Hvad er dokumentversionskontrol?
Dokumentversionskontrol identificerer det aktuelle godkendte dokument, bevarer tidligere revisioner og registrerer, hvem der har ændret og godkendt hvert problem. Se en bearbejdet QueryChart-proces og praktiske trin til at anvende den.
Dokumentversionskontrol identificerer det aktuelle godkendte dokument, bevarer tidligere revisioner og registrerer, hvem der har ændret og godkendt hvert problem.
Kort fortalt
- Identificer varen: Tildel ét dokument-id og navngivet ejer; registrere, hvor den godkendte kopi vil bo.
- Gennemgang og udstedelse: Registrer anmelderkommentarer, godkendelse, revision og ikrafttrædelsesdato før offentliggørelse.
- Bevar og træk tilbage: Arkiver det tidligere nummer med dets historik og fjern det fra brugssteder.
Hvad er dokumentversionskontrol i praksis
Et filnavn såsom final-v3 er ikke en kontrol. Den nyttige test er, om en læser kan identificere den effektive kopi på brugsstedet, hente den tidligere udgave og forklare beslutningen, der udgav den nye.
Giv dokumentet et stabilt ID, en revision, en ejer, en godkender og en ikrafttrædelsesdato. Hold udkast adskilt fra udstedte kopier, og træk erstattede kopier tilbage fra delte steder. Dokumentkontrolarbejdsgangen nedenfor viser, hvor hver post er oprettet.
Se dokumentstyringsprocessens arbejdsgang
Gå gennem beslutningerne bag, hvad der er dokumentversionskontrol.
Identificer varen
Anmodningen og udkastet etablerer dokumentidentiteten før en revision udstedes, så senere ændringer kan spores til den samme post.
Gennemgang og udstedelse
Gennemgang og godkendelse er separate beslutninger; et udkast er ikke aktuelt, blot fordi nogen har uploadet det.
Bevar og træk tilbage
Registeret opdateres, den godkendte kopi offentliggøres, og erstattede kopier trækkes tilbage, mens deres historik forbliver tilgængelig.
Sådan fungerer det
Identificer varen
Tildel ét dokument-id og navngivet ejer; registrere, hvor den godkendte kopi vil bo.
Gennemgang og udstedelse
Registrer anmelderkommentarer, godkendelse, revision og ikrafttrædelsesdato før offentliggørelse.
Bevar og træk tilbage
Arkiver det tidligere nummer med dets historie og fjern det fra brugssteder.
Faldgruber du skal undgå
Mangler beslutningsprotokollen
Hold aktøren, beslutningen og den effektive tilstand ved siden af outputtet. Et filnavn såsom final-v3 er ikke en kontrol. Den nyttige test er, om en læser kan identificere den effektive kopi på brugsstedet, hente den tidligere udgave og forklare beslutningen, der udgav den nye.
Åbn den bearbejdede proces
Brug den linkede dokumentkontrolprocesskabelon til at tilpasse arbejdsgangen til dit team.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Kræver hver redigering en ny udgivet version?
Nej. Kladderedigeringer kan gemmes som arbejdsrevisioner; udstede en ny godkendt version, når det kontrollerede indhold ændres.
Er et versionsnummer nok?
Nej. Den skal identificere en godkendt, effektiv kopi og føre til dens gennemgang, godkendelse og overtagelsesregistrering.
Hvor skal den gamle version gå hen?
Opbevar det i et begrænset arkiv med dets datoer og godkendelseshistorik; fjern den fra normal brug.