Flussdiagramm Chargenfreigabe: QP-Zertifizierung bis Versand
Flussdiagramm der Chargenfreigabe nach GMP: Chargenprotokoll prüfen, Analytik abschließen, OOS und Abweichungen schließen, QS-Prüfung, Zertifizierung, Chargenentscheid, Analysenzertifikat und Bestandsfreigabe.
Was ist flussdiagramm chargenfreigabe: qp-zertifizierung bis versand?
Die Chargenfreigabe ist keine Unterschrift am Ende einer Herstellung. Sie ist der Punkt, an dem jede offene Frage zu einer Charge beantwortet werden muss, und dass sie an den meisten Standorten so lange dauert, liegt daran, dass die Fragen in der falschen Reihenfolge gestellt werden. Die Analytik ist fertig, bevor jemand das Chargenprotokoll gelesen hat, und so trifft ein sauberes Analysenergebnis auf ein Protokoll mit drei nicht abgezeichneten In-Prozess-Kontrollen. Eine an Tag zwei eröffnete Abweichung ist an Tag dreißig noch offen, und es fällt niemandem auf, bis die Sachkundige Person nach der Auswirkungsbewertung fragt. Die Ausbeutebilanz weicht um zwei Prozent ab und wird per E-Mail erklärt statt untersucht. Der Termin für die Fertigware wurde dem Kunden zugesagt, bevor die Freigabe überhaupt begonnen hat. So wird aus einer Sperre ein Gespräch über kommerziellen Druck statt über Nachweise. Nichts davon ist schwierige Arbeit. Langsam und gelegentlich unsicher wird die Freigabe, weil die Prüfpunkte unausgesprochen bleiben: Alle wissen, dass eine Charge mit einem offenen OOS-Ergebnis nicht versandt werden darf, und niemand hat gezeichnet, wo das geprüft wird und wer es für geschlossen erklären darf.
Dieses Diagramm zeigt den Weg einer einzelnen Charge und hört bewusst dort auf, wo Prozesse beginnen, die ihr eigenes Diagramm haben. Die Untersuchung einer Abweichung von einer freigegebenen Vorgabe (Eindämmung, Einstufung als geringfügig, schwerwiegend oder kritisch und die Auswirkungsbewertung) ist das Abweichungsmanagement unter /de/templates/abweichungsmanagement-prozess; hier fragt das Diagramm nur, ob jene Untersuchung geschlossen ist. Aus einer Ursache eine dauerhafte Abstellmaßnahme zu machen, ist der CAPA-Prozess unter /de/templates/capa-prozess, der seinem eigenen Takt folgt und selten fertig wird, bevor die Charge ausgeliefert werden muss. Probenahmepläne, Prüfmethoden, die Laborphase einer OOS-Bearbeitung und die Entscheide eines Material Review Board gehören zur Qualitätskontrolle unter /de/templates/qualitaetskontrolle-prozess, und Prüfungen in der Fertigung gegen einen Kontrollplan sind die Qualitätsprüfung unter /de/templates/qualitaetspruefung-fertigung. Sobald Ware den Standort verlassen hat, sind Sie im Produktrückruf unter /de/templates/produktrueckruf-prozess und nicht mehr hier, und die Versionsführung der Herstellvorschrift und der Spezifikationen, aus denen dieser Ablauf liest, ist die Dokumentenlenkung unter /de/templates/dokumentenlenkung-prozess. Das Diagramm ist auf regulierte Branchen zugeschnitten. Ein Lebensmittel-, Kosmetik- oder allgemeiner Hersteller ohne Zulassung sollte die Bahn Sachkundige Person auf diejenige Rolle umbenennen, der das Qualitätshandbuch die Freigabebefugnis erteilt, statt sie zu entfernen, das Analysenzertifikat weglassen, wenn seine Kunden keines verlangen, und den Aufarbeitungszweig streichen, sofern keine Kundenspezifikation ihn zulässt.
