採購政策檢討流程圖
可編輯的採購政策檢討泳道圖：由定期或事件引發的檢討，到授權表核對，再到有紀錄的結果。
甚麼是採購政策檢討流程
流程由「觸發定期或事件引發的檢討」開始。接着的兩步，「搜集審計結果與用戶回饋」和「梳理授權、競爭與例外的缺口」，先建立足以支持有理據決定的資料。圖中每一次交接都指派給一個職位，並在結案時保留證據。
主要關卡是「修訂是否符合授權表？」和「持份者是否批准營運交接？」。第一個分支的「否」會走到「修訂授權安排或擬議控制措施」；第二個分支的「否」則可能要「處理意見並重新測試工作流程」。請保留版本紀錄，並把例外、授權委派與審計證據連結起來。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 「觸發定期或事件引發的檢討」，之後是「搜集審計結果與用戶回饋」。
- 「修訂是否符合授權表？」，附有走向「修訂授權安排或擬議控制措施」的路徑。
- 「草擬程序與控制措施修訂」，以及「與財務、法務及營運部門共同審閱」，作為供應商與內部之間各自獨立的交接。
- 「持份者是否批准營運交接？」，決定不通過時走向「處理意見並重新測試工作流程」。
- 「批准受控修訂版本」、「發布並培訓受影響職位」，以及以「封存被取代版本及檢討日期」作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來議定由誰負責「觸發定期或事件引發的檢討」，以及下一個職位需要甚麼資料。
- 當「修訂是否符合授權表？」的答案不清晰，或者決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「封存被取代版本及檢討日期」在審計或營運檢討中看得見。
運作方式
指派決策負責人
把政策負責人、採購部、財務部、法務部、行政高層審批人這幾條泳道換成你們實際的職能。如果授權規則有要求，就讓「修訂是否符合授權表？」的負責人與提出方分開。
設定各個關卡
保留版本紀錄，並連結例外、授權委派與審計證據。訂明「持份者是否批准營運交接？」要有甚麼證據才足夠，以及誰有權批准例外。
連接下游紀錄
把「封存被取代版本及檢討日期」連結到相關的採購訂單、合約、供應商紀錄或營運個案，並按你們的文件政策設定保存期限與檢討日期。
常見問題
採購政策檢討流程範本包含甚麼？
涵蓋「觸發定期或事件引發的檢討」、「梳理授權、競爭與例外的缺口」、「與財務、法務及營運部門共同審閱」和「封存被取代版本及檢討日期」，並有兩個附標籤的判斷與返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。請保留版本紀錄，並連結例外、授權委派與審計證據。在機構內使用這張圖之前，先修改關卡標籤、泳道與返回路徑。
應該保留哪些證據？
保留「修訂是否符合授權表？」的輸入資料、「持份者是否批准營運交接？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「封存被取代版本及檢討日期」。