Versionskontrol vs dokumentkontrol
Versionskontrol sporer successive tilstande af et dokument; dokumentkontrol styrer dens fulde livscyklus fra oprettelse og godkendelse til distribution og tilbagetrækning.
Versionskontrol sporer successive tilstande af et dokument; dokumentkontrol styrer dens fulde livscyklus fra oprettelse og godkendelse til distribution og tilbagetrækning.
Kort fortalt
- Spørg, hvad der spores: Hvis spørgsmålet er, hvem der har ændret hvilket indhold og hvornår, så undersøg versionshistorikken.
- Spørg, hvad der er autoriseret: Hvis spørgsmålet er, hvilken kopi folk må bruge, skal du kontrollere godkendelser, ikrafttrædelsesdatoer og distribution.
- Deltag i optegnelserne: Knyt hver udstedt version til dens godkendelse og til den erstattede kopi, den erstattede.
Versionskontrol vs dokumentkontrol i praksis
En versionshistorik kan bevise, hvad der er ændret uden at bevise, at den nye kopi er blevet gennemgået, udstedt til de rigtige personer eller fjernet fra en gammel arbejdsstation. Det er beslutninger om dokumentkontrol.
Brug versionskontrol ved revisionsporten, og følg derefter det bredere dokumentkontrolflow: godkend egnethed, opdater registret, udgiv den effektive kopi, træk det tidligere nummer tilbage og planlæg gennemgang.
Versionskontrol og dokumentkontrol på et øjeblik
| Aspect | Versionskontrol | Dokumentkontrol |
|---|---|---|
| Kernespørgsmål | Hvad ændrede sig mellem revisionerne? | Hvilket godkendt eksemplar må folk bruge? |
| Omfang | Revisionsidentitet, forfatterskab og historie | Oprettelse, gennemgang, godkendelse, adgang, distribution og pensionering |
| Typisk bevis | Dateret versionslog og indholdssammenligning | Registrering, godkendelse, ikrafttrædelsesdato og fortrydelsesregister |
| Manglende opdagelse | En redigering uden nogen tilskrivelig forgænger | Et forældet eksemplar er stadig tilgængeligt på brugsstedet |
Sådan fungerer det
Spørg, hvad der bliver sporet
Hvis spørgsmålet er, hvem der har ændret hvilket indhold og hvornår, skal du kontrollere versionshistorikken.
Spørg hvad der er autoriseret
Hvis spørgsmålet er, hvilken kopi folk må bruge, skal du kontrollere godkendelser, ikrafttrædelsesdatoer og distribution.
Slut dig til optegnelserne
Knyt hver udstedt version til dens godkendelse og til den erstattede kopi, den erstattede.
Faldgruber du skal undgå
Mangler beslutningsprotokollen
Hold aktøren, beslutningen og den effektive tilstand ved siden af outputtet. En versionshistorik kan bevise, hvad der er ændret uden at bevise, at den nye kopi er blevet gennemgået, udstedt til de rigtige personer eller fjernet fra en gammel arbejdsstation. Det er beslutninger om dokumentkontrol.
Ofte stillede spørgsmål
Kan versionshistorik erstatte dokumentkontrol?
Nej. Den godkender ikke i sig selv indhold, administrerer distribution eller fjerner forældede kopier.
Hvor overlapper de hinanden?
Ved det godkendte problem: Kontrolprocessen tildeler en revision, og historikken bevarer, hvordan den adskiller sig fra den forrige.
Hvad skal en revisor prøve?
Et dokument på brugsstedet, dets registerindførsel, godkendelse og den tilbagetrukne kopi.