Flussdiagramm Chargenfreigabe: QP-Zertifizierung bis Versand

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihrer Organisation

   Ersetzen Sie Produktion, QC-Labor, Qualitätssicherung, Sachkundige Person und Supply Chain durch die Funktionen, die es bei Ihnen wirklich gibt. Lohnhersteller trennen das Labor meist in eine Bahn für das eigene und eine für das beauftragte Labor; virtuelle Hersteller ersetzen die Produktion vollständig durch eine Bahn für den Lohnhersteller und behalten die Sachkundige Person im Haus. Wenn Sie keine Zulassung halten, benennen Sie die Bahn Sachkundige Person nach der Rolle um, der Ihr Qualitätshandbuch die Freigabebefugnis erteilt, und schreiben Sie das ausdrücklich hin, statt die Bahn zu löschen und damit die Trennung zwischen dem Prüfen einer Charge und ihrer Freigabe zu verlieren.

2. Schreiben Sie auf, was die Protokollprüfung abdecken muss

   „Chargenprotokoll abschließen und prüfen“ und „QS-Prüfung des Chargenprotokolls“ sind nur so gut wie die Checkliste dahinter. Listen Sie auf, was nachgewiesen wird: jede Unterschrift vorhanden, datiert und in der richtigen Reihenfolge; In-Prozess-Ergebnisse als Messwerte innerhalb ihrer Grenzen erfasst; Materialien rückverfolgbar auf freigegebene Lieferanten und freigegebene Lose; Anlagen kalibriert und innerhalb ihrer Qualifizierung; Etikettenbilanz vollständig; Ausbeute im Erwartungsbereich; und jede angehängte Abweichung mit Querverweis. Entscheiden Sie, was davon die Qualitätssicherung selbst nachprüft und was sie der Produktion abnimmt, und schreiben Sie diese Teilung in das Verfahren, damit sie nicht von Charge zu Charge neu verhandelt wird.

3. Legen Sie die Regel für den Abschluss einer Untersuchung fest

   „Alle Untersuchungen geschlossen?“ braucht eine schriftliche Definition, sonst wird die Frage im ungünstigsten Moment verhandelbar. Halten Sie fest, dass geschlossen bedeutet: Die Untersuchung hat eine belegte Schlussfolgerung erreicht und eine Auswirkungsbewertung ausgestellt, die diese Charge benennt — eine verknüpfte CAPA darf dabei noch offen sein. Benennen Sie die gemeinsamen Ereignisse, die weitere Chargen hineinziehen: eine geteilte Bulkware, ein gemeinsamer Reinigungszyklus, ein fehlgeschlagener Media Fill, eine Umgebungsüberschreitung in demselben Raum und derselben Schicht. Legen Sie fest, wer den Abschluss erklären darf, und erfassen Sie das Abschlussdatum getrennt vom Datum der CAPA.

4. Machen Sie den Chargenentscheid auch in Ihrer SOP dreifach

   Die meisten Verfahren beschreiben Freigabe und Zurückweisung und überlassen das Zurückhalten der Gewohnheit. Schreiben Sie es auf: wer eine Sperre setzt, welchen Status die Charge im ERP bekommt, wer sie während der Sperre verantwortet, wann sie wieder vorgelegt wird und wie die verbleibende Laufzeit neu gerechnet wird, damit niemand eine Charge mit vier Wochen Restlaufzeit freigibt. Legen Sie fest, wer eine Sperre aufheben darf, und lassen Sie das bei der Person, die zertifiziert, statt bei der, die der Lieferung hinterherläuft.

5. Kontrollieren Sie den Moment, in dem Ware verkäuflich wird

   „Chargenstatus ändern und Bestand entsperren“ ist die Stelle, an der ein guter Papierprozess auf einen gleichgültigen Systemprozess trifft. Kommerziell bedeutet die Zertifizierung nichts, solange das ERP die Charge nicht von gesperrt auf frei verwendbar setzt, und an vielen Standorten steht dieser Übergang jedem mit einer Lagerrolle offen. Binden Sie ihn an den Freigabedatensatz, protokollieren Sie Benutzer und Zeitstempel, und gleichen Sie die entsperrte Menge gegen die zertifizierte ab, damit Referenz- und Rückstellmuster sowie zurückgewiesene Teilmengen nicht still mit verkauft werden.

