Diagrama de flujo de liberación de lotes (certificación QP a expedición)

Cómo funciona

1. Renombra los carriles según tu organización

   Sustituye Producción, Laboratorio de calidad, Calidad (QA), Persona cualificada y Cadena de suministro por las funciones que de verdad tienes. Las plantas que trabajan con terceros suelen dividir el laboratorio en dos carriles, propio y contratado; los fabricantes virtuales sustituyen Producción entera por un carril de fabricante contratado y mantienen a la persona cualificada en casa. Si no tienes autorización de comercialización, renombra el carril Persona cualificada con quien tu manual de calidad designe como autoridad de liberación, y dilo de forma explícita en lugar de borrar el carril y perder la separación entre revisar un lote y liberarlo.

2. Pon por escrito qué tiene que cubrir la revisión del expediente

   «Cerrar y revisar el expediente de lote» y «Revisión del expediente por QA» valen lo que valga la lista de comprobación que tienen detrás. Enumera qué se verifica: todas las firmas presentes, fechadas y en secuencia; los resultados en proceso anotados como cifras dentro de sus límites; los materiales trazables a proveedores aprobados y a lotes liberados; los equipos calibrados y dentro de su periodo de cualificación; la conciliación de etiquetas completa; el rendimiento dentro del intervalo previsto; y cada desviación adjunta con su referencia cruzada. Decide qué comprueba QA por sí misma y qué da por bueno de Producción, y escribe ese reparto en el procedimiento para que no se renegocie lote a lote.

3. Fija la regla de cierre de las investigaciones

   «¿Todas las investigaciones cerradas?» necesita una definición escrita o se vuelve negociable en el peor momento. Establece que cerrada significa que la investigación llegó a una conclusión sustentada y emitió una declaración de impacto que nombra este lote, y que una CAPA vinculada puede seguir abierta. Di qué eventos compartidos arrastran a otros lotes: un granel común, un ciclo de limpieza compartido, un llenado de simulación (media fill) fallido, una excursión ambiental en la misma sala y el mismo turno. Nombra quién puede declarar el cierre, y registra la fecha de cierre separada de la fecha de la CAPA.

4. Haz que la disposición tenga tres salidas también en tu SOP

   La mayoría de los procedimientos describen la liberación y el rechazo, y dejan la retención a la costumbre. Escríbela: quién aplica una retención, en qué estado queda el lote en el ERP, quién es su responsable mientras está retenido, cuándo se revisa y cómo se recalcula la vida útil restante para que nadie libere un lote al que le quedan cuatro semanas. Di quién puede levantar una retención, y deja esa potestad en manos de quien certifica y no de quien está persiguiendo el envío.

5. Controla el momento en que el stock se vuelve vendible

   «Actualizar el estado del lote y desbloquear el stock» es donde un buen proceso en papel se encuentra con un proceso de sistema indiferente. La certificación no significa nada comercialmente hasta que el ERP mueve el lote de cuarentena a libre utilización, y en muchas plantas esa transición está abierta a cualquiera que tenga un rol de almacén. Restríngela al registro de liberación, deja traza del usuario y de la marca de tiempo, y concilia la cantidad desbloqueada contra la cantidad certificada, para que las muestras de referencia, las de retención y los sublotes rechazados no se vendan discretamente con el resto.

6. Recórrelo con quienes lo ejecutan y publica una versión

   Siéntate con un supervisor de producción, con la persona de QA que de verdad lee los expedientes, con un analista y con la persona cualificada, y recorre el diagrama de principio a fin contra los tres últimos lotes que has liberado. Encontrarás pasos que ocurren en otro orden, un bucle de consultas que nadie registra y al menos un traspaso que funciona por teléfono. Corrige el diagrama hasta que refleje lo que realmente se hace, acuerda los cambios que quieras introducir, y publica esa revisión con su aprobación conservando las anteriores, para que cualquiera que lo abra más tarde sepa qué versión está leyendo.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos de un proceso de liberación de lotes?

Cerrar el expediente de lote ejecutado y conciliar el rendimiento; revisarlo para comprobar que está completo y corregir cualquier laguna de forma que la anotación original siga siendo legible y queden registrados el motivo y la fecha de la corrección; completar los ensayos analíticos y hacer que los resultados los revise una segunda persona; revisar el control ambiental, los datos de servicios auxiliares y el estado de los equipos en la ventana de fabricación; confirmar que toda desviación y toda investigación de fuera de especificación abierta contra el lote está cerrada con una declaración de impacto; que QA revise el expediente línea a línea; certificar el lote frente a la autorización de comercialización y a las GMP; tomar la decisión de disposición —liberar, retener o rechazar—; emitir el certificado de análisis; cambiar el estado en el ERP y desbloquear el stock; expedirlo; y archivar los registros y las muestras de retención durante el periodo exigido. El orden importa más que la lista. Todas las puertas anteriores a la certificación existen para que quien firma esté respondiendo a una pregunta que ya se ha cerrado y no a una que todavía se está discutiendo.

