Tjekliste for dokumentkontrol

Kort fortalt

• Tjek identitet og godkendelse: Bekræft ID, ejer, revision, egnethedsgennemgang, godkendelse og ikrafttrædelsesdato.
• Tjek tilgængelighed og beskyttelse: Åbn den kontrollerede kopi, hvor arbejdet foregår, og bekræft adgangs- og redigeringsrettigheder.
• Tjek livscykluslukning: Spor det tidligere problem, tilbagetrækningsbeviser, opbevaringsregel og næste revisionsdato.

Dokumentkontrol-tjekliste i praksis

En tjekliste er nyttig, når den beder om beviser, ikke et ja-eller-nej-indtryk. En korrekturlæser bør være i stand til at vælge ét dokument og pege på dets registerindførsel, godkendelse, effektive kopi, distribution og tidligere udstedelse.

Anvend den pågældende tjekliste og under periodisk prøveudtagning. Registrer det stikprøvede dokument-id og revision, bevislink, undtagelsesejer og løsning; behandle tilbagevendende fejl som en procesfejl frem for en anden umarkeret boks.

Sådan fungerer det

1. Tjek identitet og godkendelse

   Bekræft ID, ejer, revision, egnethedsgennemgang, godkendelse og ikrafttrædelsesdato.

2. Tjek tilgængelighed og beskyttelse

   Åbn den kontrollerede kopi, hvor arbejdet foregår, og bekræft adgangs- og redigeringsrettigheder.

3. Tjek livscykluslukning

   Spor den tidligere udstedelse, tilbagetrækningsbeviser, opbevaringsregel og næste revisionsdato.

Faldgruber du skal undgå

• Tik uden beviser

  En markeret boks kan ikke vise, hvilken godkendelse eller kopi af brugsstedet, der rent faktisk blev kontrolleret.

Ofte stillede spørgsmål

Er en tjekliste selve kontrollen?

Nej. Den prøver, om kontrollerne fungerede, og registrerer huller til korrektion.

Skal hver vare prøves?

Vælg en risikobaseret prøve med dybere kontrol for kritiske procedurer og seneste ændringer.

Hvad hører til i et mislykket tjek?

Dokument ID, observeret tilstand, forventet kontrol, ejer og opfølgende handling.