6. Gehen Sie es mit den Beteiligten durch und veröffentlichen Sie eine Fassung

   Setzen Sie sich mit einer Schichtleitung aus der Produktion, der Person aus der Qualitätssicherung, die die Protokolle tatsächlich liest, einem Laboranten und der Sachkundigen Person zusammen und gehen Sie das Diagramm an den letzten drei freigegebenen Chargen von Anfang bis Ende durch. Sie werden Schritte finden, die in anderer Reihenfolge passieren, eine Rückfrageschleife, die niemand dokumentiert, und mindestens eine Übergabe, die über ein Telefonat läuft. Korrigieren Sie das Diagramm auf das, was wirklich getan wird, stimmen Sie die gewünschten Änderungen ab und veröffentlichen Sie diese Fassung mit ihrer Freigabe unter Beibehaltung der älteren, damit später erkennbar ist, welche Version jemand vor sich hat.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst eine Chargenfreigabe?

Das ausgefüllte Chargenprotokoll abschließen und die Ausbeute bilanzieren; es auf Vollständigkeit prüfen und Lücken so korrigieren, dass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleibt und Grund und Datum der Korrektur erfasst sind; die analytische Prüfung abschließen und die Ergebnisse von einer zweiten Person prüfen lassen; Umgebungsmonitoring, Mediendaten und Anlagenstatus für den Herstellzeitraum durchsehen; bestätigen, dass jede gegen die Charge eröffnete Abweichung und jede OOS-Untersuchung mit einer Auswirkungsbewertung geschlossen ist; das Protokoll von der Qualitätssicherung Zeile für Zeile prüfen lassen; die Charge gegen Zulassung und GMP zertifizieren; den Chargenentscheid über Freigeben, Zurückhalten oder Zurückweisen treffen; das Analysenzertifikat ausstellen; den Status im ERP ändern und den Bestand entsperren; ausliefern; und Unterlagen und Rückstellmuster für die vorgeschriebene Dauer archivieren. Die Reihenfolge zählt mehr als die Liste. Jede Prüfung vor der Zertifizierung gibt es, damit die unterzeichnende Person eine Frage beantwortet, die bereits geschlossen ist, und nicht eine, über die noch gestritten wird.

Worin unterscheiden sich Chargenfreigabe und Chargenzertifizierung?

Es sind zwei Handlungen, die oft nur Minuten auseinanderliegen und häufig verwechselt werden. Die Zertifizierung ist die im Register erfasste Bestätigung der Sachkundigen Person, dass die Charge nach GMP und nach den Bedingungen ihrer Zulassung hergestellt und geprüft wurde. Die Freigabe ist der anschließende Schritt, der die Charge in verkaufsfähigen Bestand überführt: Der Status im ERP oder Bestandssystem ändert sich, die Sperre fällt, die Charge wird kommissionierbar. EU-GMP-Annex 16 behandelt beides als getrennte Vorgänge, und es lohnt sich, das auch im eigenen Verfahren zu tun, weil der Fehler spezifisch und häufig ist — eine auf dem Papier zertifizierte Charge, deren Systemstatus gesperrt bleibt, oder, weit schlimmer, ein von einer Lagerkraft entsperrter Bestand, bevor die Zertifizierung unterschrieben war. Zeichnen Sie beides als getrennte Kästen in getrennten Bahnen, und die Lücke wird sichtbar.

Was tut die Sachkundige Person vor der Zertifizierung einer Charge?

