Diagrama de flujo de liberación de lotes (certificación QP a expedición)
Diagrama del proceso de liberación de lotes GMP: revisión del expediente de lote, ensayos analíticos, cierre de OOS y desviaciones, revisión de QA, certificación por la QP, disposición, certificado de análisis y desbloqueo de stock.
¿Qué es diagrama de flujo de liberación de lotes (certificación qp a expedición)?
La liberación de un lote no es una firma al final de una fabricación. Es el momento en que hay que responder a todas las preguntas que quedan abiertas sobre ese lote, y la razón de que en la mayoría de las plantas se alargue tanto es que las preguntas se hacen en el orden equivocado. Los ensayos terminan antes de que nadie haya leído el expediente de lote, así que llega un resultado analítico impecable contra un expediente con tres controles en proceso sin firmar. Una desviación abierta el día dos sigue abierta el día treinta, y nadie se da cuenta hasta que la persona cualificada pide la declaración de impacto. La conciliación de rendimiento se desvía un dos por ciento y se explica en un correo en vez de investigarse. La fecha de producto terminado se prometió a un cliente antes incluso de empezar la liberación, que es como una retención acaba convertida en una conversación sobre presión comercial en lugar de sobre evidencia. Nada de esto es trabajo difícil. Lo que hace que la liberación sea lenta, y de vez en cuando insegura, es que las puertas son implícitas: todo el mundo sabe que un lote no puede salir con un resultado fuera de especificación abierto, y nadie ha dibujado dónde se comprueba eso ni quién está autorizado a decir que está cerrado.
Este diagrama es la disposición de un solo lote, y se detiene deliberadamente en los bordes de procesos que ya tienen su propio mapa. Investigar un apartamiento respecto a un procedimiento aprobado (contención, clasificación en menor, mayor o crítica, y evaluación de impacto) es el proceso de gestión de desviaciones en /es/templates/proceso-de-gestion-de-desviaciones; aquí el diagrama solo pregunta si esa investigación está cerrada. Convertir una causa en un arreglo permanente es el proceso CAPA en /es/templates/proceso-de-accion-correctiva-y-preventiva-capa, que corre a su propio ritmo y rara vez termina antes de que el lote tenga que salir. Los planes de muestreo, los métodos de ensayo, el tratamiento del fuera de especificación en fase de laboratorio y los dictámenes del comité de materiales pertenecen al proceso de control de calidad en /es/templates/proceso-de-control-de-calidad, y los controles a pie de línea contra un plan de control son la inspección de calidad en producción en /es/templates/proceso-de-inspeccion-de-calidad-en-produccion. Una vez que el producto ha salido de la planta ya estás en el proceso de retirada de producto en /es/templates/proceso-de-retirada-de-producto, no aquí, y el control de versiones del expediente maestro de lote y de las especificaciones que este proceso consulta es el proceso de control de documentos en /es/templates/proceso-de-control-de-documentos. El diagrama tiene forma de industria regulada. Un fabricante de alimentación, cosmética o producto industrial sin autorización de comercialización debería renombrar el carril Persona cualificada con quien su manual de calidad designe como autoridad de liberación, en vez de eliminarlo; suprimir el certificado de análisis si sus clientes no lo piden; y quitar la rama de reprocesado salvo que una especificación de cliente lo permita.
Tres decisiones sostienen el diagrama. «¿Todas las investigaciones cerradas?» va antes de la certificación y no en paralelo, porque un lote no se puede certificar contra una pregunta abierta, y su rama Abiertas vuelve por «Investigar y cerrar la desviación» tantas veces como haga falta en lugar de habilitar una liberación condicional. «¿Disposición del lote?» tiene tres ramas, no dos: Liberar, Retener y No liberar. Retener es la salida que la mayoría de los procedimientos escritos se dejan fuera, y su ausencia es la razón de que el stock en cuarentena se acumule sin responsable, sin fecha de revisión y sin cálculo de vida útil. Y «¿La AC permite el reprocesado?» está dibujada como una decisión en la vía de no liberación, porque el reprocesado es algo que la autorización de comercialización (AC) describe o no describe: no es una opción de recuperación que se pueda defender después de que un lote haya fallado. Donde está permitido, «Reprocesar según un protocolo aprobado» devuelve el lote a «Completar los ensayos analíticos» en lugar de llevarlo hacia la liberación, de modo que un lote reprocesado se vuelve a ensayar desde el principio y arrastra su historial en el expediente.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco carriles: Producción, Laboratorio de calidad, Calidad (QA), Persona cualificada y Cadena de suministro, repartidos en seis fases: Cierre del lote, Ensayos y revisión, Investigación, Revisión de QA, Certificación, y Liberación y archivo.