Drei Entscheidungen tragen das Diagramm. „Alle Untersuchungen geschlossen?“ steht vor der Zertifizierung und nicht daneben, weil eine Charge nicht gegen eine offene Frage zertifiziert werden kann; der Zweig Offen führt so oft über „Abweichung untersuchen und schließen“ zurück, wie es nötig ist, statt eine bedingte Freigabe zuzulassen. „Chargenentscheid?“ hat drei Zweige und nicht zwei: Freigeben, Zurückhalten und Nicht freigeben. Zurückhalten ist der Ausgang, den die meisten Verfahrensanweisungen auslassen, und sein Fehlen ist der Grund, warum gesperrte Ware ohne Verantwortlichen, ohne Wiedervorlagetermin und ohne Restlaufzeitrechnung anwächst. Und „Aufarbeitung laut Zulassung zulässig?“ ist als Entscheidung auf dem nicht freigegebenen Weg gezeichnet, weil die Zulassung eine Aufarbeitung entweder beschreibt oder nicht, sie ist keine Rettungsoption, für die man argumentiert, nachdem eine Charge durchgefallen ist. Wo sie zulässig ist, führt „Nach freigegebenem Protokoll aufarbeiten“ die Charge zurück auf „Analytische Prüfung abschließen“ und nicht vorwärts zur Freigabe, sodass eine aufgearbeitete Charge von vorn geprüft wird und ihre Historie im Protokoll mitträgt.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Fünf Swimlanes (Produktion, QC-Labor, Qualitätssicherung, Sachkundige Person und Supply Chain) über sechs Phasen: Chargenabschluss, Analytik und Prüfung, Untersuchung, QS-Prüfung, Zertifizierung sowie Freigabe und Archivierung.
- Die Produktion schließt zuerst das Protokoll: „Chargenprotokoll abschließen und prüfen“ umfasst Unterschriften, In-Prozess-Werte und Ausbeutebilanz, und die Entscheidung „Chargenprotokoll vollständig?“ schickt Lücken auf „Einträge korrigieren und neu abzeichnen“, statt ein unvollständiges Protokoll weiterlaufen zu lassen.
- Die Prüfung im QC-Labor: „Analytische Prüfung abschließen“, eine „Zweitprüfung der Ergebnisse“, danach die Entscheidung „Alle Ergebnisse in Spezifikation?“, deren Zweig Außer Spezifikation über „OOS-Untersuchung eröffnen“ läuft. Beide Zweige treffen sich wieder bei „Umgebungs- und Mediendaten prüfen“, das Monitoring, Wasser, Gase, Druckdifferenzen und Anlagenstatus abdeckt.
- „Alle Untersuchungen geschlossen?“ vor der Zertifizierung platziert, mit einem Zweig Offen, der über „Abweichung untersuchen und schließen“ zurückführt, bis jede Abweichung und jedes OOS-Ergebnis eine dokumentierte Schlussfolgerung und eine Auswirkungsbewertung trägt.
- „QS-Prüfung des Chargenprotokolls“ Zeile für Zeile, die Entscheidung „QS-Prüfung ohne Beanstandung?“, deren Zweig Rückfragen das Protokoll an die Produktion zurückgibt, und danach „Gegen Zulassung und GMP zertifizieren“ als persönliche Handlung einer benannten Person in der Bahn Sachkundige Person.
- Ein dreifacher „Chargenentscheid?“ mit zwei Enden. Freigeben läuft über „Analysenzertifikat ausstellen“, „Chargenstatus ändern und Bestand entsperren“, „Charge gegen Aufträge ausliefern“ und „Unterlagen und Rückstellmuster archivieren“ zu „Charge freigegeben, Unterlagen archiviert“. Zurückhalten schickt die Charge auf „Charge bis zur Klärung zurückhalten“ und wieder zurück zur Untersuchungsentscheidung. Nicht freigeben fragt „Aufarbeitung laut Zulassung zulässig?“, gibt eine zulässige Charge zurück in die Analytik und führt die übrigen über „Charge zurückweisen und sperren“ auf „Charge zurückgewiesen und vernichtet“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie schreiben oder überarbeiten eine SOP zur Chargenfreigabe und brauchen ein Bild davon, wer das Protokoll prüft, wer die Untersuchungen schließt, wer zertifiziert und wer die Ware bewegt.
- Ihre Freigabedauer wird in Wochen gemessen, und niemand kann sagen, wohin sie geht, weil Protokollprüfung, Analytik und Abweichungsabschluss in einer Reihenfolge laufen, die sich von Charge zu Charge ändert.
- Chargen erreichen die Sachkundige Person immer wieder mit offenen Abweichungen oder einem ungeklärten OOS-Ergebnis, und Sie wollen diese Prüfung vor der Zertifizierung gezeichnet haben statt an ihr entdeckt.
