Workflow zur Beschaffungsfreigabe
Bearbeitbare Swimlane zur Beschaffungsfreigabe von „Einkauf beantragen“ über „Budget und Kontierung gültig?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit benannten Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
Was ist workflow zur beschaffungsfreigabe?
Der Workflow beginnt bei „Einkauf beantragen“. Die nächsten beiden Schritte, „Wert, Kategorie und Kostenstelle erfassen“ und „Gebundenes Budget prüfen“, liefern die Informationen für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und hält die Nachweise zum Abschluss fest.
Die wichtigsten Entscheidungen sind „Budget und Kontierung gültig?“ und „Befugnis und Richtlinienbedingungen erfüllt?“. Der erste Zweig führt zu „Kostenstelle korrigieren oder Finanzierung sichern“; der zweite kann „Hochwertigen, Investitions- oder Ausnahmefall eskalieren“ erfordern. Legen Sie die Befugnisstufen, Kategoriekontrollen und unabhängigen Freigebenden Ihrer Organisation fest.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Einkauf beantragen“, gefolgt von „Wert, Kategorie und Kostenstelle erfassen“.
- „Budget und Kontierung gültig?“ mit einem Weg zu „Kostenstelle korrigieren oder Finanzierung sichern“.
- „Nach delegierter Befugnis weiterleiten“ und „Lieferanten- und Vertragsstatus prüfen“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferanten und internen Stellen.
- „Befugnis und Richtlinienbedingungen erfüllt?“ mit „Hochwertigen, Investitions- oder Ausnahmefall eskalieren“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt.
- „Kaufmännische Verpflichtung freigeben“, „Genehmigten Antrag freigeben“ und „Entscheidung und Ausnahmenachweis ablegen“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Nutzen Sie es, um zu klären, wer „Einkauf beantragen“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Nutzen Sie es, wenn die Antwort auf „Budget und Kontierung gültig?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Aufzeichnung fallen.
- Nutzen Sie es, um „Entscheidung und Ausnahmenachweis ablegen“ in einem Audit oder einer Betriebsprüfung sichtbar zu machen.
So funktioniert es
Entscheidungsverantwortliche zuweisen
Ersetzen Sie die Bahnen Antragsteller, Führungskraft, Finanzen, Einkauf und Freigebender durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Halten Sie den Verantwortlichen für „Budget und Kontierung gültig?“ vom Antragsteller getrennt, wo Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Entscheidungen konfigurieren
Legen Sie die Befugnisstufen, Kategoriekontrollen und unabhängigen Freigebenden Ihrer Organisation fest. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Befugnis und Richtlinienbedingungen erfüllt?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Nachgelagerte Aufzeichnungen verbinden
Verknüpfen Sie „Entscheidung und Ausnahmenachweis ablegen“ mit der zugehörigen Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantendatensatz oder dem betrieblichen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüffristen nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für die Beschaffungsfreigabe?
Sie umfasst „Einkauf beantragen“, „Gebundenes Budget prüfen“, „Lieferanten- und Vertragsstatus prüfen“ und „Entscheidung und Ausnahmenachweis ablegen“, mit zwei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitswegen.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Legen Sie die Befugnisstufen, Kategoriekontrollen und unabhängigen Freigebenden Ihrer Organisation fest. Passen Sie Beschriftungen der Entscheidungen, Swimlanes und Rückwege an, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Eingaben für „Budget und Kontierung gültig?“, die Belege hinter „Befugnis und Richtlinienbedingungen erfüllt?“, Freigaben oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis „Entscheidung und Ausnahmenachweis ablegen“ auf.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Prozessdiagramm für die Bestellanforderung (BANF) und übergibt an Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P).
Kommt davor
- Prozessdiagramm für die Bestellanforderung (BANF) — Prozessdiagramm für die Bestellanforderung: Spezifikation und Kontierung, Budgetprüfung, Genehmigung nach Wertgrenze, Prüfung durch den Einkauf und ein sauber begrenztes Eilverfahren.
Kommt danach
- Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P) — Flussdiagramm für den Bestellprozess: Bestellanforderung, Budgetprüfung, Genehmigungsgrenzen, Angebote, Bestellung, Wareneingang, Dreiwege-Abgleich und Zahlung.