Flowchart for batchfrigivelse (fra QP-certificering til forsendelse)
Flowchart for batchfrigivelse i GMP-produktion: gennemgang af batchdokumentation, analytisk testning, lukning af afvigelser og OOS, QA-gennemgang, QP-certificering, afgørelse om batchen, analysecertifikat og frigivelse af lageret.
Hvad er flowchart for batchfrigivelse (fra qp-certificering til forsendelse)?
Batchfrigivelse er ikke en underskrift til sidst i en produktionskørsel. Det er det punkt, hvor hvert eneste uafklarede spørgsmål om en batch skal besvares, og grunden til, at det tager så lang tid de fleste steder, er, at spørgsmålene bliver stillet i den forkerte rækkefølge. Testningen bliver færdig, før nogen har læst batchdokumentationen, så et rent analyseresultat lander oven på en dokumentation med tre uunderskrevne proceskontroller i. En afvigelse rejst på dag to står stadig åben på dag tredive, og ingen opdager det, før den sagkyndige person beder om konsekvensvurderingen. Udbytteafstemningen mangler to procent og bliver forklaret i en mail i stedet for undersøgt. Datoen for færdigvaren blev lovet til en kunde, før frigivelsen overhovedet gik i gang, og det er sådan, et tilbagehold bliver til en samtale om kommercielt pres frem for om dokumentation. Intet af det er svært arbejde. Det, der gør frigivelse langsom (og en sjælden gang usikker), er, at portene er underforståede: alle ved, at en batch ikke må sendes ud med et åbent resultat uden for specifikation (OOS), og ingen har tegnet, hvor det bliver kontrolleret, eller hvem der må sige, at det er lukket.
Dette diagram er afgørelsen om én batch, og det stopper bevidst ved kanten af de forløb, der allerede har deres egne kort. At undersøge en afvigelse fra en godkendt procedure (inddæmning, klassificering som mindre, større eller kritisk, og konsekvensvurderingen) hører til afvigelseshåndteringen på /da/templates/afvigelseshaandtering-proces; her spørger diagrammet kun, om den undersøgelse er lukket. At omsætte en årsag til en permanent løsning er CAPA-forløbet på /da/templates/capa-proces, som kører efter sin egen kalender og sjældent er færdigt, før batchen skal ud. Prøvetagningsplaner, testmetoder, laboratoriefasen af en OOS-sag og afvigelsesudvalgets afgørelser hører til kvalitetskontrollen på /da/templates/kvalitetskontrol-proces, og kontrol mod en kontrolplan ude i produktionen er kvalitetskontrol i produktionen på /da/templates/kvalitetskontrol-i-produktionen. Når varen har forladt lokaliteten, er I i produkttilbagekaldelsen på /da/templates/produkttilbagekaldelse-proces og ikke her, og versionsstyringen af master-batchdokumentationen og de specifikationer, dette forløb læser fra, er dokumentstyringen på /da/templates/dokumentstyring-proces. Diagrammet er formet efter en reguleret branche. En fødevare-, kosmetik- eller almindelig producent uden markedsføringstilladelse (MT) bør omdøbe banen Sagkyndig person til den, kvalitetshåndbogen giver frigivelsesretten, frem for at fjerne den, droppe analysecertifikatet, hvis kunderne ikke beder om et, og skære genbearbejdningsgrenen væk, medmindre en kundespecifikation tillader den.
