قائمة التحقق من مراقبة الوثائق

باختصار

• التحقق من الهوية والموافقة: تأكيد الهوية والمالك والمراجعة ومراجعة الملاءمة والموافقة وتاريخ السريان.
• التحقق من التوفر والحماية: افتح النسخة الخاضعة للرقابة حيث يتم العمل وتحقق من حقوق الوصول والتحرير.
• التحقق من إغلاق دورة الحياة: تتبع الإصدار السابق وأدلة السحب وقاعدة الاحتفاظ وتاريخ المراجعة التالية.

قائمة التحقق من مراقبة الوثائق في الممارسة العملية

تكون قائمة المراجعة مفيدة عندما تطلب أدلة، وليس انطباعًا بنعم أو لا. يجب أن يكون المراجع قادرًا على اختيار مستند واحد والإشارة إلى إدخاله في السجل والموافقة عليه والنسخة الفعالة والتوزيع والإصدار السابق.

قم بتطبيق القائمة المرجعية المعنية وأثناء أخذ العينات الدورية. تسجيل معرف المستند الذي تم أخذ عينات منه ومراجعته، ورابط الدليل، ومالك الاستثناء والحل؛ تعامل مع الأخطاء المتكررة على أنها عيب في العملية بدلاً من اعتبارها مربعًا آخر غير محدد.

كيف تعمل

1. التحقق من الهوية والموافقة

   تأكيد الهوية والمالك والمراجعة ومراجعة الملاءمة والموافقة وتاريخ النفاذ.

2. التحقق من التوفر والحماية

   افتح النسخة الخاضعة للرقابة حيث يتم العمل وتحقق من حقوق الوصول والتحرير.

3. تحقق من إغلاق دورة الحياة

   تتبع الإصدار السابق وأدلة السحب وقاعدة الاحتفاظ وتاريخ المراجعة التالية.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• تكتكة دون دليل

  لا يمكن للمربع المحدد إظهار نسخة الموافقة أو نقطة الاستخدام التي تم التحقق منها بالفعل.

الأسئلة الشائعة

هل القائمة المرجعية هي عنصر التحكم نفسه؟

لا، فهي تقوم بفحص ما إذا كانت الضوابط قيد التشغيل وتسجل الفجوات لتصحيحها.

هل يجب أخذ عينات من كل عنصر؟

اختر عينة قائمة على المخاطر، مع فحوصات أعمق للإجراءات الهامة والتغييرات الأخيرة.

ما الذي ينتمي إلى الشيك الفاشل؟

معرف الوثيقة، الحالة المرصودة، السيطرة المتوقعة، المالك وإجراءات المتابعة.