Prüfprozess für Beschaffungskennzahlen
Bearbeitbare Swimlane für den Prüfprozess für Beschaffungskennzahlen von „Ausgaben-, Durchlaufzeit- und Ausnahmedaten extrahieren“ über „Sind die Daten für die Berichterstattung belastbar?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Was ist prüfprozess für beschaffungskennzahlen?
Der Workflow beginnt bei „Ausgaben-, Durchlaufzeit- und Ausnahmedaten extrahieren“. Die nächsten beiden Schritte, „Vollständigkeit und einheitliche Definitionen prüfen“ und „Vertragsabdeckung und Lieferantenergebnisse prüfen“, liefern die Informationen für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und hält die Nachweise zum Abschluss fest.
Die wichtigsten Entscheidungen sind „Sind die Daten für die Berichterstattung belastbar?“ und „Schließt die Maßnahme die wesentliche Leistungslücke?“. Der erste Zweig führt zu „Quellzuordnung korrigieren oder Einschränkung vermerken“; der zweite kann „Ressourcen eskalieren oder Maßnahme ändern“ erfordern. Leiten Sie Ziele aus Strategie und Ausgangswerten ab; übernehmen Sie keine allgemeinen KPI-Schwellenwerte.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Ausgaben-, Durchlaufzeit- und Ausnahmedaten extrahieren“, gefolgt von „Vollständigkeit und einheitliche Definitionen prüfen“.
- „Sind die Daten für die Berichterstattung belastbar?“ mit einem Weg zu „Quellzuordnung korrigieren oder Einschränkung vermerken“.
- „Negativen Trend und Ursache untersuchen“ und „Verbesserungsmaßnahme und Verantwortlichen zuweisen“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferanten und internen Stellen.
- „Schließt die Maßnahme die wesentliche Leistungslücke?“ mit „Ressourcen eskalieren oder Maßnahme ändern“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt.
- „Kommentar zum Dashboard freigeben“, „Maßnahmen beim nächsten Review nachverfolgen“ und „Kennzahlen und Entscheidungen archivieren“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Nutzen Sie es, um zu klären, wer „Ausgaben-, Durchlaufzeit- und Ausnahmedaten extrahieren“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Nutzen Sie es, wenn die Antwort auf „Sind die Daten für die Berichterstattung belastbar?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Aufzeichnung fallen.
- Nutzen Sie es, um „Kennzahlen und Entscheidungen archivieren“ in einem Audit oder einer Betriebsprüfung sichtbar zu machen.
So funktioniert es
Entscheidungsverantwortliche zuweisen
Ersetzen Sie die Bahnen Beschaffungsabwicklung, Kategoriemanager, Finanzen, Lieferantenmanagement und Geschäftsleitung durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Halten Sie den Verantwortlichen für „Sind die Daten für die Berichterstattung belastbar?“ vom Antragsteller getrennt, wo Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Entscheidungen konfigurieren
Leiten Sie Ziele aus Strategie und Ausgangswerten ab; übernehmen Sie keine allgemeinen KPI-Schwellenwerte. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Schließt die Maßnahme die wesentliche Leistungslücke?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Nachgelagerte Aufzeichnungen verbinden
Verknüpfen Sie „Kennzahlen und Entscheidungen archivieren“ mit der zugehörigen Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantendatensatz oder dem betrieblichen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüffristen nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für den Prüfprozess der Beschaffungskennzahlen?
Sie umfasst „Ausgaben-, Durchlaufzeit- und Ausnahmedaten extrahieren“, „Vertragsabdeckung und Lieferantenergebnisse prüfen“, „Verbesserungsmaßnahme und Verantwortlichen zuweisen“ und „Kennzahlen und Entscheidungen archivieren“, mit zwei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitswegen.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Leiten Sie Ziele aus Strategie und Ausgangswerten ab; übernehmen Sie keine allgemeinen KPI-Schwellenwerte. Passen Sie Beschriftungen der Entscheidungen, Swimlanes und Rückwege an, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Eingaben für „Sind die Daten für die Berichterstattung belastbar?“, die Belege hinter „Schließt die Maßnahme die wesentliche Leistungslücke?“, Freigaben oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis „Kennzahlen und Entscheidungen archivieren“ auf.