藥品批次放行流程圖（由批次證明到出貨）
GMP 生產的批次放行流程圖：批次紀錄覆核、分析檢驗、OOS 與偏差結案、QA 覆核、合資格人員證明、批次處置、分析證書與解除庫存封鎖。
甚麼是藥品批次放行流程圖（由批次證明到出貨）流程
批次放行不是一次生產跑完之後補上的一個簽名。它是所有關於這一批貨的未解問題都必須有答案的那個時點；而它在大部分廠址之所以拖得那麼久，是因為問題被問的次序錯了。檢驗在有人讀過批次紀錄之前就做完，於是一份乾淨的分析結果，配上的是一份裏面有三項製程中檢查未經簽署的紀錄。第二日就開立的偏差，到第三十日仍未結案，一直沒有人為意，直到合資格人員索取影響聲明為止。產量結算差了兩個百分點，結果用一封電郵解釋過去，而不是拿去調查。成品日期在放行流程開始之前就已經答應了客戶，於是一次暫扣變成一場關於商業壓力的對話，而不是一場關於證據的對話。這些都不是困難的工作。令放行變慢、偶爾甚至變得不安全的，是那些關卡都是隱含的：人人都知道帶著未結案的不符規格結果不可以出貨，但沒有人畫出這一點在哪裏查、以及誰有權說它已經結案。
本圖是一個批次的處置流程，並且刻意停在那些本身已經有自己流程圖的邊界上。調查偏離已批准程序的情況——遏制、分為輕微／重大／嚴重，以及影響評估——屬於 /yue/templates/偏差管理流程 上的偏差管理流程；在這裏，本圖只問那些調查是否已經結案。把成因變成永久對策，是 /yue/templates/糾正與預防措施流程 上的 CAPA 流程，它按自己的時間表運行，而且很少會趕在批次必須出貨之前完成。抽樣方案、檢驗方法、實驗室階段的 OOS 處理，以及物料審查委員會的處置決定，屬於 /yue/templates/品質管制流程 上的品質管制流程；而按管制計劃在生產現場所做的檢查，則是 /yue/templates/生產品質檢驗流程 上的生產品質檢驗流程。產品一旦離開廠址，你面對的就是 /yue/templates/產品回收流程 上的產品回收流程，而不是這裏；至於主批次紀錄，以及本流程所依據的各項規格的版本管制，則是 /yue/templates/文件管制流程 上的文件管制流程。本圖的形狀來自受監管行業。沒有藥品許可證的食品、化妝品或一般製造商，應該把合資格人員泳道改名為品質手冊授予放行權的那個職位，而不是把它刪掉；如果客戶不要求，可以拿走分析證書；除非客戶規格容許，否則把再加工那條分支剪掉。
有三個決策支撐起整張圖。「所有調查是否已結案？」放在批次證明之前，而不是與它並排，因為一個批次不可能在帶著未解問題的情況下取得證明；它的「仍未結案」分支會經「調查並結案該偏差」繞回來，需要多少次就繞多少次，而不是容許有條件放行。「批次如何處置？」有三條分支，不是兩條：放行、暫扣、不放行。暫扣正是大部分成文程序漏掉的那個結果，而它的缺席，就是隔離庫存不斷累積、卻沒有負責人、沒有覆檢日期、沒有有效期計算的原因。至於「MA 是否容許再加工？」，被畫成不放行路徑上的一個決策，因為再加工這件事，許可證要麼有寫，要麼沒寫——它不是一個批次不合格之後才來爭取的補救選項。在容許的情況下，「按已批准方案再加工」會把批次繞回「完成分析檢驗」，而不是往前送去放行，於是再加工的批次會由頭再檢驗一次，並在紀錄中帶著自己的歷程。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道——生產、品管實驗室、QA、合資格人員、供應鏈——橫跨六個階段：批次完成、檢驗與覆核、調查、QA 覆核、批次證明，以及放行與歸檔。
- 生產部先把紀錄結清：「結清並覆核批次紀錄」涵蓋簽署、製程中數值與產量結算，而「批次紀錄是否完整？」這道關卡會把缺漏送往「更正紀錄並重新簽署」，不讓一份不完整的紀錄繼續往下走。
- 品管實驗室的檢驗工作：「完成分析檢驗」、「由第二人覆核結果」，然後是「結果是否全部符合規格？」這道關卡，其「不符規格」分支會走過「開立 OOS 調查」。兩條分支在「覆核環境與公用系統數據」再度匯合，該步驟涵蓋環境監測、製藥用水、氣體、壓差與設備狀態。
- 放在批次證明之前的「所有調查是否已結案？」，其「仍未結案」分支會繞經「調查並結案該偏差」，直到每一項偏差與不符規格結果都帶著成文結論與影響聲明為止。
