Prüfprozess für die Beschaffungsrichtlinie
Bearbeitbare Swimlane für den Prüfprozess für die Beschaffungsrichtlinie von „Planmäßige oder vorfallbezogene Prüfung auslösen“ über „Sind die Änderungen mit der Befugnisordnung vereinbar?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Was ist prüfprozess für die beschaffungsrichtlinie?
Der Workflow beginnt bei „Planmäßige oder vorfallbezogene Prüfung auslösen“. Die nächsten beiden Schritte, „Auditfeststellungen und Nutzerfeedback sammeln“ und „Lücken bei Befugnis, Wettbewerb und Ausnahmen abbilden“, liefern die Informationen für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und hält die Nachweise zum Abschluss fest.
Die wichtigsten Entscheidungen sind „Sind die Änderungen mit der Befugnisordnung vereinbar?“ und „Stimmen die Beteiligten den operativen Übergaben zu?“. Der erste Zweig führt zu „Delegation oder vorgeschlagene Kontrolle überarbeiten“; der zweite kann „Kommentare klären und Workflow erneut testen“ erfordern. Führen Sie die Versionshistorie und verknüpfen Sie Ausnahmen, delegierte Befugnisse und Auditnachweise.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Planmäßige oder vorfallbezogene Prüfung auslösen“, gefolgt von „Auditfeststellungen und Nutzerfeedback sammeln“.
- „Sind die Änderungen mit der Befugnisordnung vereinbar?“ mit einem Weg zu „Delegation oder vorgeschlagene Kontrolle überarbeiten“.
- „Verfahrens- und Kontrolländerungen entwerfen“ und „Mit Finanzen, Recht und Betrieb prüfen“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferanten und internen Stellen.
- „Stimmen die Beteiligten den operativen Übergaben zu?“ mit „Kommentare klären und Workflow erneut testen“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt.
- „Gelenkte Überarbeitung freigeben“, „Veröffentlichen und betroffene Rollen schulen“ und „Überholte Version und Prüftermin archivieren“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Nutzen Sie es, um zu klären, wer „Planmäßige oder vorfallbezogene Prüfung auslösen“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Nutzen Sie es, wenn die Antwort auf „Sind die Änderungen mit der Befugnisordnung vereinbar?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Aufzeichnung fallen.
- Nutzen Sie es, um „Überholte Version und Prüftermin archivieren“ in einem Audit oder einer Betriebsprüfung sichtbar zu machen.
So funktioniert es
Entscheidungsverantwortliche zuweisen
Ersetzen Sie die Bahnen Richtlinienverantwortlicher, Einkauf, Finanzen, Recht und Freigabe durch Geschäftsleitung durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Halten Sie den Verantwortlichen für „Sind die Änderungen mit der Befugnisordnung vereinbar?“ vom Antragsteller getrennt, wo Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Entscheidungen konfigurieren
Führen Sie die Versionshistorie und verknüpfen Sie Ausnahmen, delegierte Befugnisse und Auditnachweise. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Stimmen die Beteiligten den operativen Übergaben zu?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Nachgelagerte Aufzeichnungen verbinden
Verknüpfen Sie „Überholte Version und Prüftermin archivieren“ mit der zugehörigen Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantendatensatz oder dem betrieblichen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüffristen nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für den Prüfprozess der Beschaffungsrichtlinie?
Sie umfasst „Planmäßige oder vorfallbezogene Prüfung auslösen“, „Lücken bei Befugnis, Wettbewerb und Ausnahmen abbilden“, „Mit Finanzen, Recht und Betrieb prüfen“ und „Überholte Version und Prüftermin archivieren“, mit zwei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitswegen.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Führen Sie die Versionshistorie und verknüpfen Sie Ausnahmen, delegierte Befugnisse und Auditnachweise. Passen Sie Beschriftungen der Entscheidungen, Swimlanes und Rückwege an, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Eingaben für „Sind die Änderungen mit der Befugnisordnung vereinbar?“, die Belege hinter „Stimmen die Beteiligten den operativen Übergaben zu?“, Freigaben oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis „Überholte Version und Prüftermin archivieren“ auf.