Was ist Dokumentversionskontrolle?
Die Dokumentversionskontrolle identifiziert das aktuell genehmigte Dokument, behält frühere Überarbeitungen bei und zeichnet auf, wer jedes Problem geändert und genehmigt hat.
Die Dokumentversionskontrolle identifiziert das aktuell genehmigte Dokument, behält frühere Überarbeitungen bei und zeichnet auf, wer jedes Problem geändert und genehmigt hat.
Kurz gesagt
- Identifizieren Sie das Element: Weisen Sie eine Dokument-ID und einen benannten Eigentümer zu; Notieren Sie, wo die genehmigte Kopie gespeichert wird.
- Überprüfung und Ausgabe: Notieren Sie Kommentare, Genehmigung, Überarbeitung und Inkrafttreten des Gutachters vor der Veröffentlichung.
- Bewahren und Zurückziehen: Archivieren Sie die vorherige Ausgabe mit ihrer Historie und entfernen Sie sie aus den Verwendungsstellen.
Was ist Dokumentversionskontrolle in der Praxis?
Ein Dateiname wie final-v3 ist kein Steuerelement. Der nützliche Test besteht darin, ob ein Leser die tatsächliche Kopie am Verwendungsort identifizieren, die vorherige Ausgabe abrufen und die Entscheidung erklären kann, mit der die neue Ausgabe herausgegeben wurde.
Geben Sie dem Dokument eine stabile ID, eine Revision, einen Eigentümer, einen Genehmiger und ein Gültigkeitsdatum. Bewahren Sie Entwürfe getrennt von ausgegebenen Kopien auf und ziehen Sie ersetzte Kopien von gemeinsam genutzten Standorten zurück. Der Dokumentenkontroll-Workflow unten zeigt, wo jeder Datensatz erstellt wird.
So funktioniert es
Identifizieren Sie den Artikel
Weisen Sie eine Dokument-ID und einen benannten Eigentümer zu. Notieren Sie, wo die genehmigte Kopie gespeichert wird.
Überprüfung und Ausgabe
Notieren Sie Kommentare, Genehmigungen, Überarbeitungen und das Datum des Inkrafttretens vor der Veröffentlichung.
Bewahren und zurückziehen
Archivieren Sie die vorherige Ausgabe mit ihrer Historie und entfernen Sie sie von Verwendungsstellen.
Häufige Fehler
Der Entscheidungsdatensatz fehlt
Behalten Sie den Akteur, die Entscheidung und den tatsächlichen Zustand neben der Ausgabe bei. Ein Dateiname wie final-v3 ist kein Steuerelement. Der nützliche Test besteht darin, ob ein Leser die tatsächliche Kopie am Verwendungsort identifizieren, die vorherige Ausgabe abrufen und die Entscheidung erklären kann, mit der die neue Ausgabe herausgegeben wurde.
Häufig gestellte Fragen
Benötigt jede Bearbeitung eine neu herausgegebene Version?
Nein. Entwurfsänderungen können als Arbeitsrevisionen gespeichert werden; eine neue genehmigte Version herausgeben, wenn sich der kontrollierte Inhalt ändert.
Reicht eine Versionsnummer?
Nein. Es muss eine genehmigte, wirksame Kopie identifizieren und zu deren Überprüfungs-, Genehmigungs- und Ersetzungsprotokoll führen.
Wohin mit der alten Version?
Bewahren Sie es zusammen mit den Daten und dem Genehmigungsverlauf in einem geschützten Archiv auf; Entfernen Sie es aus dem normalen Gebrauch.