- 逐項進行的「QA 覆核批次紀錄」、「QA 覆核是否通過？」這道關卡（其「提出疑問」分支會把紀錄退回生產部），然後是合資格人員泳道中作為一位具名人士行為的「依 MA 與 GMP 證明批次」。
- 三向的「批次如何處置？」，配兩個終點。放行會走過「簽發分析證書（COA）」、「更新批次狀態並解除庫存封鎖」、「按訂單出貨」與「歸檔紀錄與留存樣本」，到達「批次已放行，紀錄已歸檔」。暫扣把批次送去「暫扣批次待調查完成」，再繞回調查關卡。不放行則要問「MA 是否容許再加工？」，獲容許的批次退回檢驗，其餘的經「拒收並隔離該批次」走到「批次已拒收並銷毀」。
何時使用本範本
- 你們要撰寫或修訂批次放行的標準作業程序，需要用一張圖說清楚誰覆核紀錄、誰結清調查、誰做批次證明、誰動庫存。
- 你們的放行週期以星期計，卻沒有人說得出時間花在哪裏，因為紀錄覆核、檢驗與偏差結案的先後次序每一批都不一樣。
- 批次一次又一次帶著未結案的偏差、或者未解決的不符規格結果送到合資格人員面前，而你們希望這道關卡畫在批次證明之前，而不是到了那一刻才發現。
- 暫扣的庫存不斷累積，既沒有負責人也沒有覆檢日期，因為你們的程序書只認得放行與拒收，從來沒有把暫扣寫下來。
- 你們正在設定 ERP 或 MES 的放行工作流，需要在有人動手做狀態轉換與權限之前，先議定好流程，包括誰可以把批次由隔離改為可用。
運作方式
把泳道改成你們自己的組織
把生產、品管實驗室、QA、合資格人員與供應鏈換成你們真實存在的職能。委託生產的廠址通常會把實驗室拆成自有實驗室與受託實驗室兩條泳道；沒有自有廠房的藥品持證商則把生產整條泳道換成受託生產商，而把合資格人員留在內部。如果你們並不持有藥品許可證，就把合資格人員泳道改名為品質手冊授予放行權的那個職位，並且明明白白寫出來，而不是刪掉這條泳道——刪掉它，就等於失去了覆核一個批次與放行一個批次之間的職責分立。
寫下紀錄覆核必須涵蓋甚麼
「結清並覆核批次紀錄」與「QA 覆核批次紀錄」的價值，取決於背後那份清單。把要查核的項目列出來：每一個簽署都存在、有日期、次序正確；製程中結果以數值記錄並落在限值之內；物料可追溯至已批准供應商與已放行批號；設備在校正期內、亦在確效有效期內；標籤結算完成；產量落在預期範圍之內；每一項附連的偏差都有交叉引用。決定其中哪些由 QA 自行查證、哪些是它信任生產部的申報，並把這條分界寫入程序書，好讓它不必一批一批重新談判。
訂定調查結案的規則
「所有調查是否已結案？」需要一個成文定義，否則它會在最壞的時刻變成可以商量的事。寫明「已結案」是指調查得出了有證據支持的結論，並且發出了指名本批次的影響聲明，而一項連帶的 CAPA 仍然可以是未完成的。寫明哪些共用事件會把其他批次一併拉進來——同一批中間體、同一個清潔週期、一次失敗的培養基模擬灌裝、同一房間同一更次的一次環境偏離。指明誰有權宣布結案，並且把結案日期與 CAPA 日期分開記錄。
在你們的程序書裏也把處置決策做成三向
大部分程序書都描述放行與拒收，然後把暫扣留給習慣去處理。把它寫下來：誰施加暫扣、批次在 ERP 中變成甚麼狀態、暫扣期間由誰負責、多久覆檢一次，以及剩餘有效期如何重新計算，好讓沒有人把一批只剩四個星期效期的貨放行出去。寫明誰有權解除暫扣，並且把這項權力留在做批次證明的那個人身上，而不是留給正在追出貨的那個人。
管住庫存變成可售的那一刻
「更新批次狀態並解除庫存封鎖」，正是一套良好的紙本流程撞上一套馬虎的系統流程的地方。在 ERP 把批次由隔離改為可用之前，批次證明在商業上甚麼都不算；而在很多廠址，這個轉換是任何一個持有倉庫角色的人都做得到的。把它限制為只能依據放行紀錄執行，記下操作者與時間戳，並把解除封鎖的數量與已取得證明的數量對數，好讓對照樣本、留存樣本與被拒收的次批次，不會靜靜地跟著其餘的貨一併賣出去。
和實際執行的人走一次，然後發佈一個版本
找一位生產主管、真正在讀紀錄的那位 QA 覆核人員、一位分析員和合資格人員坐下來，拿你們最近放行的三個批次，把整張圖由頭到尾走一次。你會發現有些步驟的實際次序不同、有一個沒有人記錄的疑問往返環節，以及至少一個靠一通電話完成的交接。把圖改正為實際的做法，議定你們想要的改動，然後連同批准一併發佈該版本，並保留此前的版本，令日後打開它的人知道自己看的是哪一版。