- Gesperrte Ware wächst ohne Verantwortlichen und ohne Wiedervorlagetermin an, weil Ihr Verfahren Freigabe und Zurückweisung kennt, aber nie aufgeschrieben hat, was ein Zurückhalten ist.
- Sie konfigurieren einen Freigabe-Workflow in ERP oder MES und brauchen den abgestimmten Ablauf (einschließlich der Frage, wer eine Charge von gesperrt auf frei verwendbar setzen darf), bevor jemand Statusübergänge und Berechtigungen baut.
So funktioniert es
Benennen Sie die Bahnen nach Ihrer Organisation
Ersetzen Sie Produktion, QC-Labor, Qualitätssicherung, Sachkundige Person und Supply Chain durch die Funktionen, die es bei Ihnen wirklich gibt. Lohnhersteller trennen das Labor meist in eine Bahn für das eigene und eine für das beauftragte Labor; virtuelle Hersteller ersetzen die Produktion vollständig durch eine Bahn für den Lohnhersteller und behalten die Sachkundige Person im Haus. Wenn Sie keine Zulassung halten, benennen Sie die Bahn Sachkundige Person nach der Rolle um, der Ihr Qualitätshandbuch die Freigabebefugnis erteilt, und schreiben Sie das ausdrücklich hin, statt die Bahn zu löschen und damit die Trennung zwischen dem Prüfen einer Charge und ihrer Freigabe zu verlieren.
Schreiben Sie auf, was die Protokollprüfung abdecken muss
„Chargenprotokoll abschließen und prüfen“ und „QS-Prüfung des Chargenprotokolls“ sind nur so gut wie die Checkliste dahinter. Listen Sie auf, was nachgewiesen wird: jede Unterschrift vorhanden, datiert und in der richtigen Reihenfolge; In-Prozess-Ergebnisse als Messwerte innerhalb ihrer Grenzen erfasst; Materialien rückverfolgbar auf freigegebene Lieferanten und freigegebene Lose; Anlagen kalibriert und innerhalb ihrer Qualifizierung; Etikettenbilanz vollständig; Ausbeute im Erwartungsbereich; und jede angehängte Abweichung mit Querverweis. Entscheiden Sie, was davon die Qualitätssicherung selbst nachprüft und was sie der Produktion abnimmt, und schreiben Sie diese Teilung in das Verfahren, damit sie nicht von Charge zu Charge neu verhandelt wird.
Legen Sie die Regel für den Abschluss einer Untersuchung fest
„Alle Untersuchungen geschlossen?“ braucht eine schriftliche Definition, sonst wird die Frage im ungünstigsten Moment verhandelbar. Halten Sie fest, dass geschlossen bedeutet: Die Untersuchung hat eine belegte Schlussfolgerung erreicht und eine Auswirkungsbewertung ausgestellt, die diese Charge benennt, eine verknüpfte CAPA darf dabei noch offen sein. Benennen Sie die gemeinsamen Ereignisse, die weitere Chargen hineinziehen: eine geteilte Bulkware, ein gemeinsamer Reinigungszyklus, ein fehlgeschlagener Media Fill, eine Umgebungsüberschreitung in demselben Raum und derselben Schicht. Legen Sie fest, wer den Abschluss erklären darf, und erfassen Sie das Abschlussdatum getrennt vom Datum der CAPA.
Machen Sie den Chargenentscheid auch in Ihrer SOP dreifach
Die meisten Verfahren beschreiben Freigabe und Zurückweisung und überlassen das Zurückhalten der Gewohnheit. Schreiben Sie es auf: wer eine Sperre setzt, welchen Status die Charge im ERP bekommt, wer sie während der Sperre verantwortet, wann sie wieder vorgelegt wird und wie die verbleibende Laufzeit neu gerechnet wird, damit niemand eine Charge mit vier Wochen Restlaufzeit freigibt. Legen Sie fest, wer eine Sperre aufheben darf, und lassen Sie das bei der Person, die zertifiziert, statt bei der, die der Lieferung hinterherläuft.