Tre beslutninger bærer diagrammet. 'Er alle undersøgelser lukket?' ligger før certificeringen og ikke ved siden af den, fordi en batch ikke kan certificeres mod et åbent spørgsmål, og grenen Åben løber tilbage gennem 'Undersøg og luk afvigelsen' så mange gange, det tager, frem for at åbne for en betinget frigivelse. 'Afgørelse om batchen?' har tre grene og ikke to: Frigiv, Tilbagehold og Frigiv ikke. Tilbagehold er det udfald, de fleste skrevne procedurer udelader, og fraværet er grunden til, at spærret lager hober sig op uden ejer, uden revurderingsdato og uden en beregning af restholdbarheden. Og 'Er genbearbejdning tilladt i MT?' er tegnet som en beslutning på den ikke-frigivne vej, fordi genbearbejdning er noget, markedsføringstilladelsen enten beskriver eller ikke beskriver: det er ikke en redningsmulighed, man kan argumentere sig frem til, efter en batch er faldet igennem. Hvor den er tilladt, sender 'Genbearbejd efter godkendt protokol' batchen tilbage til 'Gennemfør analytisk testning' i stedet for videre til frigivelse, så en genbearbejdet batch bliver testet forfra og bærer sin historik i dokumentationen.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem swimlanes (Produktion, QC-laboratorium, QA, Sagkyndig person og Logistik) fordelt på seks faser: Batchafslutning, Test og gennemgang, Undersøgelse, QA-gennemgang, Certificering samt Frigivelse og arkivering
- Produktion lukker dokumentationen først: 'Luk og gennemgå batchdokumentationen' dækker underskrifter, proceskontroller og udbytteafstemning, og porten 'Er batchdokumentationen komplet?' sender mangler videre til 'Ret registreringer og underskriv igen' frem for at lade en ufuldstændig dokumentation rejse videre
- Testningen i QC-laboratoriet: 'Gennemfør analytisk testning', en 'Andenpersonskontrol af resultaterne' og derefter porten 'Er alle resultater inden for specifikation?', hvis gren Uden for specifikation løber gennem 'Åbn en OOS-undersøgelse'. Begge grene mødes igen ved 'Gennemgå miljø- og forsyningsdata', som dækker monitorering, vand, gasser, tryk og udstyrets status
- 'Er alle undersøgelser lukket?' placeret før certificeringen, med en gren Åben, der løber gennem 'Undersøg og luk afvigelsen', indtil hver afvigelse og hvert resultat uden for specifikation bærer en dokumenteret konklusion og en konsekvensvurdering
- 'QA-gennemgang af batchdokumentationen' linje for linje, porten 'Godkender QA gennemgangen?', hvis gren Spørgsmål rejst sender dokumentationen tilbage til Produktion, og derefter 'Certificér mod MT og GMP' som en navngiven persons handling i banen Sagkyndig person
- En tredelt 'Afgørelse om batchen?' med to slutpunkter. Frigiv løber gennem 'Udsted analysecertifikatet', 'Opdater batchstatus og frigiv lageret', 'Forsend batchen mod ordrer' og 'Arkivér dokumentation og opbevaringsprøver' til 'Batch frigivet og dokumentation arkiveret'. Tilbagehold sender batchen til 'Tilbagehold batchen indtil afklaring' og rundt til undersøgelsesporten igen. Frigiv ikke stiller spørgsmålet 'Er genbearbejdning tilladt i MT?', som sender en tilladt batch tilbage til testningen og resten gennem 'Kassér og sæt batchen i karantæne' til 'Batch kasseret og destrueret'
Hvornår du skal bruge skabelonen
- I skal skrive eller revidere en SOP for batchfrigivelse og har brug for ét billede af, hvem der gennemgår dokumentationen, hvem der lukker undersøgelserne, hvem der certificerer, og hvem der flytter lageret
- Jeres frigivelsestid måles i uger, og ingen kan sige, hvor den går hen, fordi gennemgangen af dokumentationen, testningen og lukningen af afvigelser sker i en rækkefølge, der skifter fra batch til batch
- Batches bliver ved med at nå den sagkyndige person med åbne afvigelser eller et uafklaret resultat uden for specifikation, og I vil have den port tegnet før certificeringen frem for opdaget ved den
- Tilbageholdt lager hober sig op uden ejer og uden revurderingsdato, fordi jeres procedure kender frigivelse og kassation, men aldrig har skrevet ned, hvad et tilbagehold er
- I er ved at opsætte et frigivelsesflow i ERP eller MES og har brug for det aftalte forløb (herunder hvem der må flytte en batch fra karantæne til frit lager), før nogen bygger statusskift og rettigheder
Sådan fungerer det
Omdøb banerne, så de passer til jeres organisation
Erstat Produktion, QC-laboratorium, QA, Sagkyndig person og Logistik med de funktioner, I reelt har. Kontraktproducenter deler som regel laboratoriet i en intern bane og en bane for kontraktlaboratoriet; virtuelle producenter erstatter Produktion helt med en bane for kontraktproducenten og beholder QP'en internt. Har I ingen markedsføringstilladelse, så omdøb banen Sagkyndig person til den, kvalitetshåndbogen giver frigivelsesretten, og skriv det eksplicit frem for at slette banen og miste adskillelsen mellem at gennemgå en batch og at frigive den.