常見問題
批次放行流程包含哪些步驟？
結清已執行的批次紀錄並完成產量結算；覆核其完整性並更正任何缺漏，同時令原本的記項保持可辨認，而更正的理由與日期亦一併記錄；完成分析檢驗，並由第二人覆核結果；覆核該生產時段的環境監測、公用系統數據與設備狀態；確認針對該批次提出的每一項偏差與不符規格調查都已連同影響聲明結案；由 QA 逐項覆核紀錄；依藥品許可證與 GMP 為批次作出證明；作出放行、暫扣或拒收的處置決策；簽發分析證書；在 ERP 更改狀態並解除庫存封鎖；出貨；然後按規定年期歸檔紀錄與留存樣本。次序比清單本身更重要。批次證明之前的每一道關卡之所以存在，是為了令簽署的那個人所回答的，是一條已經有答案的問題，而不是一條仍在爭論之中的問題。
批次放行與批次證明有甚麼分別？
這是兩個往往相隔幾分鐘發生、而且經常被混為一談的行為。批次證明是合資格人員的確認，記錄在一本登記冊上，內容是該批次已按 GMP 以及其藥品許可證所載條件生產和查核。放行則是隨後的一步，把批次轉入可售庫存：ERP 或存貨系統中的狀態改變，隔離封鎖解除，批次變成可以揀貨。歐盟 GMP 附錄 16 把兩者視為不同的行為，而在你們自己的程序書裏也值得把它們分開，因為失效的模式既具體又常見——紙面上批次已取得證明，系統狀態卻仍然停留在隔離；又或者更嚴重的，庫存在證明簽署之前就已經被一位倉庫用戶解除封鎖。把它們畫成分屬不同泳道的兩個方格，中間那道縫隙就會顯形。
合資格人員在為批次作證明之前實際上做甚麼？
合資格人員確認該批次符合 GMP 以及其藥品許可證所載條件，並在歐盟與英國就這項確認承擔個人法律責任。實務上，這意味著要令自己確信：生產與包裝紀錄完整並已覆核；檢驗是按已註冊的規格與方法執行；影響該批次的所有偏差與不符規格結果都已連同影響評估結案；廠房、設備與公用系統均已確效並處於受控狀態；供應鏈中任何受託廠址都已獲批准，並有技術協議涵蓋。歐盟 GMP 附錄 16 容許合資格人員就細節倚賴品質系統與其他具名人士，而不必親自重做每一項查核，但這種倚賴必須成文記錄，責任亦不會因此轉移；當生產、檢驗與輸入分處不同廠址時，每一個參與方負責的部分都要寫下來。在沒有合資格人員這項制度的市場，同一份查核清單仍然成立，只是由品質手冊授予放行權的那個具名職位執行。
本頁與偏差管理流程圖有甚麼不同？
兩者只在一個點上相交，其餘部分是不同的流程。/yue/templates/偏差管理流程 上的偏差管理流程，由有人偏離已批准程序的那一刻開始：遏制它、在呈報時限內記錄它、把它分為輕微、重大或嚴重、評估影響、調查成因、就受影響批次作出決定，並發起 CAPA。它按事件運行。本頁則按批次運行。它假定偏差已經在別處被妥善處理，只在「所有調查是否已結案？」這道關卡上向它提出一個要求：附連於本批次的每一項調查是否都已完成，並帶有成文結論與影響聲明？要界定一項調查如何進行與分級，請用偏差流程圖；要界定一個批次如何由一份已結清的紀錄走到已解除封鎖的庫存、以及批次在哪裏必須等候，請用這一份。大部分廠址兩者都需要，而它們應該互相引用，而不是互相重複。
被拒收的批次可以再加工或返工嗎？
有時候可以，但只限於事先寫下來的條件之內。再加工是重複一個本來就屬於已註冊生產製程的步驟，例如重結晶或再過濾。返工則是對批次施加已註冊製程沒有描述的處理。兩者都不是檢驗結果不合格之後的常規補救手段：只有在藥品許可證與品質系統對它們有所規定的情況下才可以動用，並且要在動工之前批准方案、評估對品質構成的額外風險，而合資格人員要參與這項決定，而不是事後才被告知。再加工或返工過的批次要完整地重新檢驗一次，其歷程亦保留在批次紀錄之內，好讓監管機關或客戶看得到它經歷過甚麼。在本圖中，這就是「MA 是否容許再加工？」被放在不放行路徑上、而其「容許」分支繞回「完成分析檢驗」而不是往前送去放行的原因。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接偏差管理流程圖之後。