Tjekliste for dokumentkontrol
En dokumentkontrol-tjekliste tester, om et kontrolleret emne er identificeret, gennemgået, godkendt, tilgængeligt, beskyttet, aktuelt og korrekt tilbagetrukket.
En dokumentkontrol-tjekliste tester, om et kontrolleret emne er identificeret, gennemgået, godkendt, tilgængeligt, beskyttet, aktuelt og korrekt tilbagetrukket.
Kort fortalt
- Tjek identitet og godkendelse: Bekræft ID, ejer, revision, egnethedsgennemgang, godkendelse og ikrafttrædelsesdato.
- Tjek tilgængelighed og beskyttelse: Åbn den kontrollerede kopi, hvor arbejdet foregår, og bekræft adgangs- og redigeringsrettigheder.
- Tjek livscykluslukning: Spor det tidligere problem, tilbagetrækningsbeviser, opbevaringsregel og næste revisionsdato.
Dokumentkontrol-tjekliste i praksis
En tjekliste er nyttig, når den beder om beviser, ikke et ja-eller-nej-indtryk. En korrekturlæser bør være i stand til at vælge ét dokument og pege på dets registerindførsel, godkendelse, effektive kopi, distribution og tidligere udstedelse.
Anvend den pågældende tjekliste og under periodisk prøveudtagning. Registrer det stikprøvede dokument-id og revision, bevislink, undtagelsesejer og løsning; behandle tilbagevendende fejl som en procesfejl frem for en anden umarkeret boks.
Revider ét dokument gennem dets livscyklus
Spor et stikprøvedokument fra gennemgang og godkendelse til aktuel kopiadgang, tilbagetrækning og næste gennemgang.
Tjek identitet og godkendelse
Udkastet og den tekniske gennemgang giver dokumentation for identitets- og egnethedskontrol.
Tjek tilgængelighed og beskyttelse
Godkendelse og versionstildeling adskiller det effektive problem fra kandidatindhold.
Tjek livscykluslukning
Registrering, offentliggørelse, tilbagetrækning og periodisk gennemgang giver de resterende tjeklistebeviser.
Sådan fungerer det
Tjek identitet og godkendelse
Bekræft ID, ejer, revision, egnethedsgennemgang, godkendelse og ikrafttrædelsesdato.
Tjek tilgængelighed og beskyttelse
Åbn den kontrollerede kopi, hvor arbejdet foregår, og bekræft adgangs- og redigeringsrettigheder.
Tjek livscykluslukning
Spor den tidligere udstedelse, tilbagetrækningsbeviser, opbevaringsregel og næste revisionsdato.
Faldgruber du skal undgå
Tik uden beviser
En markeret boks kan ikke vise, hvilken godkendelse eller kopi af brugsstedet, der rent faktisk blev kontrolleret.
Åbn den bearbejdede arbejdsgang
Tilpas dokumentkontrolprocesskabelonen til dit team og udgiv én kontrolleret aktuel version.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Er en tjekliste selve kontrollen?
Nej. Den prøver, om kontrollerne fungerede, og registrerer huller til korrektion.
Skal hver vare prøves?
Vælg en risikobaseret prøve med dybere kontrol for kritiske procedurer og seneste ændringer.
Hvad hører til i et mislykket tjek?
Dokument ID, observeret tilstand, forventet kontrol, ejer og opfølgende handling.