir le workflow du processus de contrôle des documents
Parcourez les décisions derrière ce qu’est le contrôle des documents.
Définir la portée
La demande et le projet établissent un propriétaire et une identité contrôlée pour le document.
Exécutez la porte d'émission
Les commentaires de révision sont résolus avant une décision d'approbation autorisée et une attribution de version.
Gardez-le à jour
Le registre et l'emplacement contrôlé sont mis à jour tandis que les copies remplacées sont retirées de l'utilisation.
Comment cela fonctionne
Définir la portée
Répertoriez les types de documents, les propriétaires, les emplacements, les approbations requises et les règles de conservation.
Exécutez la porte d'émission
Vérifiez l’adéquation, approuvez, attribuez la révision et la date d’entrée en vigueur, puis publiez sur l’emplacement contrôlé.
Gardez-le à jour
Retirez les anciennes copies, révisez-les selon un calendrier ou un déclencheur et conservez les enregistrements retirés.
Erreurs à éviter
Il manque le dossier de décision
Gardez l'acteur, la décision et l'état effectif aux côtés du résultat. Il couvre l'ensemble du cycle de vie : identification, rédaction, révision, approbation, publication, accès, révision, conservation et retrait. La numérotation des versions est utile, mais un numéro actuel sur une copie oubliée du Drive partagé ne contrôle pas son utilisation.
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Utilisez le modèle de processus de contrôle des documents liés pour adapter le flux de travail à votre équipe.
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Questions fréquentes
Le contrôle des documents n'est-il qu'un registre ?
Non. Le registre identifie les éléments courants; le processus contrôle également l'examen, l'approbation, l'accès et le retrait.
Qu'est-ce qu'une copie contrôlée ?
Une copie dont la délivrance, la localisation, l'accès et le remplacement sont régis par le propriétaire du document.
En quoi est-ce différent du stockage de fichiers ?
Le stockage trouve un fichier ; le contrôle des documents établit quel fichier est approuvé pour utilisation.