Kontrollieren Sie den Moment, in dem Ware verkäuflich wird
„Chargenstatus ändern und Bestand entsperren“ ist die Stelle, an der ein guter Papierprozess auf einen gleichgültigen Systemprozess trifft. Kommerziell bedeutet die Zertifizierung nichts, solange das ERP die Charge nicht von gesperrt auf frei verwendbar setzt, und an vielen Standorten steht dieser Übergang jedem mit einer Lagerrolle offen. Binden Sie ihn an den Freigabedatensatz, protokollieren Sie Benutzer und Zeitstempel, und gleichen Sie die entsperrte Menge gegen die zertifizierte ab, damit Referenz- und Rückstellmuster sowie zurückgewiesene Teilmengen nicht still mit verkauft werden.
Gehen Sie es mit den Beteiligten durch und veröffentlichen Sie eine Fassung
Setzen Sie sich mit einer Schichtleitung aus der Produktion, der Person aus der Qualitätssicherung, die die Protokolle tatsächlich liest, einem Laboranten und der Sachkundigen Person zusammen und gehen Sie das Diagramm an den letzten drei freigegebenen Chargen von Anfang bis Ende durch. Sie werden Schritte finden, die in anderer Reihenfolge passieren, eine Rückfrageschleife, die niemand dokumentiert, und mindestens eine Übergabe, die über ein Telefonat läuft. Korrigieren Sie das Diagramm auf das, was wirklich getan wird, stimmen Sie die gewünschten Änderungen ab und veröffentlichen Sie diese Fassung mit ihrer Freigabe unter Beibehaltung der älteren, damit später erkennbar ist, welche Version jemand vor sich hat.
Häufig gestellte Fragen
Welche Schritte umfasst eine Chargenfreigabe?
Das ausgefüllte Chargenprotokoll abschließen und die Ausbeute bilanzieren; es auf Vollständigkeit prüfen und Lücken so korrigieren, dass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleibt und Grund und Datum der Korrektur erfasst sind; die analytische Prüfung abschließen und die Ergebnisse von einer zweiten Person prüfen lassen; Umgebungsmonitoring, Mediendaten und Anlagenstatus für den Herstellzeitraum durchsehen; bestätigen, dass jede gegen die Charge eröffnete Abweichung und jede OOS-Untersuchung mit einer Auswirkungsbewertung geschlossen ist; das Protokoll von der Qualitätssicherung Zeile für Zeile prüfen lassen; die Charge gegen Zulassung und GMP zertifizieren; den Chargenentscheid über Freigeben, Zurückhalten oder Zurückweisen treffen; das Analysenzertifikat ausstellen; den Status im ERP ändern und den Bestand entsperren; ausliefern; und Unterlagen und Rückstellmuster für die vorgeschriebene Dauer archivieren. Die Reihenfolge zählt mehr als die Liste. Jede Prüfung vor der Zertifizierung gibt es, damit die unterzeichnende Person eine Frage beantwortet, die bereits geschlossen ist, und nicht eine, über die noch gestritten wird.
Worin unterscheiden sich Chargenfreigabe und Chargenzertifizierung?
Es sind zwei Handlungen, die oft nur Minuten auseinanderliegen und häufig verwechselt werden. Die Zertifizierung ist die im Register erfasste Bestätigung der Sachkundigen Person, dass die Charge nach GMP und nach den Bedingungen ihrer Zulassung hergestellt und geprüft wurde. Die Freigabe ist der anschließende Schritt, der die Charge in verkaufsfähigen Bestand überführt: Der Status im ERP oder Bestandssystem ändert sich, die Sperre fällt, die Charge wird kommissionierbar. EU-GMP-Annex 16 behandelt beides als getrennte Vorgänge, und es lohnt sich, das auch im eigenen Verfahren zu tun, weil der Fehler spezifisch und häufig ist: eine auf dem Papier zertifizierte Charge, deren Systemstatus gesperrt bleibt, oder, weit schlimmer, ein von einer Lagerkraft entsperrter Bestand, bevor die Zertifizierung unterschrieben war. Zeichnen Sie beides als getrennte Kästen in getrennten Bahnen, und die Lücke wird sichtbar.
Was tut die Sachkundige Person vor der Zertifizierung einer Charge?