- Producción cierra primero el expediente: «Cerrar y revisar el expediente de lote» cubre firmas, cifras en proceso y conciliación de rendimiento, y la puerta «¿Expediente de lote completo?» manda las lagunas a «Corregir los registros y volver a firmar» en vez de dejar viajar un expediente incompleto.
- Los ensayos en el Laboratorio de calidad: «Completar los ensayos analíticos», una «Revisión de resultados por segunda persona» y después la puerta «¿Todos los resultados dentro de especificación?», cuya rama Fuera de especificación pasa por «Abrir una investigación OOS». Las dos ramas se reencuentran en «Revisar datos ambientales y de servicios auxiliares», que cubre control ambiental, aguas, gases, presiones y estado de los equipos.
- «¿Todas las investigaciones cerradas?» colocada antes de la certificación, con una rama Abiertas que da vueltas por «Investigar y cerrar la desviación» hasta que cada desviación y cada resultado fuera de especificación tienen una conclusión documentada y una declaración de impacto.
- «Revisión del expediente por QA» línea a línea, una puerta «¿Revisión de QA conforme?» cuya rama Con observaciones devuelve el expediente a Producción, y después «Certificar frente a la AC y las GMP» como acto de una persona con nombre y apellidos en el carril Persona cualificada.
- Una «¿Disposición del lote?» de tres salidas con dos finales. Liberar recorre «Emitir el certificado de análisis», «Actualizar el estado del lote y desbloquear el stock», «Expedir el lote contra pedidos» y «Archivar registros y muestras de retención» hasta «Lote liberado y expediente archivado». Retener envía el lote a «Retener el lote a la espera de la investigación» y de vuelta a la puerta de investigaciones. No liberar pregunta «¿La AC permite el reprocesado?», que devuelve a ensayos el lote permitido y manda el resto por «Rechazar y poner el lote en cuarentena» hasta «Lote rechazado y destruido».
Cuándo usar esta plantilla
- Estás escribiendo o revisando el procedimiento normalizado de trabajo (SOP) de liberación de lotes y necesitas una sola imagen de quién revisa el expediente, quién cierra las investigaciones, quién certifica y quién mueve el stock.
- Tu tiempo de ciclo de liberación se mide en semanas y nadie sabe decir dónde se va, porque la revisión del expediente, los ensayos y el cierre de desviaciones ocurren en un orden que cambia de lote en lote.
- Los lotes siguen llegando a la persona cualificada con desviaciones abiertas o con un resultado fuera de especificación sin resolver, y quieres esa puerta dibujada antes de la certificación en lugar de descubrirla en ella.
- El stock retenido se acumula sin responsable y sin fecha de revisión, porque tu procedimiento contempla la liberación y el rechazo pero nunca ha puesto por escrito qué es una retención.
- Estás configurando el flujo de liberación de un ERP o de un MES y necesitas el proceso acordado (incluido quién puede pasar un lote de cuarentena a libre utilización) antes de que nadie construya transiciones de estado y permisos.
Cómo funciona
Renombra los carriles según tu organización
Sustituye Producción, Laboratorio de calidad, Calidad (QA), Persona cualificada y Cadena de suministro por las funciones que de verdad tienes. Las plantas que trabajan con terceros suelen dividir el laboratorio en dos carriles, propio y contratado; los fabricantes virtuales sustituyen Producción entera por un carril de fabricante contratado y mantienen a la persona cualificada en casa. Si no tienes autorización de comercialización, renombra el carril Persona cualificada con quien tu manual de calidad designe como autoridad de liberación, y dilo de forma explícita en lugar de borrar el carril y perder la separación entre revisar un lote y liberarlo.
