قائمة التحقق من مراقبة الوثائق
تختبر قائمة فحص التحكم في المستندات ما إذا كان العنصر الخاضع للرقابة قد تم تحديده ومراجعته واعتماده ومتوفرًا ومحميًا وحديثًا وسحبه بشكل صحيح. اطلع على سير عمل QueryChart الذي تم تنفيذه والفحوصات اللازمة لاستخدامه.
تختبر قائمة فحص التحكم في المستندات ما إذا كان العنصر الخاضع للرقابة قد تم تحديده ومراجعته واعتماده ومتوفرًا ومحميًا وحديثًا وسحبه بشكل صحيح.
باختصار
- التحقق من الهوية والموافقة: تأكيد الهوية والمالك والمراجعة ومراجعة الملاءمة والموافقة وتاريخ السريان.
- التحقق من التوفر والحماية: افتح النسخة الخاضعة للرقابة حيث يتم العمل وتحقق من حقوق الوصول والتحرير.
- التحقق من إغلاق دورة الحياة: تتبع الإصدار السابق وأدلة السحب وقاعدة الاحتفاظ وتاريخ المراجعة التالية.
قائمة التحقق من مراقبة الوثائق في الممارسة العملية
تكون قائمة المراجعة مفيدة عندما تطلب أدلة، وليس انطباعًا بنعم أو لا. يجب أن يكون المراجع قادرًا على اختيار مستند واحد والإشارة إلى إدخاله في السجل والموافقة عليه والنسخة الفعالة والتوزيع والإصدار السابق.
قم بتطبيق القائمة المرجعية المعنية وأثناء أخذ العينات الدورية. تسجيل معرف المستند الذي تم أخذ عينات منه ومراجعته، ورابط الدليل، ومالك الاستثناء والحل؛ تعامل مع الأخطاء المتكررة على أنها عيب في العملية بدلاً من اعتبارها مربعًا آخر غير محدد.
قم بمراجعة مستند واحد خلال دورة حياته
تتبع عينة من المستند بدءًا من المراجعة والموافقة وحتى الوصول إلى النسخة الحالية والسحب والمراجعة التالية.
التحقق من الهوية والموافقة
توفر المسودة والمراجعة الفنية الأدلة اللازمة للتحقق من الهوية والملاءمة.
التحقق من التوفر والحماية
تميز الموافقة وتعيين الإصدار بين الإصدار الفعال ومحتوى المرشح.
تحقق من إغلاق دورة الحياة
يوفر التسجيل والنشر والسحب والمراجعة الدورية أدلة القائمة المتبقية.
كيف تعمل
التحقق من الهوية والموافقة
تأكيد الهوية والمالك والمراجعة ومراجعة الملاءمة والموافقة وتاريخ النفاذ.
التحقق من التوفر والحماية
افتح النسخة الخاضعة للرقابة حيث يتم العمل وتحقق من حقوق الوصول والتحرير.
تحقق من إغلاق دورة الحياة
تتبع الإصدار السابق وأدلة السحب وقاعدة الاحتفاظ وتاريخ المراجعة التالية.
أخطاء ينبغي تجنّبها
تكتكة دون دليل
لا يمكن للمربع المحدد إظهار نسخة الموافقة أو نقطة الاستخدام التي تم التحقق منها بالفعل.
افتح سير العمل
قم بتكييف قالب عملية التحكم في المستندات مع فريقك وانشر نسخة حالية واحدة يتم التحكم فيها.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل القائمة المرجعية هي عنصر التحكم نفسه؟
لا، فهي تقوم بفحص ما إذا كانت الضوابط قيد التشغيل وتسجل الفجوات لتصحيحها.
هل يجب أخذ عينات من كل عنصر؟
اختر عينة قائمة على المخاطر، مع فحوصات أعمق للإجراءات الهامة والتغييرات الأخيرة.
ما الذي ينتمي إلى الشيك الفاشل؟
معرف الوثيقة، الحالة المرصودة، السيطرة المتوقعة، المالك وإجراءات المتابعة.