供應商風險管理流程圖
可編輯的供應商風險管理泳道圖：由識別供應商依賴程度、風險篩查到記錄風險評級，附有角色分工、例外路徑與證據記錄。
甚麼是供應商風險管理流程
流程由「識別供應商及採購支出依賴程度」開始。接着的兩步，「劃分關鍵程度及資料存取級別」與「篩查財務、營運及合規風險」，建立起作出有根據決定所需的資料。圖中把每次交接分配給指定角色，並在結案時保留證據。
主要關卡是「篩查是否發現較高風險？」與「剩餘風險是否在授權範圍內可接受？」。第一個分支會導向「按標準檢視並記錄理據」；第二個則可能要「要求緩減措施、加強檢視或拒絕」。如果仍然無法解決，個案可以以「拒絕供應商並開始物色替代來源」告終。請按實際的供應依賴程度訂明關鍵程度與檢討頻率。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 「識別供應商及採購支出依賴程度」，其後是「劃分關鍵程度及資料存取級別」。
- 「篩查是否發現較高風險？」，並設有「按標準檢視並記錄理據」的路線。
- 「索取證明文件及業務持續計劃」與「評估剩餘風險及緩減措施」，分別作為供應商與內部的交接。
- 「剩餘風險是否在授權範圍內可接受？」，判斷不通過時走向「要求緩減措施、加強檢視或拒絕」；另一個判斷可以以「拒絕供應商並開始物色替代來源」結束。
- 「議定負責人、管控措施及檢討間隔」、「批准採用或改用其他供應來源」及「記錄風險評級及監察觸發條件」，作為受控的完結程序。
何時使用本範本
- 想釐清誰負責「識別供應商及採購支出依賴程度」，以及下一個角色需要甚麼資料時。
- 「篩查是否發現較高風險？」的答案不清晰，或決定在記錄以外作出時。
- 想在審核或營運檢討中清楚展示「記錄風險評級及監察觸發條件」時。
運作方式
指定決策負責人
把採購部、業務負責人、風險管理組、供應商、批核人這幾條泳道換成你們實際的職能。如果授權規則有要求，「篩查是否發現較高風險？」的負責人應與提出人分開。
設定關卡
按實際的供應依賴程度訂明關鍵程度與檢討頻率。並定明怎樣的證據足以支持「剩餘風險是否在授權範圍內可接受？」，以及誰可以批准例外。
連結下游記錄
把「記錄風險評級及監察觸發條件」連結到相關的採購訂單、合約、供應商檔案或營運個案。並按文件政策設定保存期限與檢討日期。
常見問題
供應商風險管理流程範本包含甚麼？
範本涵蓋識別供應商及採購支出依賴程度、篩查財務、營運及合規風險、評估剩餘風險及緩減措施，以及記錄風險評級及監察觸發條件，並設有三個附標籤的判斷與回流路徑。
判斷規則可以修改嗎？
可以。請按實際的供應依賴程度訂明關鍵程度與檢討頻率。在你們機構使用這張圖之前，可自行修改關卡標籤、泳道與回流路徑。
應該保留哪些證據？
保留「篩查是否發現較高風險？」的輸入資料、支持「剩餘風險是否在授權範圍內可接受？」的證據、批准或例外決定，以及結案記錄：「記錄風險評級及監察觸發條件」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程會交接給供應商審核流程圖（第二方審核）。
後續流程
- 供應商審核流程圖（第二方審核） — 供應商審核流程圖範本：按風險編製的審核方案、通知與日程、審核前資料包、首次會議、證據抽樣、發現項定級、糾正措施計劃，以及合格供應商名冊狀態。