¿Qué diferencia hay entre liberar un lote y certificarlo?

Son dos actos que a menudo ocurren con minutos de diferencia y que se confunden constantemente. La certificación es la confirmación de la persona cualificada, asentada en un registro, de que el lote se ha fabricado y controlado conforme a las GMP y a los términos de su autorización de comercialización. La liberación es el paso posterior que traslada el lote a stock vendible: cambia el estado en el ERP o en el sistema de inventario, se retira el bloqueo de cuarentena y el lote pasa a ser preparable para pedido. El Anexo 16 de las GMP de la UE los trata como actos distintos, y merece la pena mantenerlos distintos también en tu procedimiento, porque el modo de fallo es concreto y frecuente: un lote certificado en papel mientras el estado en el sistema sigue en cuarentena o, mucho peor, stock desbloqueado por un usuario de almacén antes de que se firmara la certificación. Dibújalos como cajas separadas en carriles separados y el hueco se vuelve visible.

¿Qué hace realmente la persona cualificada antes de certificar un lote?

La persona cualificada confirma que el lote cumple las GMP y los términos de su autorización de comercialización, y asume responsabilidad legal personal por esa confirmación en la Unión Europea. En la práctica eso significa quedar satisfecha de que el expediente de fabricación y acondicionamiento está completo y revisado, de que los ensayos se hicieron con las especificaciones y los métodos registrados, de que todas las desviaciones y todos los resultados fuera de especificación que afectan al lote están cerrados con evaluación de impacto, de que instalaciones, equipos y servicios auxiliares estaban cualificados y bajo control, y de que cualquier emplazamiento contratado de la cadena está aprobado y cubierto por un acuerdo técnico. El Anexo 16 permite a la persona cualificada apoyarse en el sistema de calidad y en otras personas designadas para el detalle, en lugar de repetir personalmente cada comprobación, pero ese apoyo tiene que estar documentado y la responsabilidad no se transfiere. Cuando la fabricación, los ensayos y la importación están en emplazamientos distintos, la parte de cada contribuyente queda por escrito.

¿En qué se diferencia esto de un diagrama de gestión de desviaciones?

Se cruzan exactamente en un punto y por lo demás son procesos distintos. El proceso de gestión de desviaciones en /es/templates/proceso-de-gestion-de-desviaciones arranca cuando alguien se aparta de un procedimiento aprobado: contenerlo, registrarlo dentro del plazo de notificación, clasificarlo como menor, mayor o crítico, evaluar el impacto, investigar la causa, decidir sobre el lote afectado y abrir una CAPA. Corre sobre el evento. Esta página corre sobre el lote. Da por hecho que las desviaciones se están tratando bien en otro sitio y solo les pide una cosa, en la puerta «¿Todas las investigaciones cerradas?»: ¿está terminada toda investigación asociada a este lote, con una conclusión documentada y una declaración de impacto? Usa el diagrama de desviaciones para definir cómo se conduce y se clasifica una investigación. Usa este para definir cómo llega un lote desde un expediente cerrado hasta stock desbloqueado, y dónde tiene que esperar. La mayoría de las plantas necesitan los dos, y deberían referenciarse mutuamente en lugar de duplicarse.

¿Se puede reprocesar o reelaborar un lote rechazado?

A veces, y solo en las condiciones escritas de antemano. El reprocesado repite un paso que ya forma parte del proceso de fabricación registrado, como recristalizar o volver a filtrar el material. La reelaboración somete al lote a algo que el proceso registrado no describe. Ninguno de los dos es una recuperación rutinaria ante un resultado que falla: solo están disponibles cuando la autorización de comercialización y el sistema de calidad los contemplan, con un protocolo aprobado antes de empezar el trabajo, una evaluación de los riesgos adicionales para la calidad y con la persona cualificada participando en la decisión en lugar de enterándose después. Un lote reprocesado o reelaborado se vuelve a ensayar por completo y su historial se arrastra en el expediente de lote, para que una autoridad o un cliente puedan ver qué le ha pasado. En este diagrama esa es la razón de que «¿La AC permite el reprocesado?» esté en la vía de no liberación y de que la rama permitida vuelva a «Completar los ensayos analíticos» en lugar de avanzar hacia la liberación.