Skriv ned, hvad gennemgangen af dokumentationen skal dække
'Luk og gennemgå batchdokumentationen' og 'QA-gennemgang af batchdokumentationen' er ikke bedre end den tjekliste, der ligger bag dem. Skriv, hvad der verificeres: hver underskrift til stede, dateret og i rækkefølge; proceskontroller registreret som tal inden for deres grænser; materialer sporbare til godkendte leverandører og frigivne partier; udstyr i kalibrering og inden for sin kvalificeringsperiode; etiketafstemning komplet; udbytte inden for det forventede interval; og hver tilknyttet afvigelse krydshenvist. Beslut, hvad QA selv verificerer, og hvad QA lægger til grund fra Produktion, og skriv den deling ind i proceduren, så den ikke genforhandles fra batch til batch.
Fastlæg reglen for, hvornår en undersøgelse er lukket
'Er alle undersøgelser lukket?' skal have en skreven definition, ellers bliver den til forhandling på det værst tænkelige tidspunkt. Skriv, at lukket betyder, at undersøgelsen nåede frem til en underbygget konklusion og udstedte en konsekvensvurdering, der nævner netop denne batch, og at en tilknyttet CAPA godt må stå åben. Angiv, hvilke fælles hændelser trækker andre batches med ind: en fælles bulk, en fælles rengøringscyklus, en fejlet media fill, en miljøoverskridelse i samme rum og på samme skift. Navngiv, hvem der må erklære en undersøgelse lukket, og registrér lukkedatoen adskilt fra CAPA-datoen.
Gør også afgørelsen om batchen tredelt i jeres SOP
De fleste procedurer beskriver frigivelse og kassation og overlader tilbagehold til sædvane. Skriv det ned: hvem der lægger et tilbagehold, hvilken ERP-status batchen får, hvem der ejer den, mens den er tilbageholdt, hvornår den revurderes, og hvordan restholdbarheden genberegnes, så ingen frigiver en batch med fire uger tilbage på den. Angiv, hvem der må ophæve et tilbagehold, og lad den ret følge den, der certificerer, frem for den, der jagter forsendelsen.
Styr det øjeblik, hvor lageret bliver salgbart
'Opdater batchstatus og frigiv lageret' er der, hvor en god papirproces møder en ligegyldig systemproces. Certificering betyder kommercielt ingenting, før ERP-systemet flytter batchen fra karantæne til frit lager, og mange steder er det skift åbent for enhver med en lagerrolle. Bind det til frigivelsesregistreringen, log bruger og tidsstempel, og afstem den frigivne mængde mod den certificerede, så referenceprøver, opbevaringsprøver og kasserede delpartier ikke stille og roligt bliver solgt med resten.
Gå den igennem med dem, der kører den, og udgiv en version
Sæt jer sammen med en produktionsleder, den QA-medarbejder, der rent faktisk læser dokumentationen, en analytiker og QP'en, og gå diagrammet igennem fra ende til anden mod de sidste tre batches, I frigav. I finder trin, der sker i en anden rækkefølge, en spørgsmålssløjfe, ingen registrerer, og mindst én overlevering, der kører på et telefonopkald. Ret diagrammet til det, der faktisk gøres, aftal de ændringer, I vil have, og udgiv så den revision med sin godkendelse, behold de tidligere, så enhver, der åbner den senere, kan se, hvilken version de læser.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke trin består en batchfrigivelse af?
Luk den udførte batchdokumentation og afstem udbyttet; gennemgå den for fuldstændighed og ret eventuelle mangler, så den oprindelige registrering stadig kan læses, og årsagen til og datoen for rettelsen fremgår; gennemfør den analytiske testning og lad resultaterne kontrollere af en anden person; gennemgå miljømonitorering, forsyningsdata og udstyrets status for fremstillingsvinduet; bekræft, at hver afvigelse og hver undersøgelse af et resultat uden for specifikation rejst mod batchen er lukket med en konsekvensvurdering; lad QA gennemgå dokumentationen linje for linje; certificér batchen mod markedsføringstilladelsen og GMP; træf afgørelsen om at frigive, tilbageholde eller kassere; udsted analysecertifikatet; skift status i ERP og frigiv lageret; forsend batchen; og arkivér dokumentation og opbevaringsprøver i den påkrævede periode. Rækkefølgen betyder mere end listen. Hver port før certificeringen findes for, at den, der skriver under, svarer på et spørgsmål, der allerede er lukket, frem for et, der stadig bliver diskuteret.
Hvad er forskellen på batchfrigivelse og batchcertificering?
