採購例外流程
可編輯的採購例外泳道流程，由「識別偏離標準途徑的情況」經「理由有證據支持？」，直至有紀錄的結果，附有指定角色、例外路徑及證據。
甚麼是採購例外流程
工作流程由「識別偏離標準途徑的情況」開始。接着的兩步「記錄急需、單一來源或相容性的理由」和「查核替代方案、金額及期限」，建立了作出站得住腳的決定所需的資料。流程圖把每次交接指派給一個角色，並在結案時保留證據。
主要關卡是「理由有證據支持？」和「剩餘風險及資金可以接受？」。第一個分支通往「退回做市場查核或拒絕缺乏支持的申請」；第二個則可能需要「上報，或拒絕並通知申請人」。若無法解決，個案可在「拒絕例外並通知申請人」結束。請要求每種例外類型都有書面理由及指定批准人。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 先「識別偏離標準途徑的情況」，再「記錄急需、單一來源或相容性的理由」。
- 「理由有證據支持？」，附有「退回做市場查核或拒絕缺乏支持的申請」的路徑。
- 「評估衝突、供應商及交付風險」與「訂定補償性管控及到期日」，作為獨立的供應商及內部交接。
- 「剩餘風險及資金可以接受？」，決定不通過時，則「上報，或拒絕並通知申請人」。另一個決定可在「拒絕例外並通知申請人」結束。
- 「由例外授權人批准或拒絕」、「發出受控採購指示」，並「儲存理據、批准及事後覆核」，作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來議定誰負責「識別偏離標準途徑的情況」，以及下一個角色需要甚麼資料。
- 當「理由有證據支持？」的答案不清晰，或決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「儲存理據、批准及事後覆核」在審核或營運檢討中清楚可見。
運作方式
指派決策負責人
把申請人、採購、風險覆核人、預算負責人、批准人這些泳道，換成貴機構實際的職能。如果授權規則有要求，就把「理由有證據支持？」的負責人與申請人分開。
配置關卡
要求每種例外類型都有書面理由及指定批准人。界定怎樣的證據足以回答「剩餘風險及資金可以接受？」，以及誰可以批准例外。
連接下游紀錄
把儲存理據、批准及事後覆核，連結到相關的採購單、合約、供應商紀錄或營運個案。並按貴機構的文件政策，訂立保存期限及檢討日期。
常見問題
採購例外流程範本包含甚麼？
涵蓋識別偏離標準途徑的情況、查核替代方案、金額及期限、訂定補償性管控及到期日，以及儲存理據、批准及事後覆核，設有三個標示分支的決策及返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。請要求每種例外類型都有書面理由及指定批准人。在貴機構使用此流程圖之前，可編輯關卡標籤、泳道及退回路徑。
應保留哪些證據？
應保留「理由有證據支持？」的輸入、「剩餘風險及資金可以接受？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「儲存理據、批准及事後覆核」。