Die Sachkundige Person, international die Qualified Person (QP), bestätigt, dass die Charge GMP und den Bedingungen ihrer Zulassung entspricht, und trägt dafür in Deutschland nach dem Arzneimittelgesetz und der AMWHV die persönliche rechtliche Verantwortung. In der Praxis heißt das, sich zu vergewissern, dass Herstell- und Verpackungsprotokoll vollständig und geprüft sind, dass nach den registrierten Spezifikationen und Methoden geprüft wurde, dass alle die Charge betreffenden Abweichungen und OOS-Ergebnisse mit einer Auswirkungsbewertung geschlossen sind, dass Räume, Anlagen und Medien qualifiziert und beherrscht waren, und dass beauftragte Standorte in der Kette freigegeben und über eine technische Vereinbarung abgedeckt sind. Annex 16 erlaubt es der Sachkundigen Person, sich für die Einzelheiten auf das Qualitätssystem und auf andere benannte Personen zu stützen, statt jede Prüfung selbst zu wiederholen; diese Stützung muss dokumentiert sein, und die Verantwortung geht nicht über. Liegen Herstellung, Prüfung und Einfuhr an verschiedenen Standorten, wird der Anteil jedes Beitragenden schriftlich festgehalten.
Worin unterscheidet sich das vom Flussdiagramm zum Abweichungsmanagement?
Die beiden berühren sich an genau einem Punkt und sind ansonsten verschiedene Abläufe. Das Abweichungsmanagement unter /de/templates/abweichungsmanagement-prozess beginnt, wenn jemand von einer freigegebenen Vorgabe abweicht: eindämmen, innerhalb der Meldefrist erfassen, als geringfügig, schwerwiegend oder kritisch einstufen, die Auswirkung bewerten, die Ursache untersuchen, über die betroffene Charge entscheiden und eine CAPA eröffnen. Es läuft auf das Ereignis. Diese Seite läuft auf die Charge. Sie setzt voraus, dass Abweichungen anderswo ordentlich bearbeitet werden, und verlangt von ihnen nur eines, an der Entscheidung „Alle Untersuchungen geschlossen?“: Ist jede an dieser Charge hängende Untersuchung fertig, mit dokumentierter Schlussfolgerung und Auswirkungsbewertung? Nehmen Sie das Abweichungsdiagramm, um festzulegen, wie eine Untersuchung geführt und eingestuft wird. Nehmen Sie dieses, um festzulegen, wie eine Charge von einem geschlossenen Protokoll zu entsperrtem Bestand kommt und wo sie warten muss. Die meisten Standorte brauchen beide, und sie sollten aufeinander verweisen, statt sich zu doppeln.
Darf eine zurückgewiesene Charge aufgearbeitet oder umgearbeitet werden?
Manchmal, und nur zu vorab schriftlich festgelegten Bedingungen. Die Aufarbeitung wiederholt einen Schritt, der bereits Teil des registrierten Herstellverfahrens ist, etwa ein erneutes Umkristallisieren oder Filtrieren. Die Umarbeitung unterzieht die Charge etwas, das das registrierte Verfahren nicht beschreibt. Keines von beiden ist eine routinemäßige Rettung nach einem nicht bestandenen Ergebnis: Beide stehen nur zur Verfügung, wenn Zulassung und Qualitätssystem sie vorsehen, mit einem vor Beginn der Arbeit freigegebenen Protokoll, einer Bewertung der zusätzlichen Qualitätsrisiken und der Sachkundigen Person als Beteiligter an der Entscheidung statt als nachträglich Informierter. Eine aufgearbeitete oder umgearbeitete Charge wird vollständig neu geprüft, und ihre Historie wird im Chargenprotokoll mitgeführt, damit Behörde oder Kunde nachvollziehen können, was mit ihr geschehen ist. In diesem Diagramm ist das der Grund, warum „Aufarbeitung laut Zulassung zulässig?“ auf dem nicht freigegebenen Weg steht und warum der zulässige Zweig zurück auf „Analytische Prüfung abschließen“ führt und nicht vorwärts zur Freigabe.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Flussdiagramm Abweichungsmanagement: Erkennung bis Abschluss.
Kommt davor
- Flussdiagramm Abweichungsmanagement: Erkennung bis Abschluss — Flussdiagramm für das Abweichungsmanagement im GxP-Umfeld: Erkennung, Eindämmung, Einstufung, Auswirkungsbewertung, Untersuchung, Chargenentscheid, CAPA und dokumentierter Abschluss.
- Flussdiagramm Qualitätskontrolle: Prüfung, Freigabe, Sperrung — Flussdiagramm für den Qualitätskontrollprozess: Stichprobe nach Prüfplan, Wareneingangs-, Fertigungs- und Endprüfung, Prüfung gegen die Spezifikation sowie Lenkung fehlerhafter Ware mit Sperrung und Entscheid.