Pon por escrito qué tiene que cubrir la revisión del expediente
«Cerrar y revisar el expediente de lote» y «Revisión del expediente por QA» valen lo que valga la lista de comprobación que tienen detrás. Enumera qué se verifica: todas las firmas presentes, fechadas y en secuencia; los resultados en proceso anotados como cifras dentro de sus límites; los materiales trazables a proveedores aprobados y a lotes liberados; los equipos calibrados y dentro de su periodo de cualificación; la conciliación de etiquetas completa; el rendimiento dentro del intervalo previsto; y cada desviación adjunta con su referencia cruzada. Decide qué comprueba QA por sí misma y qué da por bueno de Producción, y escribe ese reparto en el procedimiento para que no se renegocie lote a lote.
Fija la regla de cierre de las investigaciones
«¿Todas las investigaciones cerradas?» necesita una definición escrita o se vuelve negociable en el peor momento. Establece que cerrada significa que la investigación llegó a una conclusión sustentada y emitió una declaración de impacto que nombra este lote, y que una CAPA vinculada puede seguir abierta. Di qué eventos compartidos arrastran a otros lotes: un granel común, un ciclo de limpieza compartido, un llenado de simulación (media fill) fallido, una excursión ambiental en la misma sala y el mismo turno. Nombra quién puede declarar el cierre, y registra la fecha de cierre separada de la fecha de la CAPA.
Haz que la disposición tenga tres salidas también en tu SOP
La mayoría de los procedimientos describen la liberación y el rechazo, y dejan la retención a la costumbre. Escríbela: quién aplica una retención, en qué estado queda el lote en el ERP, quién es su responsable mientras está retenido, cuándo se revisa y cómo se recalcula la vida útil restante para que nadie libere un lote al que le quedan cuatro semanas. Di quién puede levantar una retención, y deja esa potestad en manos de quien certifica y no de quien está persiguiendo el envío.
Controla el momento en que el stock se vuelve vendible
«Actualizar el estado del lote y desbloquear el stock» es donde un buen proceso en papel se encuentra con un proceso de sistema indiferente. La certificación no significa nada comercialmente hasta que el ERP mueve el lote de cuarentena a libre utilización, y en muchas plantas esa transición está abierta a cualquiera que tenga un rol de almacén. Restríngela al registro de liberación, deja traza del usuario y de la marca de tiempo, y concilia la cantidad desbloqueada contra la cantidad certificada, para que las muestras de referencia, las de retención y los sublotes rechazados no se vendan discretamente con el resto.
Recórrelo con quienes lo ejecutan y publica una versión
Siéntate con un supervisor de producción, con la persona de QA que de verdad lee los expedientes, con un analista y con la persona cualificada, y recorre el diagrama de principio a fin contra los tres últimos lotes que has liberado. Encontrarás pasos que ocurren en otro orden, un bucle de consultas que nadie registra y al menos un traspaso que funciona por teléfono. Corrige el diagrama hasta que refleje lo que realmente se hace, acuerda los cambios que quieras introducir, y publica esa revisión con su aprobación conservando las anteriores, para que cualquiera que lo abra más tarde sepa qué versión está leyendo.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos de un proceso de liberación de lotes?
Cerrar el expediente de lote ejecutado y conciliar el rendimiento; revisarlo para comprobar que está completo y corregir cualquier laguna de forma que la anotación original siga siendo legible y queden registrados el motivo y la fecha de la corrección; completar los ensayos analíticos y hacer que los resultados los revise una segunda persona; revisar el control ambiental, los datos de servicios auxiliares y el estado de los equipos en la ventana de fabricación; confirmar que toda desviación y toda investigación de fuera de especificación abierta contra el lote está cerrada con una declaración de impacto; que QA revise el expediente línea a línea; certificar el lote frente a la autorización de comercialización y a las GMP; tomar la decisión de disposición (liberar, retener o rechazar); emitir el certificado de análisis; cambiar el estado en el ERP y desbloquear el stock; expedirlo; y archivar los registros y las muestras de retención durante el periodo exigido. El orden importa más que la lista. Todas las puertas anteriores a la certificación existen para que quien firma esté respondiendo a una pregunta que ya se ha cerrado y no a una que todavía se está discutiendo.
¿Qué diferencia hay entre liberar un lote y certificarlo?