Det er to handlinger, der ofte sker med minutters mellemrum, og som lige så ofte bliver blandet sammen. Certificering er den sagkyndige persons bekræftelse, ført til protokol i et register, af at batchen er fremstillet og kontrolleret i overensstemmelse med GMP og med vilkårene i markedsføringstilladelsen. Frigivelse er det efterfølgende trin, der flytter batchen over i salgbart lager: statussen skifter i ERP- eller lagersystemet, karantænespærringen falder væk, og batchen bliver plukbar. EU GMP Annex 16 behandler dem som to forskellige ting, og det er værd at holde dem adskilt i jeres egen procedure, for fejlen er både meget konkret og meget udbredt: en batch certificeret på papir, mens systemstatussen bliver stående i karantæne, eller, langt værre, et lager frigivet af en lagermedarbejder, før certificeringen var underskrevet. Tegner I dem som to kasser i hver sin bane, bliver mellemrummet synligt.
Hvad gør den sagkyndige person, før en batch certificeres?
QP'en bekræfter, at batchen lever op til GMP og til vilkårene i sin markedsføringstilladelse, og påtager sig et personligt juridisk ansvar for den bekræftelse. I praksis betyder det at forvisse sig om, at fremstillings- og pakkedokumentationen er komplet og gennemgået, at der er testet efter de registrerede specifikationer og metoder, at alle afvigelser og resultater uden for specifikation, der berører batchen, er lukket med en konsekvensvurdering, at faciliteter, udstyr og forsyninger var kvalificerede og under kontrol, og at eventuelle kontraktlokaliteter i kæden er godkendte og dækket af en teknisk aftale. Annex 16 tillader QP'en at læne sig op ad kvalitetssystemet og andre navngivne personer for detaljerne frem for at gentage hver enkelt kontrol personligt, men den arbejdsdeling skal være dokumenteret, og ansvaret flytter ikke med. Ligger fremstilling, test og import på forskellige lokaliteter, skrives hver bidragyders del ned.
Hvordan adskiller siden sig fra et flowchart for afvigelseshåndtering?
De to krydser hinanden præcis ét sted og er ellers vidt forskellige. Afvigelseshåndteringen på /da/templates/afvigelseshaandtering-proces starter, når nogen afviger fra en godkendt procedure: inddæm den, registrér den inden for rapporteringsfristen, klassificér den som mindre, større eller kritisk, vurdér konsekvensen, undersøg årsagen, træf beslutning om den berørte batch og opret en CAPA. Den kører på hændelsen. Denne side kører på batchen. Den forudsætter, at afvigelser bliver håndteret ordentligt et andet sted, og stiller kun ét krav til dem, ved porten 'Er alle undersøgelser lukket?': er hver undersøgelse knyttet til denne batch afsluttet med en dokumenteret konklusion og en konsekvensvurdering? Brug afvigelsesdiagrammet til at definere, hvordan en undersøgelse køres og klassificeres. Brug denne til at definere, hvordan en batch kommer fra lukket dokumentation til frigivet lager, og hvor en batch skal vente. De fleste lokaliteter har brug for begge, og de bør henvise til hinanden frem for at gentage hinanden.
Kan en kasseret batch genbearbejdes eller omarbejdes?
Nogle gange, og kun på vilkår, der er skrevet ned på forhånd. Genbearbejdning gentager et trin, der allerede indgår i den registrerede fremstillingsproces, for eksempel omkrystallisering eller ny filtrering af materialet. Omarbejdning udsætter batchen for noget, den registrerede proces ikke beskriver. Ingen af delene er en rutinemæssig redning af et fejlende resultat: begge er kun mulige, hvor markedsføringstilladelsen og kvalitetssystemet giver mulighed for dem, med en protokol godkendt inden arbejdet går i gang, en vurdering af de yderligere kvalitetsrisici, og QP'en inddraget i beslutningen frem for orienteret om den bagefter. En genbearbejdet eller omarbejdet batch testes fuldt ud igen, og dens historik bæres i batchdokumentationen, så en myndighed eller en kunde kan se, hvad der er sket med den. I dette diagram er det derfor, 'Er genbearbejdning tilladt i MT?' ligger på den ikke-frigivne vej, og derfor at den tilladte gren løber tilbage til 'Gennemfør analytisk testning' frem for videre til frigivelse.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Flowchart for afvigelseshåndtering.
Kommer før
- Flowchart for afvigelseshåndtering — Flowchart for afvigelseshåndtering: opdagelse, inddæmning, klassificering, konsekvensvurdering, undersøgelse, beslutning om batchen, CAPA og dokumenteret lukning.
- Flowchart for kvalitetskontrol — Skabelon til kvalitetskontrol: prøvetagning efter plan, modtage-, proces- og slutkontrol, test mod specifikationen og styring af afvigende varer med karantæne, dispensation eller kassation.