Die Sachkundige Person — international die Qualified Person (QP) — bestätigt, dass die Charge GMP und den Bedingungen ihrer Zulassung entspricht, und trägt dafür in Deutschland nach dem Arzneimittelgesetz und der AMWHV die persönliche rechtliche Verantwortung. In der Praxis heißt das, sich zu vergewissern, dass Herstell- und Verpackungsprotokoll vollständig und geprüft sind, dass nach den registrierten Spezifikationen und Methoden geprüft wurde, dass alle die Charge betreffenden Abweichungen und OOS-Ergebnisse mit einer Auswirkungsbewertung geschlossen sind, dass Räume, Anlagen und Medien qualifiziert und beherrscht waren, und dass beauftragte Standorte in der Kette freigegeben und über eine technische Vereinbarung abgedeckt sind. Annex 16 erlaubt es der Sachkundigen Person, sich für die Einzelheiten auf das Qualitätssystem und auf andere benannte Personen zu stützen, statt jede Prüfung selbst zu wiederholen; diese Stützung muss dokumentiert sein, und die Verantwortung geht nicht über. Liegen Herstellung, Prüfung und Einfuhr an verschiedenen Standorten, wird der Anteil jedes Beitragenden schriftlich festgehalten.

Worin unterscheidet sich das vom Flussdiagramm zum Abweichungsmanagement?

Die beiden berühren sich an genau einem Punkt und sind ansonsten verschiedene Abläufe. Das Abweichungsmanagement unter /de/templates/abweichungsmanagement-prozess beginnt, wenn jemand von einer freigegebenen Vorgabe abweicht: eindämmen, innerhalb der Meldefrist erfassen, als geringfügig, schwerwiegend oder kritisch einstufen, die Auswirkung bewerten, die Ursache untersuchen, über die betroffene Charge entscheiden und eine CAPA eröffnen. Es läuft auf das Ereignis. Diese Seite läuft auf die Charge. Sie setzt voraus, dass Abweichungen anderswo ordentlich bearbeitet werden, und verlangt von ihnen nur eines, an der Entscheidung „Alle Untersuchungen geschlossen?“: Ist jede an dieser Charge hängende Untersuchung fertig, mit dokumentierter Schlussfolgerung und Auswirkungsbewertung? Nehmen Sie das Abweichungsdiagramm, um festzulegen, wie eine Untersuchung geführt und eingestuft wird. Nehmen Sie dieses, um festzulegen, wie eine Charge von einem geschlossenen Protokoll zu entsperrtem Bestand kommt und wo sie warten muss. Die meisten Standorte brauchen beide, und sie sollten aufeinander verweisen, statt sich zu doppeln.

Darf eine zurückgewiesene Charge aufgearbeitet oder umgearbeitet werden?

Manchmal, und nur zu vorab schriftlich festgelegten Bedingungen. Die Aufarbeitung wiederholt einen Schritt, der bereits Teil des registrierten Herstellverfahrens ist, etwa ein erneutes Umkristallisieren oder Filtrieren. Die Umarbeitung unterzieht die Charge etwas, das das registrierte Verfahren nicht beschreibt. Keines von beiden ist eine routinemäßige Rettung nach einem nicht bestandenen Ergebnis: Beide stehen nur zur Verfügung, wenn Zulassung und Qualitätssystem sie vorsehen, mit einem vor Beginn der Arbeit freigegebenen Protokoll, einer Bewertung der zusätzlichen Qualitätsrisiken und der Sachkundigen Person als Beteiligter an der Entscheidung statt als nachträglich Informierter. Eine aufgearbeitete oder umgearbeitete Charge wird vollständig neu geprüft, und ihre Historie wird im Chargenprotokoll mitgeführt, damit Behörde oder Kunde nachvollziehen können, was mit ihr geschehen ist. In diesem Diagramm ist das der Grund, warum „Aufarbeitung laut Zulassung zulässig?“ auf dem nicht freigegebenen Weg steht und warum der zulässige Zweig zurück auf „Analytische Prüfung abschließen“ führt und nicht vorwärts zur Freigabe.