Son dos actos que a menudo ocurren con minutos de diferencia y que se confunden constantemente. La certificación es la confirmación de la persona cualificada, asentada en un registro, de que el lote se ha fabricado y controlado conforme a las GMP y a los términos de su autorización de comercialización. La liberación es el paso posterior que traslada el lote a stock vendible: cambia el estado en el ERP o en el sistema de inventario, se retira el bloqueo de cuarentena y el lote pasa a ser preparable para pedido. El Anexo 16 de las GMP de la UE los trata como actos distintos, y merece la pena mantenerlos distintos también en tu procedimiento, porque el modo de fallo es concreto y frecuente: un lote certificado en papel mientras el estado en el sistema sigue en cuarentena o, mucho peor, stock desbloqueado por un usuario de almacén antes de que se firmara la certificación. Dibújalos como cajas separadas en carriles separados y el hueco se vuelve visible.
¿Qué hace realmente la persona cualificada antes de certificar un lote?
La persona cualificada confirma que el lote cumple las GMP y los términos de su autorización de comercialización, y asume responsabilidad legal personal por esa confirmación en la Unión Europea. En la práctica eso significa quedar satisfecha de que el expediente de fabricación y acondicionamiento está completo y revisado, de que los ensayos se hicieron con las especificaciones y los métodos registrados, de que todas las desviaciones y todos los resultados fuera de especificación que afectan al lote están cerrados con evaluación de impacto, de que instalaciones, equipos y servicios auxiliares estaban cualificados y bajo control, y de que cualquier emplazamiento contratado de la cadena está aprobado y cubierto por un acuerdo técnico. El Anexo 16 permite a la persona cualificada apoyarse en el sistema de calidad y en otras personas designadas para el detalle, en lugar de repetir personalmente cada comprobación, pero ese apoyo tiene que estar documentado y la responsabilidad no se transfiere. Cuando la fabricación, los ensayos y la importación están en emplazamientos distintos, la parte de cada contribuyente queda por escrito.
¿En qué se diferencia esto de un diagrama de gestión de desviaciones?
Se cruzan exactamente en un punto y por lo demás son procesos distintos. El proceso de gestión de desviaciones en /es/templates/proceso-de-gestion-de-desviaciones arranca cuando alguien se aparta de un procedimiento aprobado: contenerlo, registrarlo dentro del plazo de notificación, clasificarlo como menor, mayor o crítico, evaluar el impacto, investigar la causa, decidir sobre el lote afectado y abrir una CAPA. Corre sobre el evento. Esta página corre sobre el lote. Da por hecho que las desviaciones se están tratando bien en otro sitio y solo les pide una cosa, en la puerta «¿Todas las investigaciones cerradas?»: ¿está terminada toda investigación asociada a este lote, con una conclusión documentada y una declaración de impacto? Usa el diagrama de desviaciones para definir cómo se conduce y se clasifica una investigación. Usa este para definir cómo llega un lote desde un expediente cerrado hasta stock desbloqueado, y dónde tiene que esperar. La mayoría de las plantas necesitan los dos, y deberían referenciarse mutuamente en lugar de duplicarse.
¿Se puede reprocesar o reelaborar un lote rechazado?
A veces, y solo en las condiciones escritas de antemano. El reprocesado repite un paso que ya forma parte del proceso de fabricación registrado, como recristalizar o volver a filtrar el material. La reelaboración somete al lote a algo que el proceso registrado no describe. Ninguno de los dos es una recuperación rutinaria ante un resultado que falla: solo están disponibles cuando la autorización de comercialización y el sistema de calidad los contemplan, con un protocolo aprobado antes de empezar el trabajo, una evaluación de los riesgos adicionales para la calidad y con la persona cualificada participando en la decisión en lugar de enterándose después. Un lote reprocesado o reelaborado se vuelve a ensayar por completo y su historial se arrastra en el expediente de lote, para que una autoridad o un cliente puedan ver qué le ha pasado. En este diagrama esa es la razón de que «¿La AC permite el reprocesado?» esté en la vía de no liberación y de que la rama permitida vuelva a «Completar los ensayos analíticos» en lugar de avanzar hacia la liberación.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Diagrama de flujo del proceso de gestión de desviaciones.
Viene antes
- Diagrama de flujo del proceso de gestión de desviaciones — Diagrama de flujo de la gestión de desviaciones: detección, contención, clasificación, evaluación de impacto, investigación, disposición del lote, CAPA y cierre documentado.
- Diagrama de flujo del proceso de control de calidad — Diagrama de flujo del proceso de control de calidad: muestreo según plan, inspección en recepción, en proceso y final, ensayos contra especificación y control de producto no conforme.