緊急採購流程圖
可編輯的緊急採購泳道流程圖：由「確認即時的營運或安全需要」到「現有庫存或合約能否滿足需要？」，直至有文件記錄的結果；含指定角色、例外路徑與證據。
甚麼是緊急採購流程
流程由「確認即時的營運或安全需要」開始。接著兩步「記錄影響及所需交貨時間」與「查核庫存、未完成採購單及現有供應商」，建立有理有據地作決定所需的資料。流程圖把每一次交接分派給一個角色，並在結案時保留證據。
主要關卡是「現有庫存或合約能否滿足需要？」與「緊急貨源與成本已獲授權？」。第一條分支通往「動用現有供應並記錄決定」；第二條在承諾之前，可能需要「承諾前上報值班批准人」。請在本地政策中訂明緊急授權權限與事後覆核的期限。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 「確認即時的營運或安全需要」之後，接著「記錄影響及所需交貨時間」。
- 「現有庫存或合約能否滿足需要？」，並設有通往「動用現有供應並記錄決定」的路線。
- 「尋求快速報價或已批准的緊急貨源」與「供應商確認價格、供貨情況及主要風險證據」，作為供應商與內部分開的交接。
- 「緊急貨源與成本已獲授權？」，決定不通過時走向「承諾前上報值班批准人」。
- 「取得加急授權並發出採購單」、「確認出貨並檢查收貨」，以及「完成事後文件記錄與覆核」，作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來協定誰負責「確認即時的營運或安全需要」，以及下一個角色需要甚麼資料。
- 當「現有庫存或合約能否滿足需要？」的答案不清楚，或決定在記錄之外作出時使用。
- 用來令「完成事後文件記錄與覆核」在稽核或營運檢討中清晰可見。
運作方式
分派決策負責人
把營運、採購員、預算負責人、供應商、收貨這幾條泳道換成你們實際的職能。凡權限規則有要求，就讓「現有庫存或合約能否滿足需要？」的負責人與申請人分開。
設定關卡
在本地政策中訂明緊急授權權限與事後覆核的期限。訂明怎樣的證據足以支持「緊急貨源與成本已獲授權？」，以及誰可以批准例外。
連接下游記錄
把「完成事後文件記錄與覆核」連到相關的採購單、合約、供應商記錄或營運個案。按你的文件政策設定保存與覆核日期。
常見問題
緊急採購流程範本包含甚麼？
它涵蓋確認即時的營運或安全需要、查核庫存、未完成採購單及現有供應商、供應商確認價格、供貨情況及主要風險證據，以及完成事後文件記錄與覆核，並設有兩個帶標籤的決定與返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。請在本地政策中訂明緊急授權權限與事後覆核的期限。在貴機構使用流程圖之前，可編輯關卡標籤、泳道和返回路徑。
應該保留甚麼證據？
保留「現有庫存或合約能否滿足需要？」的輸入資料、「緊急貨源與成本已獲授權？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案記錄：「完成事後文件記錄與覆核」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程會交接給採購訂單流程圖（採購到付款）。
後續流程
- 採購訂單流程圖（採購到付款） — 採購訂單流程圖：請購、預算檢查、審批權限門檻、供應商比價、開立採購訂單、收貨登記、三方核對與付款放行。